Slimme tools, mooie rapporten en gelikte dashboards alleen volstaan niet. Stuurinformatie is pas effectief als het gemakkelijk gebruikt kan worden om een goede dialoog en de juiste beslissingen te ondersteunen. Uiteindelijk gaat het er immers om dat alle inspanningen die we doen -dus ook inspanningen om tot informatievoorziening over onze activiteiten te komen- leidt tot het behalen van de doelen van de organisatie.
De kern van het succes zit in het kiezen van de juiste indicatoren om te meten en te sturen. Indicatoren die passen bij de uitdagingen waar de specifieke organisatie voor staat, die door hun formulering en wijze van presenteren tot de verbeelding spreken en direct inzicht geven hoe de vork in de steel zit. Welke medewerker de informatie waar en waarvoor in het proces gebruikt, zijn belangrijke condities die moeten worden meegenomen. Met andere woorden: het succes van de informatieproducten staat of valt bij een goede definitie van de informatiebehoefte en de juiste vertaling daarvan in het ontwerp van de rapportages of dashboards.
Als de behoefte eenmaal is gedefinieerd en de informatieproducten staan is het verstandig om periodiek de werking ervan te analyseren. Levert de meting wel de gewenste bijdrage aan de organisatiedoelen en wat gebeurt er als wij dit rapport niet meer maken? Leg hierbij de verantwoording neer bij de eindgebruiker, deze mag aantonen wat het belang van het rapport is. Zo ontdek jij echt wat gebruikt wordt en waarde heeft voor de organisatie.
Heb jij een inrichtings- of optimaliseringsvraagstuk op het gebied van de informatievoorziening? Wij denken graag met jou mee.
