10 min | 05 februari | Hendro

Als Merces blijven we ons continu ontwikkelen en verbeteren, hierbij hoort ook het periodiek beoordelen van ons aanbod en de aansluiting daarvan op de wensen en behoeften van onze klanten. Dat hebben we ook het afgelopen jaar weer gedaan. Een veel gehoorde klantwens is een geïntegreerd systeem, waarbij AFAS ook vaak genoemd wordt. Omdat we dit onze klanten graag willen bieden is de uitbreiding van ons aanbod met dit in het onderwijs en de zorg gewaardeerde merk een logische stap. Het is daarbij belangrijk om op te merken dat we naast de ontwikkeling met AFAS onze huidige software labels HR2Day, Visma, en Exact Globe nog gewoon ondersteunen met onze dienstverlening.

De afgelopen jaren zijn wij als organisatie goed doorgegroeid. Hierdoor zijn we in staat om dit voor ons nieuwe label te ondersteunen en een zelfstandig AFAS team op te zetten naast ons bestaande Visma/HR2Day team. De bestaande Merces diensten zoals jullie die kennen lopen daardoor dus gewoon door, met dezelfde mensen die nu al voor jullie bekend zijn en die jullie organisatie kennen. Er zal hierdoor voor jullie als klant in de dagelijkse praktijk weinig tot niets te merken zijn van deze stap en er verandert in eerste instantie weinig. Gedurende 2024 gaan we in samenwerking met AFAS de optimale onderwijsoplossing ontwerpen en inrichten zodat we een aantal klanten al per 1 januari 2025 een overstap naar AFAS ERP (FA + HRM) kunnen bieden.

Nog even samengevat de effecten van deze keuze voor jullie als klant

Wat betekent dit nu echt

De bestaande Merces services en diensten lopen gewoon door op de manier die je van ons gewend bent. Hierbij hoort ook de ondersteuning en doorontwikkeling van de bestaande systemen HR2Day en Visma.net Financials.
Er ontstaat een kans om met Merces naar de beste HRM en FA oplossing voor jouw organisatie te kijken. Nu kunnen we dus ook de optie van de inzet van AFAS in deze verkenning meenemen en aanbieden.
Indien gewenst een overstap naar AFAS HRM, FA, of volledig ERP (het gehele AFAS pakket).
Toegang tot een bredere groep Merces applicatie-experts waarvan de AFAS experts een duidelijk certificeringstraject bij AFAS hebben doorlopen.

Wat betekent dit vooral niet

Een opgelegde/geforceerde overstap naar een ander software systeem.
Het stoppen van Merces met ondersteuning en doorontwikkeling van bijvoorbeeld HR2Day.
Verandering in de diensten die je van Merces kent – wij blijven minimaal leveren wat wij nu leveren. Daar komt de kenmerkende dienstverlening van Merces, gebaseerd op AFAS Software gewoon bovenop.
Hoewel de licentie prijsstructuur bij AFAS anders is dan bij Visma/HR2Day betekent een overstap naar AFAS niet per definitie hogere kosten.

Ter verdere onderbouwing

Hoe gaat het nu verder en wat kunnen jullie de komende tijd verwachten? Hieronder hebben we kort op een rijtje gezet wat er in de nabije toekomst gaat gebeuren:

Waarom

Merces heeft vorig jaar marktonderzoek laten doen in het onderwijs en de zorg. Hieruit bleek heel sterk dat het gebruiken van een geïntegreerd systeem (ERP) bij veel onderwijs-, en zorginstellingen de voorkeur heeft. AFAS wordt hierin vaak genoemd al gebruikte of gewenste oplossing. Ook zien wij klanten met een verplichting om Europees aan te besteden, regelmatig ongewenst en noodgedwongen bij Merces vertrekken, omdat wij de met de aanbesteding geselecteerde software (AFAS) niet mogen ondersteunen. Hier willen we verandering in brengen.
Trend is dat AFAS steeds vaker onderwerp van gesprek is. Zowel bij onze huidige klanten als bij potentiële klanten die nu bij andere dienstverleners onderdak hebben, maar overwegen over te stappen naar Merces. Logischerwijs zijn zulke partijen niet altijd bereid om bij zo’n overstap ook andere software te kiezen. Vandaar ons besluit om voor onze klanten meerdere software opties te bieden.

Voor ons eigen en toekomstige personeel is de mogelijkheid om een opleiding te volgen bij AFAS een hele mooie carrièrekans. Door deze mogelijkheid te bieden rekenen wij op een betere kwaliteit dienstverlening van onze consultants, meer werkplezier voor onze werknemers, en een meer ruimte om nieuwe collega’s aan te trekken.

Wanneer

Per 1 februari 2024 is Merces officieel partner van AFAS. Wij beginnen dan direct met het in kaart brengen van de optimale AFAS onderwijs oplossing. Ook en wij gaan ook starten we dan al de oriënterende gesprekken starten met klanten die reeds interesse in AFAS hebben getoond of dat naar aanleiding van deze berichtgeving mogelijk nog zullen doen. Daarnaast beginnen we eveneens in februari met het werven van AFAS consultants en zullen de huidige medewerkers die ‘geraakt worden’ door AFAS, denk hierbij aan de salaris- en financieel experts en onze Service Desk, starten met de hun AFAS opleidingen.

Wat

Voor Merces gaat de stap naar AFAS gepaard met duidelijk eisen in de kwaliteit van de oplossing. Dit wordt een volledig geïntegreerde (ERP) software oplossing gebaseerd op de jarenlange onderwijservaring van Merces. De komende jaren zal HR2Day ook nog gewoon onderdeel zijn van de diensten die Merces levert. Er is op dit moment geen aanleiding om hiermee te stoppen. Op basis van de ervaringen die we de komen jaren opdoen met AFAS ERP, zullen we als Merces wel kijken of we een expliciete keuze moeten maken over welke software optimaal aansluit bij onze klanten.

Hoe

Om de optimale onderwijsoplossing in AFAS te realiseren gaat Merces de samenwerking aan met AFAS en een aantal bestaande klanten. De komende maanden gaan wij intensiever met deze klanten in gesprek over de software toekomst. Dit zal een open gesprek zijn over de mogelijkheden die de verschillende software oplossingen bieden en hoe die aansluiten op de wensen en behoeften binnen het onderwijs. Vanaf het tweede kwartaal van 2024 gaan we in een gestructureerde Project projectOorganisatie aan de slag om de beste onderwijs AFAS oplossing te ontwerpen en in te richten. Deze oplossing zal eind 2024 gereed zijn en vanaf 01 januari 2025 uitgerold worden voor een aantal klanten.