In de vorige eeuw was ‘mail’ een revolutionaire uitvinding.

Stop het pingpongen per mail

In de vorige eeuw was ‘mail’ een revolutionaire uitvinding. We hadden een manier gevonden om elkaar snel een bericht te sturen. Dat mail in de huidige tijd nog steeds een snel middel is, durf ik te betwisten. Er zijn inmiddels veel efficiëntere mogelijkheden om gegevens door te sturen.

In mijn contacten met scholen merk ik dat directeuren en afdelingsleiders het in de bedrijfsvoering steeds vaker gehanteerde digitale mutatieproces moeilijk vinden. Een mailtje sturen vinden ze al snel voldoende en al heel erg digitaal. Maar ik zie dat mailen geregeld uitmondt in een ongewenst pingpongspel.

Een voorbeeld uit de praktijk. Een schooldirecteur spreekt met een medewerker een uitbreiding van uren af. Met een mailtje naar de salarisadministratie denkt de directeur dat snel te kunnen regelen. Maar daar merken ze op dat de informatie niet compleet is. Er gaat een mail terug naar de directeur. Die vult de gegevens aan en stuurt opnieuw een mail. Nog steeds heeft de salarisadministratie vragen. En zo mailen ze over en weer, met als risico dat ergens onderweg een mailtje in die toch overlopende mailbox niet gezien wordt. Iets wat snel en makkelijk te regelen leek, blijkt tijdrovend. En is de uiteindelijke mutatie nog wel duidelijk?

Ik wil laten zien dat het anders kan. In de moderne systemen is het mogelijk om digitale mutatieformulieren op te nemen. Dat noemen we workflow. Zo’n workflow kent een aantal velden om specifieke gegevens in te vullen of aan te kruisen. De schooldirecteur opent de workflow in het HR-platform (bijvoorbeeld HR2day), vult op het scherm de gevraagde gegevens in en stuurt die door naar het digitale postbakje van de salarisadministratie. Vergeet de directeur een noodzakelijk veldje, dan kan de workflow niet worden verzonden en wordt direct een signaal getoond.

Vergelijk het met een webshop. Als je daar iets bestelt, moet je gegevens invullen. Vergeet je het adres waar de bestelling naar toe moet, dan kun je het formulier niet versturen en je bestelling dus niet afronden.

Door te werken met digitale mutatieformulieren wordt de administratie sneller, eenvoudiger en efficiënter. Toch constateer ik dat directeuren en managers terughoudend zijn. Misschien ook omdat er zoveel andere zaken hun aandacht vragen. Op een school gebeurt meer dan alleen HR-administratie. Maar ik zie dat wel als een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering en daarmee als belangrijke succesbepalende factor voor ‘goed onderwijs’. Een school heeft immers een contract gesloten met mensen die er werken. En die wil je goed bedienen. Een kloppend salaris is een belangrijk fundament hierin.

Natuurlijk begrijp ik dat het best lastig is om te schakelen als je jaar in jaar uit gewend bent per mail te communiceren met HR. Het is dan ook belangrijk dat schoolbesturen hun managers en medewerkers in de verandering meenemen en draagvlak creëren.

Schoolbesturen kunnen zelf workflows maken. Maar ze kunnen ook expertise van Merces inschakelen. Merces beschikt over vele workflows die direct bruikbaar zijn. Zijn er specifieke wensen dan kunnen workflows elk moment aangepast worden. Gebruiksvriendelijkheid en een goede en duidelijke uitleg horen er vanzelfsprekend bij.

Duik eens in deze nieuwe digitale wereld en ervaar hoe administratief werk eenvoudiger, sneller en efficiënter kan.

Hanneke Meijdam is consultant eHRM bij Merces.