Transponeren van het denken

5 min | 15 mei | Maikel

Misschien heb je deze functie van Excel wel eens gebruikt: TRANSPONEREN(). Met deze functie kun je snel gegevens die in kolommen staan omzetten naar rijen, of omgekeerd. Deze blog gaat natuurlijk niet specifiek over deze Excel-functie, maar ‘transponeren’ is wat mij betreft een mooi synoniem voor de verandering van denken die organisaties helpt om de bedrijfsvoering te verbeteren.

De vrijheid die schoolinstellingen – na invoering van de lumpsum in alle onderwijssectoren – hebben gekregen om hun eigen beleid te bepalen, heeft geleid tot een enorme groei van de ondersteunende organisaties. Meer vrijheid behoeft meer planning, sturing en controle. Processen zijn daardoor complexer geworden en de ondersteunende afdelingen zijn gegroeid. Wanneer organisaties groeien, ontstaat vaak in de slipstream daarvan een behoefte aan professionalisering. Werkzaamheden worden dan samengevoegd tot functionele gebieden of afdelingen, die elk voor een bepaald specialisme staan.

Ook in het onderwijs heeft deze ontwikkeling bij veel instellingen plaatsgevonden. De professionaliseringsgroei die de sector nastreeft – mede ingegeven door het beleid van de overheid – heeft de vraag naar specialistische ondersteuning laten toenemen. Veel schoolorganisaties hebben de keuze gemaakt om deze ondersteuning te faciliteren met een groter serviceapparaat in de vorm van gespecialiseerde stafafdelingen op het stafbureau, zoals HRM, ICT, Huisvesting, etc.

Het nadeel van deze manier van functioneel organiseren is dat er zo ‘kolommen’ in de organisatie ontstaan. Deze ‘kolommen’ kijken, spreken en handelen in de praktijk vaak vooral vanuit hun eigen specialisme. Ze hebben een goedbedoelde maar gekleurde mening over de prioriteiten en werkzaamheden vanuit hun specialisme. De aandacht van de specialisten in de ‘kolom’ is vaak intern gericht; op de eigen discipline en doorspekt met details. Dat kan natuurlijk als voordeel gezien worden, omdat het vanuit het perspectief van de ‘kolom’ leidt tot hogere kwaliteit en hogere productiviteit. Dat gegeven geeft niet zelden onterecht het gevoel van een optimaal werkende bedrijfsvoering bij de stakeholders die dichtbij de kolom staan. Er werken immers mensen met een behoorlijk track record en die weten heus wel waar het over gaat. Bestuurders zijn blij dat ze zelf niet aan de ingewikkelde materie worden blootgesteld en hebben flink geïnvesteerd in deze vakspecialisten.

Belangrijke stakeholders die wat verderaf staan, zoals de leerlingen en ouders, hebben hier veel minder mee. En terecht. Zij zijn namelijk geen afnemer van specialistische eindproducten van de individuele ‘kolommen’ zoals de financiële kwartaalrapportage, verzuimkengetallen, nieuwbouwplannen of specialistische details. Zij zijn geïnteresseerd in de dienst die de organisatie als geheel levert: de kwaliteit van het onderwijs voor onze kinderen. Omdat kinderen (en hun ouders of verzorgers) alleen kunnen kijken naar en oordelen op de gezamenlijke uitkomst van de onderwijsorganisatie, loont het wanneer er in de organisatie ook integraal gekeken wordt naar de effecten van de individuele bijdragen op dit integrale eindresultaat. Integrale focus op het ultieme kwaliteitsdoel van de onderwijsorganisatie. Je werkt uiteindelijk immers voor je afnemers en niet voor eer en glorie van specialistische afdelingen en/of ‘Den Haag’.

Even terug naar het ‘transponeren’. Mijn advies: ‘Transponeer’ voor een optimale bedrijfsvoering het denken in de organisatie van ‘in specialistische kolommen’ naar denken in ‘integrale rijen met complementerende processen’. Werk vanuit dat perspectief en ontdek, door de integrale kijk, de echte toegevoegde waarden van de verschillende specialistische onderdelen in de bedrijfsvoeringsketen voor het eindresultaat: de kwaliteit van jullie onderwijs of zorg.

Merces helpt bij het boosten van samenwerkingsprocessen door het verzorgen van speciale opleidingen op interdisciplinair samenwerken, maar ook door bij het digitaliseren van processen in de bedrijfsvoering over de grenzen van de teams te kijken. We brengen vooruitgang met de inzet van software die uitblinkt in het faciliteren van het samenwerken, zoals de ERP-oplossing van AFAS, of het maken van integraties tussen domeinoplossingen, zoals API’s en PowerApps. De inzet van onze Business Intelligence oplossingen waarin meerdere bronnen kunnen worden ontsloten geven een extra boost. Hiermee krijgen bestuurders een beter integraal inzicht, wat weer bijdraagt aan het maken van onderbouwde beslissingen. Al deze oplossingen en het bijbehorende advies van de Merces experts zorgen voor verdere de integratie van de bedrijfsprocessen, waarmee de communicatie en efficiëntie tussen het bestuurskantoor en de scholen verbetert.

Ontdek de kracht van integraal denken voor jouw organisatie

Merces begeleidt jouw organisatie graag bij het boosten van samenwerkingsprocessen. Onze experts staan voor je klaar zodat jouw organisatie zich compleet kan richten op het bieden van het beste onderwijs.

Samen sparren? Neem eens contact op

Over Maikel

Als Commercieel Manager heeft Maikel alles al een keer meegemaakt en zal hij jouw organisatie voorzien van de beste oplossingen. Meer weten over Maikel en de rest van onze collega’s?

Leer onze collega's kennen