HR2day release: Elephant

Samenvatting

We hebben een samenvatting gemaakt met een korte toelichting op alle punten van de Elephant-release. Wil je meer weten over de genoemde verbeteringen? Bekijk dan onze video, waarin Bram je meer vertelt over de meest interessante onderdelen uit de release. Of meld je aan voor de inloopochtend met Bram op het Merces-kantoor in Elst.

SelfService & Workflow

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in het Manager Interaction Center (MIC):

• In de pop-ups met goedkeuringsverzoeken staat voortaan meer informatie. Het gaat dan bijvoorbeeld om de velden van een verlofboeking of proces, waardoor je de aanvraag direct in de pop-up kan goedkeuren.
• Op het moment dat een medewerker nog niet in dienst is, wordt voortaan het rooster grijs getoond.
• Aan het MIC is een link toegevoegd naar de downloadpagina. Dit is een pagina waar je de rapporten uit de Payroll Console terug vindt. Let op! De link is niet zichtbaar voor gebruikers zonder downloads.

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in het Employee Interaction Center (EIC):

• In het Actiepaneel kan je vijf extra knoppen inrichten. De knop kan een proces starten, of een selectie van processen. Het is nu mogelijk om voor deze knoppen een icoontje en een kleur te kiezen.
• In het Verlofpaneel is Tijd voor Tijd aan de verlofsaldo’s toegevoegd.
• Vanuit het Verlofpaneel is het nu ook mogelijk om verlofverrekeningen te starten. Dit is de functionaliteit waarbij je verlofsaldi van het ene verlofpotje naar het andere potje overboekt. Bijvoorbeeld bij Duurzame Inzetbaarheid.
• In het Mijn acties & processen paneel staan teruggestuurde reviews en declaraties die nog niet zijn ingediend voortaan onder Openstaande acties. 
• Bij het downloaden van een salarisspecificatie vanaf het EIC wordt het bestand voortaan opgeslagen met de toevoeging van de periode en het jaar.
• Voortaan wordt het ICE-contact (In Case of Emergency) standaard als eerste getoond in het Persoonlijke Relatie paneel op het EIC. De volgorde is vervolgens eerst partners, en dan kinderen op volgorde van geboortedatum.

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in de HR2day APP:

• In de app kan je nu ook filters toevoegen, aanpassen en verwijderen.
• Ook kan je nu ouderschapsverlof aanvragen in de app.

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft en impact hebben op EIC/MIC/HR2day App:

• Indien een gebruiker meerdere afwezigheden (bijv. verlof en verzuim) op dezelfde dag heeft, is dit nu ook inzichtelijk in de kalender. Door deze wijziging zien de kalenders op het EIC en MIC er ook net even anders uit.
• Als (bijna) alle werkgevers binnen een concern dezelfde huisstijl delen, kan je die nu overerven van de concernwerkgever.
• In de pop-up met medewerkergegevens zijn de navigatie-items niet langer terug te vinden in het tabje Acties, maar zijn deze direct als knop te vinden in de pop-up. Het gaat om de knoppen Digitaal dossier, Medew/HR gegevens en Employee Interaction Center.
• Tijdens de introductie van het huidige EIC en MIC is gekozen om met een plusje duidelijk te maken of je met het nieuwe EIC/MIC werkte. Omdat al onze gebruikers al enige tijd over zijn op de huidige interaction centers, hebben we die toevoeging overal weggehaald.

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in de functionaliteiten voor Workflow en processen:

• In de arbeidsrelatieprocessen is het mogelijk om te kiezen voor een nieuw type goedkeurder: de budgethouder van de nieuwe afdeling.
• Voortaan is het mogelijk om de volgorde van de velden van een eenmalig looncomponentproces te bepalen. Ook zijn Instructie en Toelichting als veld toegevoegd.
• In de processen van het type Kwalificaties zijn de Toelichting en Instructie toegevoegd.
• In de procesdefinitie van de arbeidsrelatiegegevens zijn drie extra velden beschikbaar: 30% regeling, 30% regeling einddatum en PAWW afwijkend.
• Voor arbeidsrelatie- en looncomponentwijzigingen is de lijst met email-ontvangers uitgebreid.
• Bij het aanpassen van het salaris in combinatie met min-max schalen, wordt bij het goedkeuren de salarisrange getoond.

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in de functionaliteiten voor Signaleringen:

• Maak een signalering op basis van een specifieke leeftijd. Bijv. voor een leeftijd waarop een medewerker in aanmerking komt voor een specifieke regeling vanuit werkgever, pensioenregeling of cao.
• Voor jubilea-signaleringen is het nu mogelijk om te tellen op basis van de datum in dienst concern, in plaats van de datum in dienst. Deze optie is ook toegevoegd aan de jubileumlijst in de Payroll Console.

HR & Talentmanagement

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in de functionaliteiten van de module voor Verlof:

• Ouderschapsverlof (Ouder/Kind verlof): Wijk nu af van de standaard inrichting van de rechten, inclusief aanvullend geboorteverlof. Hierdoor is deze functionaliteit nu ook geschikt voor de toepassing binnen de onderwijssectoren (i.v.m. afwijkende afspraken in de cao’s).
• In de HBO cao 2023-2024 zijn nieuwe afspraken gemaakt over Duurzame inzetbaarheid.  In HR2day is hiervoor een nieuwe rekenregel gemaakt.
• Bij het selecteren van een medewerker in het tabblad Verlof, worden voortaan de medewerkers die uit dienst zijn niet meer standaard getoond.

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in de functionaliteiten van de module voor Benefits:

• Aan het overzicht met het geld-saldi is het uitbetaalde saldi toegevoegd.
• In het geval van meerdere eindejaarsregelingen worden deze voortaan apart getoond.
• Aan de lijst met processen kan je nu ook secties toevoegen. Dit zorgt voor een overzichtelijke lijst indien er veel benefits processen zijn ingericht.

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in de functionaliteiten voor Document Management:

• Nieuwe look digitaal dossier. Let op. Heeft impact op alle gebruikers.
• In een tekstblok voor arbeidsrelatiewijzigingen was het al mogelijk om de afdeling op te nemen. Het is nu ook mogelijk om de gerelateerde afdelingsvelden toe te voegen, bijvoorbeeld de omschrijving of het adres van de afdeling.
• In de mailmerge optie om voorloopnullen niet te tonen of juist toe te voegen.
• Template tekstblokken voor verzuim (UWV-formulieren) voor het Plan van Aanpak en Eerstejaarsevaluatie zijn aangepast.

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in de functionaliteiten van de module voor Review (ook wel Talent Management):

• Bepaal wie een review mag starten, bijvoorbeeld als alleen de HR-afdeling een specifiek reviewmodel mag opstarten.
• In een reviewmodel kan je direct bij het aanmaken een datum invullen. Ook kan je inrichten dat de gebruiker bij specifieke stappen de gespreksdatum invult. Beide kan je nu ook verplicht stellen.
• Kleine verbeteringen document uploaden in reviews.

Payroll & Vervolgprocessen

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in de functionaliteiten voor de toepassing van Regelingen:

• Het komt steeds vaker voor dat de woon-werkvergoedingen niet meer worden betaald op basis van een vast aantal dagen per jaar, maar op basis van een declaratie van de werkelijk gereisde dagen. Daarnaast kunnen er verschillende tarieven van toepassing zijn voor verschillende soorten vervoer. Hiervoor is een nieuwe optie, een tariefparameter, in de looncomponent beschikbaar.
  Het inrichten van deze parameters wordt voor Merces-klanten gedaan door de Servicedesk. Wanneer je van deze optie gebruik wilt maken kun je dit kenbaar maken met een serviceverzoek.
• PAWW deelname individueel stopzetten. Voor meer informatie over de regeling, zie https://spaww.nl.

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in de functionaliteiten bij de Payroll Vervolgprocessen:

• Aan de jubileumlijst in de Payroll Console is de optie toegevoegd om de jubileumlijst op basis van datum in dienst concern te berekenen.
• De bijlagen van de jubileumlijst, diensttijdlijst en standenregister worden niet langer per mail verstuurd.
• Downloadpagina voor de journaalpost en rapporten, op te starten vanaf het MIC.
• Meer controles op mutaties na vervolgprocessen zonder de flexibiliteit te verliezen.
• Hash totaal voor de pensioenaangifte, tijdspaarfonds en levering risicofonds. Specificaties zijn na de payroll op te vragen via Verloning Werkgever op het Werkgever tabblad.

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft in de functionaliteiten voor HR Analytics:

• In HR Analytics (editie Business Control) zijn nieuwe dasboards toegevoegd voor inzicht in doorlooptijden van processen en signaleringen.

Organisatie & Systeem

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft met betrekking tot de Organisatiestructuur:

• Op twee plaatsen kan je nu doorklikken voor meer informatie:
  • In de organisatiestructuur kan je direct de afdeling openen.
  • In een afdeling kan je de medewerkers tonen die zijn gekoppeld aan de afdeling. In dit overzicht kan je nu direct naar de medewerker. 

Verbeteringen die HR2day gemaakt heeft met betrekking tot de Autorisaties:

• Als in de organisatie Single Sign On (SSO) is ingericht, dan heeft de medewerker geen wachtwoord om in te loggen in HR2day. Een beheerder stuurt na uitdiensttreding dan vaak een wachtwoord reset naar de medewerker. Ook wordt het bundel-id van de gebruiker vaak leeggemaakt. Vanaf deze release kan je ervoor zorgen dat deze acties automatisch gebeuren.
• Gebruikers met de rol HR Professional die zijn gekoppeld aan de hoogste afdeling, hebben nu ook toegang tot ‘nieuwe medewerkers’. Dit zijn medewerkers die door middel van een proces zijn aangemaakt, maar nog niet zijn verwerkt.