Webinar AO/IB

Samenvatting

We hebben een samenvatting gemaakt van de webinar, zodat je deze in alle rust kan nalezen. En heb je daarna nog hulp nodig bij het opstellen van jouw handboek? Dan kan je gerust contact met ons opnemen.

Definitie AO/IB

AO/IB staat voor Administratieve Organisatie en Interne Beheersing. Administratieve organisatie verwijst naar het geheel van regels, procedures en structuren binnen een organisatie die ervoor zorgen dat de bedrijfsprocessen efficiënt, effectief en controleerbaar verlopen.

Interne Beheersing verwijst naar het geheel van maatregelen, procedures en systemen die een organisatie implementeert om haar doelstellingen te bereiken. Deze maatregelen zijn gericht op het waarborgen van de effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering, het betrouwbaar rapporteren van financiële informatie, het naleven van wet- en regelgeving, en het beschermen van de activa van de organisatie tegen verlies, fraude of misbruik.

Het samenspel van Administratieve Organisatie en Interne Beheersing is essentieel voor het waarborgen van een effectieve, efficiënte en gecontroleerde bedrijfsvoering binnen organisaties.

Doelstellingen AO/IB

Er zijn meerdere redenen waarom een organisatie een handboek AO/IB zou willen opzetten, zoals:

1. Efficiëntie: Processen worden efficiënter ingericht en geoptimaliseerd, waardoor er minder tijd en geld verspild wordt.
2. Kwaliteit: Informatie van hogere kwaliteit wordt binnen de organisatie gebruikt waardoor beslissingen beter onderbouwd kunnen worden.
3. Beheersing: Je hebt inzicht en grip op de bedrijfsvoering, waardoor de organisatie beter in staat is om risico’s te beheersen en te verminderen.
4. Compliance: Een AO/IB kan helpen om te voldoen aan wet- en regelgeving.
5. Verantwoording: Een AO/IB helpt om verantwoording af te leggen over de bedrijfsvoering, aan bijvoorbeeld aandeelhouders of klanten.
6. Continuïteit: Het ondersteunt bij het plannen en nemen van strategische beslissingen, waardoor de organisatie beter in staat is om toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden en de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen.
7. Bewustwording: Een AO/IB zorgt ook voor een stuk bewustwording in de organisatie bij de medewerkers.

Hoe draagt AO/IB bij aan efficiëntie en risicobeheersing?

Een handboek AO/IB draagt bij aan efficiëntie door procesoptimalisaties, het vaststellen van duidelijke, gestandaardiseerde procedures met taakafbakening en continue monitoring van de processen.

Om bij te dragen aan risicobeheersing helpt een handboek AO/IB met het identificeren van risico’s, het implementeren van interne controlemaatregelen, het uitvoeren van risico-evaluaties en regels om te voldoen aan de wet- en regelgeving.

Kortom, AO/IB draagt bij aan efficiëntie door processen te optimaliseren, terwijl het tegelijkertijd risicobeheersing mogelijk maakt door het identificeren, evalueren en beheersen van risico’s. Dit zorgt voor effectiever en efficiënter opereren met een groter aanpassend vermogen.

Welke stappen neem je bij het opzetten van een handboek AO/IB?

1. Start met het identificeren en analyseren van belangrijke bedrijfsprocessen.
2. Bepaal de doelstellingen en scope van het handboek. Wat neem je mee en wat wil je oplossen?
3. Bepaal de structuur van het handboek, bijvoorbeeld op basis van processen of afdelingen. Dit is de basis voor je hoofdstukken en secties. Schrijf het handboek met duidelijke en beknopte instructies voor ieder proces, met eenvoudige taal zonder jargon. Kies voor visuele hulpmiddelen om processen goed over te brengen. Documenteer de beleidslijnen, procedures, verantwoordelijkheden van medewerkers en interne controlemaatregelen voor elk proces.
4. Betrek belanghebbenden bij het handboek om dit ook echt te laten leven in de organisatie, zowel voor, tijdens als na het opstellen.
5. Implementeer het handboek binnen de organisatie en neem alle medewerkers hierin mee.
6. Blijf evalueren en het handboek bijwerken, bijvoorbeeld bij procesverandering of nieuwe risico’s.

Het schrijven van een handboek AO/IB is een voortdurend proces dat vraagt om nauwkeurigheid, betrokkenheid van medewerkers en voortdurende evaluatie en verbetering.

Wat kan Merces betekenen in dit proces?

Als organisatie kan je ervoor kiezen om de regie zelf in handen te nemen en zelf het handboek op te stellen. Heb je hier toch hulp bij nodig? Dan kunnen wij jouw organisatie op twee manieren helpen. Zo zijn we in te schakelen als sparringspartner, waarbij we adviseren waar nodig. Zo blijft het opstellen van het handboek jullie eigen proces. Ben je als organisatie nou te druk of heb je de expertise niet in huis? Dan kunnen wij bij Merces ook het gehele proces op ons nemen, waarbij we jouw handboek AO/IB inclusief adviespunten beschrijven.