Verandering van denken om de bedrijfsvoering te verbeteren

Transponeren van het denken

Misschien heb je deze functie van Excel wel eens gebruikt: TRANSPONEREN(). Met deze functie kun je snel van gegevens die in kolommen staan wisselen naar rijen, of omgekeerd.

Deze blog gaat natuurlijk niet specifiek over deze Excel-functie, maar ‘transponeren’ is wat mij betreft een mooi synoniem voor de verandering van denken die organisaties helpt om de bedrijfsvoering te verbeteren.

De vrijheid die schoolinstellingen -na invoering van de lumpsum in alle onderwijssectoren- hebben gekregen om hun eigen beleid te bepalen, heeft geleid tot een enorme groei van de ondersteunende organisaties. Meer vrijheid behoeft meer planning, sturing en controle. Processen zijn daardoor complexer geworden en de ondersteunende afdelingen zijn gegroeid. Wanneer organisaties groeien ontstaat vaak in de slipstream daarvan een behoefte aan professionalisering. Werkzaamheden worden dan samengevoegd tot functionele gebieden of afdelingen, die elk voor een bepaald specialisme staan.

Ook in het onderwijs heeft deze ontwikkeling bij veel instellingen plaatsgevonden. De professionaliseringsgroei die de sector -mede ingegeven door het beleid van de overheid- nastreeft heeft de vraag naar specialistische ondersteuning laten toenemen. Veel schoolorganisaties hebben de keuze gemaakt om deze ondersteuning te faciliteren met een groter serviceapparaat in de vorm van gespecialiseerde stafafdelingen op het stafbureau, zoals HRM, ICT, Huisvesting, etc.

Het nadeel van deze manier van functioneel organiseren is dat er zo ‘kolommen’ in de organisatie ontstaan. Deze ‘kolommen’ kijken, spreken en handelen in de praktijk vaak vooral vanuit hun eigen specialisme. Ze hebben een vanuit het specialisme goedbedoelde maar gekleurde mening over de prioriteiten en de werkzaamheden. De aandacht van de specialisten in de ‘kolom’ is vaak intern gericht; op de eigen discipline en doorspekt met details. Dat kan natuurlijk als voordeel gezien worden, omdat het vanuit het perspectief van de ‘kolom’ leidt tot hogere kwaliteit en hogere productiviteit. Dat gegeven geeft niet zelden onterecht het gevoel van een optimaal werkende bedrijfsvoering bij de stakeholders die dichtbij de kolom staan. Er werken immers mensen met een behoorlijke track-record en die weten heus wel waar het over gaat. Bestuurders zijn blij dat ze zelf niet aan de ingewikkelde materie worden blootgesteld en hebben flink geïnvesteerd in deze vakspecialisten.

Belangrijke stakeholders die wat verderaf staan, zoals de leerlingen en ouders, hebben hier veel minder mee. En terecht. Zij zijn namelijk geen afnemer van specialistische eindproducten van de individuele ‘kolommen’ zoals de financiële kwartaalrapportage, verzuimkengetallen, nieuwbouwplannen of specialistische details. Zij zijn geïnteresseerd in de dienst die de organisatie als geheel levert: de kwaliteit van het onderwijs voor onze kinderen. Omdat kinderen (en hun ouders/verzorgers) alleen kunnen kijken naar en oordelen op de gezamenlijke uitkomst van de onderwijsorganisatie, loont het wanneer er in de organisatie ook integraal gekeken worden naar de effecten van de individuele bijdragen op dit integrale eindresultaat. Integrale focus op het ultieme kwaliteitsdoel van de onderwijsorganisatie. Je werkt uiteindelijk immers voor je afnemers en niet voor eer en glorie van specialistische afdelingen en of ‘Den Haag’.

Even terug naar het ‘transponeren’. Mijn advies: ‘Transponeer’ voor een optimale bedrijfsvoering het denken in de organisatie van ‘in specialistische kolommen’ naar denken in ‘integrale rijen met complementerende processen’. Werk vanuit dat perspectief en ontdek, door de integrale kijk, de echte toegevoegde waarden van de onderdelen in de bedrijfsvoeringketen voor de kwaliteit van het onderwijs. Want zo stelt een collega van mij regelmatig: ‘Als je vanuit je werkzaamheden niet de lijn kunt trekken naar de goede kwaliteitsdefinitie van ‘Het beste onderwijs voor ieder kind’, stop er dan mee. Daarmee heeft hij het mij betreft bij het rechte eind.