Een handboek AO/IB volgens het Merces template
Vivente, een Zwolse onderwijsgroep voor (primair) onderwijs, stond in het najaar van 2024 voor een duidelijke uitdaging: het versterken van haar administratieve organisatie en interne beheersing in een steeds complexer wordende werkomgeving. In oktober 2024 werd duidelijk dat er behoefte was aan een helder en gestructureerd Administratieve Organisatie- en Interne Beheersingshandboek (AO/IB), waarmee de organisatie beter grip kon krijgen op haar bedrijfsvoering, risico’s kon identificeren en beheersen, en voldeed aan de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast moest het handboek bijdragen aan betere interne communicatie en samenwerking.
Het vraagstuk van Vivente
Voor Vivente betekende dit de noodzaak om cruciale processen, zoals werving & selectie, in- en uitdiensttreding van medewerkers, ziekteverzuim, declaraties en factuurverwerking, in kaart te brengen. Niet alleen om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en risico’s te beheersen, maar ook om verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen binnen de organisatie en de interne communicatie te verbeteren.
Samen aan de slag
Een goed AO/IB-handboek begint bij de organisatie zelf. Daarom werd het traject gezamenlijk opgepakt door verschillende disciplines binnen Vivente en Merces. Vanuit Merces werd expertise vanuit onder andere Finance en HR samengebracht, terwijl medewerkers van Vivente vanuit hun eigen praktijkkennis input leverden.
Van proces naar beheersing
Per proces werd onderzocht hoe de werkzaamheden daadwerkelijk verlopen. Door middel van interviews met medewerkers van Vivente werd de benodigde informatie opgehaald bij de mensen die dagelijks met de processen werken. Daardoor ontstond niet alleen inzicht in de formele werkwijze, maar ook in de praktijk.
Vervolgens zijn de processen beschreven en de belangrijkste risico’s in kaart gebracht. Per risico is gekeken welke beheersmaatregelen aanwezig zijn en waar eventueel aanscherping nodig was. De uitkomsten zijn vastgelegd in het AO/IB-format van Merces. Door te werken vanuit een vast template ontstond een eenduidige structuur waarin processen, verantwoordelijkheden, risico’s en beheersmaatregelen overzichtelijk bij elkaar zijn gebracht. Het handboek is daarmee niet alleen inhoudelijk een stevig fundament, maar biedt dankzij de vaste structuur van het Merces-template ook een praktische basis om processen in de toekomst eenvoudig te actualiseren en uit te breiden.
Een resultaat dat blijft werken
Het resultaat is meer dan een verzameling procesbeschrijvingen. Vivente heeft nu een actueel en praktisch fundament voor de interne beheersing, met meer inzicht in processen, verantwoordelijkheden en risico’s. Doordat medewerkers vanuit verschillende onderdelen van de organisatie actief bij het traject betrokken waren, is bovendien meer gezamenlijk inzicht ontstaan in de manier waarop processen zijn ingericht en waar verbetering mogelijk is.
Daarmee is het AO/IB-handboek niet het eindpunt, maar juist een basis om de bedrijfsvoering blijvend te verbeteren. Door processen periodiek opnieuw te bekijken en het handboek actueel te houden, blijft het aansluiten bij de organisatie en haar ontwikkeling.
Expert aan het woord
Stijn Olthaar
Consultant Finance
“De samenwerking met Vivente verliep prettig, omdat zij echt de tijd namen om hun processen te analyseren en actief betrokken waren bij het opstellen van een goed AO/IB-handboek. Zo konden we samen toewerken naar een resultaat dat niet alleen praktisch is, maar ook bijdraagt aan een toekomstbestendige organisatie.”
-Stijn Olthaar, Consultant Finance
Ook aan de slag met AO/IB?
en AO/IB-traject vraagt om kennis van processen, risico’s én de praktijk van de organisatie. Merces brengt verschillende expertises samen en helpt onderwijsorganisaties om processen inzichtelijk te maken, risico’s te beheersen en AO/IB duurzaam onderdeel te maken van de bedrijfsvoering.
Een lastige klus? Wij helpen je graag om structuur, inzicht en grip te krijgen op je bedrijfsvoering. Neem contact met ons op en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
Merces verbindt mensen, processen en systemen. Op het snijvlak tussen techniek en organisatie zorgen wij dat strategische keuzes praktisch uitvoerbaar blijven en systemen het werk ondersteunen.
Werken bij Merces
Met een enthousiast en groeiend team ondersteunen wij onderwijs- en zorginstellingen in hun bedrijfsvoering. Tijd voor een nieuwe uitdaging? Bekijk dan onze vacatures!
