Enige jaren geleden ging een organisatie met een gezond eigen vermogen en jaarlijkse winsten, failliet. Dan denk je: “Had men dat niet kunnen voorkomen? Was er sprake van onzuivere praktijken?“ De werkelijke oorzaak is minder spectaculair: geen aandacht voor de liquiditeitspositie. Hoe geef je die aandacht dan? Nou, bijvoorbeeld door de stand van je liquide middelen regelmatig te toetsen aan de liquiditeitsbegroting.
HOE IS DIT VOOR SCHOLEN RELEVANT?
Om het belang van de liquiditeit in het kader van de ‘financiële gezondheid’ van een organisatie te doorgronden moet er eerst een verschil worden gemaakt tussen uitgaven en kosten. Voor veel mensen zijn kosten en uitgaven termen met een gelijke betekenis. Maar in de woorden van mijn moeder: “Wie zijn schuld betaalt verarmt niet” en dat raakt eigenlijk de kern van het verschil tussen deze twee.
Uitgaven’ zijn een liquiditeitsstroom, terwijl ‘kosten’ toegerekende offers zijn. In het geval van de bovengenoemde onderneming werden te veel computers aangeschaft. De liquiditeiten van de organisatie werden ingeruild voor vaste activa en het eigen vermogen wijzigde niet. Ze zorgde voor uitgaven maar -doordat ze zijn geactiveerd en worden afgeschreven- geen kosten. De afschrijvingen zijn wel kosten, maar weer geen uitgaven in geld. Door deze boekhoudkundige verwerking van deze transactie geeft het exploitatieresultaat niet de liquiditeitsrisico’s weer.
De aanschaf van computers bracht bij deze onderneming de liquiditeit in gevaar, doordat er geen aandacht was voor effecten op de liquiditeitsstroom.
WAAROM IS DIT VOOR SCHOLEN RELEVANT?
Scholen worden meer en meer geacht de focus van hun financiële sturing op de toekomst te richten. Zodat ontwikkeling van het onderwijs op korte en lange termijn door scholen zelf kan worden bepaald en gefinancierd, gegeven de beschikbare middelen. Daarvoor is het cruciaal om niet alleen baten en lasten te begroten en te monitoren, maar ook te kunnen bepalen of er voldoende geld is of vrijgemaakt kan worden om (toekomstige) plannen te financieren en ‘tegenvallers’ op te vangen.
HOE ZIET ZO’N LIQUIDITEITSBEGROTING ERUIT?
Maandelijks worden de liquiditeiten en de werkelijke uitgaven van de organisatie in kaart gebracht. Hierbij is het belangrijk dat wordt uitgegaan van het betaalritme. Een aantal tips!
- Vanuit de salariskosten neem je bijvoorbeeld de opbouw van de reserveringen vakantiegeld, eindejaarsuitkering en Dag van de Leraar niet mee. Dit zijn kosten, geen uitgaven!. Bij de afdracht van loonheffing en pensioenpremies pak je die niet van de de lopende maand, maar van de maand daarvoor, aangezien deze altijd een maand later pas worden betaald. Je neemt dus de nettolonen op, de afdracht loonheffing en pensioenpremies van de maand daarvoor en de crediteuren die in de betreffende maand zullen worden betaald.
- Maak daarnaast een investeringsbegroting, zodat je hieruit de werkelijke uitgaven (de investering) kunt afleiden en in de liquiditeitsbegroting kunt meenemen en de kosten (de afschrijvingen) in de exploitatiebegroting kunt opnemen.
- Naast de uitgaven neem je natuurlijk ook de werkelijke ontvangsten op. Maak hiervan een inschatting voor minstens een jaar vooruit. Dan wordt zichtbaar waar de liquiditeitsbehoeftes liggen, hoe groot die zijn en of de school in staat is om de aangegane verplichtingen op lange termijn te voldoen. Het geeft ook inzicht in welk geld vrij te besteden moet zijn en welk deel van het vermogen – binnen de wet- en regelgeving – voor langere tijd kan worden vastgezet. Dat laatste is overigens door de negatieve rente, die banken tegenwoordig hanteren op hoge spaartegoeden, een extra aandachtspunt voor de financial omdat het voor extra kosten kan zorgen.
Aangevuld met een maandelijkse rollende prognose, kan tijdig op de rem worden getrapt en bent u nog beter ‘in control’ en blijft uw organisatie in goede ‘financiële gezondheid’. Meer weten? Ik kom u graag adviseren!
