Wat gebeurt er als het kwik van de thermometer stijgt boven de twintig? Zomervakantie? Nee, dan zien we weer aanbestedingen gepubliceerd worden. In het met publiek geld
gefinancierde onderwijs veelal een verplichting waar je niet onderuit kunt. Gedwongen door de regels storten de onderwijsinstellingen, de potentiële leveranciers en inkooppartijen zich in het aanbestedingsproces. Inmiddels is het alweer bijna winter en komen de aanbestedingen veelal op een laag pitje te staan.
De reden dat we aanbesteden is plausibel. De aanbesteding (Europees of onderhands) moet zorgen voor een gefundeerde besteding van publiek geld aan producten of diensten op basis van eerlijke concurrentie. Het zorgt voor een optimale fit tussen het aanbod van een leverancier en de behoefte van de schoolorganisatie. Toch…?
De praktijk is helaas een stuk weerbarstiger als je het mij vraagt. Het komt regelmatig voor dat de schoolorganisatie en zelfs de ‘winnende’ leverancier na zo’n aanbesteding niet heel enthousiast zijn. Het bestek en de interpretatie daarvan, bleek de verwachting niet te representeren. En erger nog; er werden weer kapitalen aan implementatiegeld en-tijd onnodig ‘verbrand’. Vaak ervaren besturen een stap terug in tijd en ontwikkeling na de conversie naar de nieuwe leverancier. Niemand die ooit nog vraagt naar het rendement van die investering van het maatschappelijke geld.
In de ruim 15 jaar bij Merces heb ik de nodige klanten zien komen, maar ook zien vertrekken na een aanbestedingstraject. Bij veel van die onderwijsinstellingen ben ik, vanuit mij rol als relatiemanager, sparringpartner (geweest) waar het gaat om de ontwikkeling van onze dienstverlening en de afstemming hiervan op de ambities en de doelen van de school. Regelmatig blijkt uit de gesprekken dat de (latente) behoefte van de organisatie anders is dan het beeld dat de aanbesteding heeft achtergelaten. Het zet mij aan het denken. Waar komt dat toch door?
Wat mij opvalt is dat er in veel aanbestedingsprocedures meer nadruk ligt op de vorm dan op de inhoud. Er wordt voor aanbiedingen een dermate strak keurslijf voorgeschreven, dat er nauwelijks nog ruimte is om echt een onderscheidend aanbod in te dienen.
Daarnaast wordt er veel hergebruikt van andere trajecten bij collega-besturen. Natuurlijk is het niet slim en zonde van het geld om steeds weer het wiel opnieuw uit te gaan vinden. Begeleidende aanbestedingsdiensten spelen daar slim op in met uitgebreide templates voor aanbestedingsbestekken. Maar, hoewel vaak het tegendeel wordt beweerd, niet iedere onderwijsinstelling is hetzelfde. Verschillen in besturingsfilosofie, ambitie, schaalgrootte, organisatiegraad, cultuur en de beschikbare resources en middelen maken dat behoeftes verschillen. De kwalificerende eisen die in de beschikbare templates worden gesteld zijn regelmatig erg hoog. In de praktijk blijkt dan dat slechts een zeer beperkt deel ervan echt relevant is voor de specifieke uitdagingen de onderwijsorganisatie. Toch heeft de selectie dan plaatsgevonden op basis van die hogere of zeer specialistische ambitie uit de template. Want welke stakeholders zitten met welke verwachting aan tafel bij het schrijven van het bestek?
En wat zoeken we nou eigenlijk? Veel aanbestedingsbestekken zijn geschreven op de selectie van software. Zoeken we wel een softwareoplossing? In de moderne bedrijfsvoering is software niet weg te denken, dat weten wij bij Merces maar al te goed. Software is nog steeds de ruggengraat van onze dienstverlening. Desondanks is onze visie en ervaring dat software nooit een zelfredzame oplossing biedt voor een organisatieprobleem. Het draait om het samenspel van de ‘software’ met de ’mensen’ en de ‘processen’. Optimale bedrijfsvoering staat gelijk aan een optimaal samenspel. De perfecte balans, succes uit het geheel der delen. Organisatieproblemen oplossen zonder gedegen oorzaakanalyse leidt tot symptoombestrijding.
Ik pleit daarom bij de selectie van systeemoplossingen voor een omgekeerde benadering. Bekijk de behoefte van de organisatie als geheel, ook wel systemisch kijken genoemd. Kies daarvoor voor een benadering vanuit ‘de bedoeling’ van het onderwijs: ‘het beste onderwijs voor ieder kind’. Dit stelt onoverkomelijk ook voorwaarden aan de invulling van ondersteunende bedrijfsvoeringdomeinen zoals HR/PSA, FA of elk ander domein. Deze afgeleide voorwaarden voor de diensten op deze domeinen zijn wat mij betreft dan ook leidend bij de selectie van de ondersteunende software. Door een keuze voor een oplossing, die de ambities en doelen optimaal kan faciliteren binnen de specifieke organisatiecontext, wordt bijgedragen aan het succes van de complete organisatie. Daar zou ieder aanbestedingsbestek op geschreven moeten zijn.
Eigenlijk moet ‘de bedoeling’ meewegen in alles wat we adviseren, besluiten of doen. Daarom hebben we het bij Merces tot onze missie gemaakt om met onze dienstverlening voor de bedrijfsvoering van het onderwijs, een bijdrage te leveren aan de optimale ondersteuning van het primaire proces en het resultaat daarvan: Het beste onderwijs voor ieder kind
Nieuwsgierig? Wij adviseren u graag, dat kost u wat tijd en ’n kopje koffie. We horen graag wat het u oplevert….
