Wie googelt op ‘verantwoording in het onderwijs’ krijgt onmiddellijk resultaten met termen als ‘toezicht’, ‘richtlijnen’ en ‘administratie’. In mijn hoofd gaan alarmbellen
af: het zijn begrippen met een negatieve bijklank. Maar waarom?
Met een verantwoording maken we inzichtelijk waar we mee bezig zijn. We laten zien dat we maatschappelijk geld besteden aan de juiste doelen. Zowel op het niveau van de individuele school als sectorbreed. Maar je kunt je afvragen voor welke specifieke doelen de vaak verplichte verantwoordingsrapportage dient.
Verantwoording is onderdeel van de externe kwaliteitszorg: het initiatief komt van personen of instellingen van buiten de organisatie. Uit een recent onderzoek in opdracht van de VO-raad: “In de praktijk is verantwoording nog vaak een sluitpost, een verplicht nummer. Iets dat slechts losjes verbonden is met leren en verbeteren.’’ Onderzoek in het primair onderwijs laat een vergelijkbaar beeld zien.
Het zou veel mooier zijn als deze externe kwaliteitszorg de interne kwaliteitszorg dient. Want wie wil er in Vensters voor Verantwoording moeten kijken hoe goed zijn eigen school kwalitatief gezien scoort? Dat wil je toch liever uit interne rapportages halen.
De meerwaarde van de verplichte verantwoording wordt voor iedere individuele organisatie groter wanneer de gerapporteerde cijfers zich niet alleen beperken tot de wettelijke eisen en een beeld geven van prestaties in het voltooid verleden. Door de doelstellingen en informatievoorziening van de externe en interne kwaliteitszorg slim met elkaar te verweven in een integraal verantwoordingsdashboard, ontstaat een instrument dat een brede groep belanghebbenden betrekt bij de kwaliteit van het werk.
Het dashboard bevat in deze opvatting niet alleen de wettelijk vereiste indicatoren (KPI’s) waarmee externe stakeholders achteraf de kwaliteit beoordelen die is gerealiseerd met het maatschappelijke geld, maar ook KPI’s die de realisatie van de individuele ambities van de schoolorganisatie weergeven. KPI’s die laten zien hoe de school inspeelt op de behoeften van hún leerlingenpopulatie en hun ouders/verzorgers en hoe de ontwikkeling is in relatie tot de gestelde doelen voor de toekomst.
Op deze wijze voedt het instrument zowel de informatiebehoefte van bestuurders, managers, collega’s als externe partners. De keuze voor één instrument helpt de doelen en prestaties van de organisatie voor iedereen uit deze doelgroepen te uniformeren en centraal te zetten. Zo krijgt iedereen hetzelfde -en vergelijkbare- beeld gepresenteerd. Tegelijkertijd kan worden nagedacht over hoe bijgedragen kan worden aan de realisatie van doelen of verbetering van prestaties.
Het inzicht dat een organisatie met zo’n dashboard kan creëren biedt nog een ander voordeel. Veel medewerkers ervaren administratie en verantwoording nu als een last. Deze negatieve associatie is weg te halen door transparant te maken hoe het proces werkt of zou moeten werken. Door inzichtelijk te maken hoe medewerkers of afdelingen de KPI’s uit de stuurinformatie kunnen beïnvloeden, wordt een sterkere beweging gecreëerd. Zeker als de medewerkers de procesketen gaan snappen: ze ontdekken hoe deze indicatoren zich door hun bijdrage positief, dan wel negatief ontwikkelen, of hoe ze het beeld van de lezers van buiten de organisatie beïnvloeden als het gaat over kwalitatieve prestaties van de organisatie.
Door de kwaliteit van het onderwijs, als resultaat van alle inspanningen, centraal te stellen krijgt bijvoorbeeld de gesprekkencyclus een andere waarde. Medewerkers weten welke bijdrage ze leveren aan kwaliteit en dat ze daarom gewaardeerd worden. De focus verschuift dan in de waardering van kwantitatieve prestaties (‘gewerkte uren => geld/salaris’) naar kwalitatieve prestaties (‘geleverde kwaliteit => geld/salaris’).
Voorwaarde om dit te laten slagen is dat er een écht onderwijshart met kwaliteitsbewustzijn klopt in de organisatie. Dat is de eerste kwaliteitstoets en basis voor ontwikkelgesprekken. De moraal die daardoor automatisch ontstaat, versterkt de weg naar sturen op output en de (voor het gemak even platgeslagen) missie van elk ‘onderwijsbedrijf’: ‘Het beste onderwijs voor ieder kind.’
Bent u geïnteresseerd in een vrijblijvend gesprek over het bovenstaande en het implementeren van de op kwaliteit gestuurde organisatie, neem dan contact op met Tom Harmsen of Maikel van den Bosch.
