Heeft een handboek waarde voor het schoolbestuur of is het echt alleen maar nuttig voor de accountant?

Met een handboek AO/IB een betere bedrijfsvoering

Bij veel schoolbesturen zijn de controles door de accountant weer achter de rug. Tijd om even op adem te komen na alle drukte. Maar ook om de bevindingen van de controle te evalueren. Ja hoor, hij staat er weer op. Je hoort het de accountant nog zeggen: “is er een handboek AO/IB?”. Ze stellen die vraag bij iedere interim- of jaarrekeningcontrole en toch is het handboek er nog steeds niet. Zo werd het ook dit jaar weer een bevinding voor de managementletter of het accountantsverslag. Heel herkenbaar en veel gehoord in het onderwijsveld.

Het handboek AO/IB wordt vaak als een ‘moetje’ voor de accountantscontrole gezien. Maar is dit nu echt de enige reden waarom je een handboek AO/IB zou moeten hebben? Het antwoord is nee! Zeker niet zelfs. Een handboek AO/IB is essentieel voor elk onderwijsbestuur. Wat is dan dat belang?
Om dit te duiden neem ik je eerst even mee in wat meer achtergronden bij het AO/IB handboek. AO/IB staat voor Administratieve Organisatie en Interne Beheersing. In een handboek AO/IB worden alle processen beschreven die van belang zijn in een interne organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inkoop- en betalingsproces of het proces rondom het in dienstnemen van personeel. De ‘administratieve organisatie’ is hoe de organisatie vanuit de controller of accountant gezien wordt. Het betreft het beeld op het geheel van de bedrijfsprocessen op het gebied van risico’s. Het geeft inzicht waar de risico’s zitten en welke beheersingsmaatregelen zijn ingebouwd om ze te minimaliseren. Waar zijn controles ingebouwd? Hoe zijn de taken en verantwoordelijkheden binnen de processen verdeeld over personen binnen de organisatie, de zogenoemde functiescheiding?

Waarom is een handboek AO/IB dan nuttig voor het schoolbestuur zelf? Het handboek geeft in eerste instantie bij het schrijven ervan al inzicht. Het dwingt je tot nadenken over hoe de processen binnen het schoolbestuur verlopen en waar de risico’s in deze processen liggen. Het beantwoordt hierdoor in deze fase al veel vragen. Over hoeveel ruimte er is voor iemand met toegang tot de financiële middelen om misbruik te maken van het vertrouwen vanuit de organisatie? Of, hoe je als organisatie de rechtmatigheid en doelmatigheid van de gegevensverwerkende processen borgt, die tot de informatiestromen leiden. Dat is uitermate belangrijk, aangezien vele collega’s in de organisatie hun beslissingen nemen op basis van die informatie.

Door het denk- en schrijfproces samen op te pakken met je collega’s zorg je gelijk voor een stuk bewustwording bij de medewerkers die betrokken zijn bij deze processen. Het geeft inzicht in de eigen verantwoordelijkheid en zorgt voor een andere betrokkenheid in het werk. Het zet de collega’s aan tot nadenken over kansen voor procesoptimalisatie waardoor het ook efficiency en effectiviteit op kan gaan leveren. En we weten allemaal: een effectievere en efficiëntere bedrijfsvoering heeft een positief effect op ‘het beste onderwijs voor ieder kind’. Daar doen we het toch allemaal voor!

Heel belangrijk: het beschrijven van een AO/IB is alleen nuttig wanneer de procesverantwoordelijken erbij worden betrokken. In alle andere gevallen is het handboek een papieren fossiel voor de accountant.
Is er nu nog geen handboek AO/IB aanwezig binnen jullie schoolbestuur, maar lijkt het je toch nuttig na het lezen van deze blog? Neem dan contact met mij of mijn collega’s op. Wij denken graag met je mee hoe we ook binnen jouw schoolbestuur van dit ‘moetje’ een vliegwiel kunnen maken voor de ontwikkeling van een betere bedrijfsvoering.