Voor finance professionals lijkt halverwege het jaar overstappen op andere financiële software onlogisch. Toch kan dit juist heel goed. ‘Halverwege het jaar overstappen geeft extra ruimte voor het uitvoeren van een gedegen implementatie en bijvoorbeeld procesoptimalisatie’, vertelt Marlon Etnel, Implementatieconsultant bij Visma Software.
Het grootste nadeel van starten in januari of februari is dat dit voor de afdeling Finance vaak de drukste maanden van het jaar zijn. De oude financiële administratie moet gecompleteerd en gecontroleerd worden alvorens over te gaan op de jaarafsluiting. Dit zorgt al voor behoorlijke druk op de afdeling. Door juist in deze periode de overstap naar en implementatie van nieuwe financiële software te plannen, neemt het risico op fouten toe en kan de acceptatie door medewerkers onnodig bemoeilijkt worden. ‘Meer tijd vergemakkelijkt het implementeren. Niet alleen voor je medewerkers maar ook voor externe partijen waarmee je samenwerkt’, vertelt Marlon.
“Maak optimaal gebruik van je resources om in alle rust alles uit het nieuwe systeem te halen.”
Zelf de keuze maken
Er is natuurlijk een heel traject voorafgegaan aan de keuze voor nieuwe financiële software. Als deze keuze eenmaal bepaald is, wil je er enerzijds zo snel mogelijk mee aan de slag, maar of dat ook past in de planning hangt af van allerlei factoren.
De cloudoplossing Visma.net Financials biedt keuze uit een aantal mogelijkheden, passend bij jouw organisatie. Overstappen aan het begin van het boekjaar is natuurlijk altijd mogelijk. Maar door de sterke importfunctie is het ook eenvoudig om detailinformatie gedurende het jaar over te zetten. Natuurlijk wel bij de start van een nieuwe periode.
Een andere optie is het overstappen met alleen de periodecijfers. Maar dit alternatief is enkel geschikt als je eenvoudig de detailinformatie in de oude oplossing of BI terug kunt zoeken.
Extra voordeel: Als je overstapt nadat het jaarwerk in het oude systeem is afgerond, dan neem je na de controle van de accountant de correcte gegevens over in het nieuwe systeem. Hiermee vermijd je de correctieboekingen.
Software afgestemd op jouw behoeften
Welke keuze je ook maakt, wij ondersteunen je gedurende het hele proces; nieuwe en oude functionaliteiten worden onder de loep genomen en testinrichtingen worden op specifieke behoeftes ingesteld. In een wat rustigere periode kan je je resources beter inzetten om deze inrichtingen zorgvuldig te testen. Zo kan je een betere start maken en kom je niet voor verrassingen te staan als het systeem eenmaal echt draait.
Meer weten?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We nemen je graag mee in de voordelen van het platform en geven je inzicht in het overstapplan.
Over Maikel
Als Commercieel Manager heeft Maikel alles al een keer meegemaakt en zal hij jouw organisatie voorzien van de beste oplossingen. Meer weten over Maikel en de rest van onze collega’s?
Automatiseren, robotiseren, synchroniseren…
Organisaties in het onderwijs en de zorg maken vaak gebruik van diverse softwareapplicaties voor salaris- en financiële administratie, leerling/patiënt volg…
Beleidsrijk begroten
Al enige tijd wordt er gesproken over beleidsrijk begroten binnen het onderwijs. Begin 2019 werd door het Ministerie van OCW…
