administratieve organisatie interne beheersing ao ib

In de complexe omgeving waarin we werken zijn de administratieve organisatie en interne beheersing van een organisatie van essentieel belang. Het handboek AO/IB draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, maar we zien veelal dat het opstellen en periodiek herzien ervan onderaan de to-do lijst staat.  

Het AO/IB handboek is echter niet alleen van belang om aan de wensen van de accountant te voldoen gedurende de interim controle. Het speelt een cruciale rol in het verbeteren van je interne processen en risicobeheersing. Het zorgt voor duidelijkheid en inzicht in de manier waarop je organisatie is ingericht. Hieronder volgen een aantal redenen voor het belang van een AO/IB handboek.

Het belang van een AO/IB handboek

1. Duidelijkheid en Structuur

Het AO/IB-handboek biedt een duidelijk overzicht van hoe de administratieve processen binnen een organisatie zijn ingericht. Het beschrijft de procedures, verantwoordelijkheden en controles die nodig zijn om deze processen goed te laten verlopen. Dit helpt medewerkers om te weten wat er van hen wordt verwacht en hoe ze hun taken moeten uitvoeren.

2. Risicobeheersing

Een belangrijk doel van interne beheersing is het minimaliseren van risico’s. Het handboek helpt bij het identificeren van mogelijke risico’s en beschrijft de controles die nodig zijn om deze risico’s te mitigeren. Hierdoor kan een organisatie voorkomen dat fouten, fraude of andere ongewenste gebeurtenissen plaatsvinden.

3. Compliance en Verantwoording

Veel organisaties moeten voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de Sarbanes-Oxley Act, de AVG of specifieke branchegerelateerde regels. Het AO/IB-handboek helpt ervoor te zorgen dat de organisatie in lijn werkt met deze voorschriften. Dit is essentieel om juridische problemen te voorkomen en om aan te tonen dat de organisatie haar processen op een correcte manier beheert.

4. Efficiëntie en Continuïteit

Door vast te leggen hoe processen uitgevoerd moeten worden, kan een organisatie efficiënter werken. Het handboek fungeert als een naslagwerk voor medewerkers, waardoor de kans op misverstanden en fouten afneemt. Bovendien helpt het handboek bij de continuïteit van de organisatie, bijvoorbeeld bij het inwerken van nieuwe medewerkers of bij het overdragen van taken.

5. Transparantie en Communicatie

Het handboek draagt bij aan de transparantie binnen de organisatie. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie en procedures, wat de interne communicatie verbetert en ervoor zorgt dat iedereen op één lijn zit.

6. Ondersteuning bij Audits

Tijdens audits, zowel intern als extern, kan het AO/IB-handboek dienen als een belangrijke bron van informatie. Het toont aan dat de organisatie de interne beheersingsprocessen serieus neemt en dat er adequate maatregelen zijn getroffen om processen te beheersen en te controleren.

Wil je meer weten over wat het AO/IB handboek voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk dan de AO/IB webinar, waarin onze Managing Consultant Finance, Chantal, praktische tips geeft en dieper in gaat op verschillende aspecten van interne processen en risicobeheersing.

Ingewikkelde klus?

Wij vinden van niet! Graag denken we met je mee hoe we ook jouw organisatie een boost kunnen geven met een adequate AO/IB-beschrijving. Je leest er ook meer over in de blogs van onze collega’s Chantal en Justin.

AO/IB in de zorg en het onderwijs

Naast de hierboven genoemde punten hebben onderwijs- en zorgorganisaties te maken met specifieke kenmerken en uitdagingen, waardoor extra aandacht nodig is voor bepaalde aspecten van het AO/IB handboek. Denk hierbij onder andere aan de verantwoording van overheidsbekostiging en subsidies, studenten- en patiëntenadministratie, gegevensbescherming, kwaliteit van de zorg en het onderwijs, multidisciplinaire samenwerking en ethiek. Door in het AO/IB handboek rekening te houden met dit soort specifieke uitdagingen voldoet je organisatie niet alleen aan de algemene eisen van interne beheersing en administratieve organisatie, maar draagt het ook bij aan de unieke doelstellingen van de onderwijs- en zorgbranches.

Risico's identificeren met AO/IB

Klantsuccessen

Ingestoken vanwege een tijdelijk tekort aan resources hebben wij Merces gevraagd of een van hun interim controllers onze begroting kan verzorgen. Dat is uitstekend bevallen. We hebben onze modellen geoptimaliseerd en de leesbaarheid van de financiële output voor de RvT en MR verbeterd. Dat zijn mooie stappen vooruit waar we nog jaren profijt van hebben.

Daniel van der Geest
, VCO Harderwijk

Wij willen graag grip op de toekomst als het gaat om de kwalitatieve en kwantitatieve personele bezetting. Daarom zijn wij onder begeleiding van Merces aan de slag gegaan met de ontwikkeling van Strategische Personeelsplanning (SPP). Ik ben zeer tevreden over de begeleiding en de mate waarin dit project mijn medewerkers tot leren aanzet. Mooi om te zien!

Bonna Roos
, Prodas

Eigenaarschap is één van de drie pijlers waarop wij bij OOZ bouwen aan goed onderwijs. We geven medewerkers de ruimte, maar verwachten ook dat zij verantwoordelijkheid nemen. Ook als het gaat om HR-zaken, zoals het registreren van een verzuimmelding of het doorgeven van een mutatie. Met een goede ondersteuning van Merces hebben wij ons HR2day-platform zo ingericht dat deze het eigenaarschap van eenieder maximaal faciliteert.

Tessa van Belle
, OOZ

Samen aan de slag?

Bij Merces begrijpen we dat het opstellen van een AO/IB-handboek vaak een tijdrovende en complexe taak is. Daarom bieden wij verschillende vormen van ondersteuning aan:

  • Volledig ontzorgen: Onze experts kunnen het opstellen van het AO/IB handboek volledig voor je uit handen nemen, zodat het aan alle eisen voldoet en naadloos aansluit op de specifieke processen van jouw organisatie.
  • Adviserende rol: Ben je liever wel betrokken bij het opstellen van het AO/IB handboek? Dan bieden we ondersteuning en advies op maat.

Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken en een afspraak te maken.

Liever even bellen?

Maikel Merces

Maikel van den Bosch

Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!

Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.