In de complexe omgeving waarin we werken wordt de administratieve organisatie en interne beheersing van een organisatie steeds belangrijker. De AO/IB draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, helpt bij het identificeren van risico’s, zorgt voor een betere compliance met wet- en regelgeving, verbeterde communicatie, samenwerking en een verbeterde kwaliteit van de dienstverlening.
Hoewel rond het beschrijven van een handboek AO/IB vaak een gevoel heerst dat je het doet voor de bühne, laat de praktijk wel degelijk zien dat de investeringen lonen. Allereerst zorgen AO/IB beschrijvingen ervoor dat de interne processen van de organisatie goed in kaart worden gebracht. Hierdoor krijgen de medewerkers een duidelijk beeld van de taken en verantwoordelijkheden die bij hun functie horen en welke procedures ze moeten volgen om deze taken goed uit te voeren. Dit draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering in jouw organisatie.
Daarnaast kunnen AO/IB beschrijvingen ook helpen bij het identificeren van risico’s binnen de organisatie. Door de processen in kaart te brengen, kunnen potentiële risico’s worden geïdentificeerd en kunnen adequate maatregelen worden genomen om deze risico’s te verminderen of te voorkomen. Dit helpt je om jouw bedrijfsvoering beter te beheersen. Een ander belangrijk aspect van AO/IB beschrijvingen is dat ze bijdragen aan een betere compliance met wet- en regelgeving. Door alle processen, taken en verantwoordelijkheden vast te leggen in een AO/IB beschrijving, wordt duidelijk welke eisen er worden gesteld aan de bedrijfsvoering. Hierdoor kunnen organisaties beter voldoen aan de eisen die worden gesteld door externe partijen, zoals toezichthouders en auditors (o.a. de accountant).
Misschien wel het belangrijkste resultaat dat je kunt bereiken: AO/IB beschrijvingen kunnen bijdragen aan een verbeterde communicatie en samenwerking binnen de organisatie. Door alle processen en taken goed in kaart te brengen, ontstaat er duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welke taak en welke stappen in het proces er gevolgd moeten worden. Dit kan bijdragen aan een betere afstemming tussen de verschillende afdelingen en teams binnen de organisatie en tevens aan de kwaliteit van de dienstverleningsketen. De transparantie die ontstaat, draagt eraan bij dat er minder fouten worden gemaakt en dat interne klanten tevredener zijn met jouw bijdrage aan de organisatie.
Het geheim van een goede AO/IB beschrijving is dat deze zo is samengesteld – zowel in vorm als qua inhoud – dat het ook echt een effectief middel vormt om de door de organisatie gestelde doelen te bereiken. Dus niet dik, de schema’s niet te ingewikkeld, niet verouderd… ga zo maar door.
Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance. Zo kan jij je concentreren op de zaken die er voor jouw organisatie toe doen. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen!