slecht digitale barrières voor de vogel gevlogen is

Jacht op talent in crisistijd

Online sollicitatiegesprekken, het videogesprek

Toen ik vorige week een van onze klanten sprak over de voortgang van hun formatieproces vertelde ze me het volgende:


“Eigenlijk zou de sollicitatieronde voor de nieuwe schoolleider begin april worden gevoerd. Door het uitbreken van Corona is dit uitgesteld. In die eerste periode waren we nog niet gewend aan het voeren van dit soort gesprekken online. Het voelde veraf en we hadden het idee dat we onvoldoende ‘gevoel’ bij een kandidaat zouden krijgen.

We hebben de kandidaten daarom laten weten dat we het sollicitatiegesprek voorlopig zouden uitstellen.

Achteraf wellicht geen slimme keuze. Van de 6 kansrijke kandidaten waren er uiteindelijk half mei nog maar 2 beschikbaar toen we het gesprek, alsnog online, lieten doorgaan.”

Koudwatervrees. Daar schrok ik wel een beetje van. Voor zowel de sollicitanten als de werkgevers is het online sollicitatiegesprek in het begin even wennen. Zeker als je het nog niet vaker hebt gedaan. Toch is uitstellen van deze gesprekken geen slimme zet. Juist in tijden van lerarentekort is het van belang goed en snel contact te hebben met kandidaten. Iedere dag telt. Daarom heb ik de onderstaande tips op een rij gezet, die je helpen je bij het voeren van een video sollicitatiegesprek.

Voorbereiding

Veel organisaties werken al met Teams, Google Hangout of Skype, deze platforms zijn zeker geschikt voor het voeren van videogesprekken. Probeer het platform uit en test ook met mensen van buiten de organisatie of het met een externe deelnemer (die misschien een gratis variant gebruik) ook goed werkt.

Zorg dat de sollicitant vooraf een link ontvangt waarmee de juiste tool kan worden gebruikt. Het kan een idee zijn om in de bevestiging een aantal tips voor online solliciteren op te nemen of te verwijzen naar een blog over online solliciteren.

Indien je zelf op kantoor bent en met meerdere collega’s het gesprek voert kan het handig zijn een losse microfoon te gebruiken. Dit voorkomt dat de kandidaat alleen degene kan horen die recht voor de pc of laptop zit.

Spreek met elkaar een rolverdeling af, zodat duidelijk is wie wanneer aan het woord is. Worden de vragen verdeeld? Wie begint en wie vraagt door? etc. Door dit vooraf af te stemmen verklein je de kans dat je elkaar tijdens het gesprek onderbreekt. Deze onderbreking kan er tijdens videogesprekken voor zorgen dat het geluid kort wegvalt en de sollicitant een vraag niet goed kan verstaan.

Een handgebaar kan ook een manier zijn om te laten merken dat je iets wilt toevoegen of vragen.

Omgeving

Zorg voor een rustige achtergrond, bij voorkeur een blinde muur. Let op tegenlicht. Ga niet met de rug naar een raam zitten. De ander kan uw gezicht niet goed zien. Sluit alle andere programma’s op uw pc. Dit voorkomt dat er per abuis toch nog iets opkomt en u afleid.

Het gesprek

In een fysiek sollicitatiegesprek begin je vaak met koetjes en kalfjes, soms haal je iemand op bij de balie en kan je in dat gesprekje een sollicitant op zijn gemak stellen.

Bedenk dat je, wanneer je zelf misschien al ervaring hebt met het voeren van online sollicitatiegesprekken, de sollicitant dit misschien voor het eerst doet. Stel de sollicitant ook nu op zijn gemak door aan te geven dat het niet erg is als er iets mis gaat. Uiteindelijk zijn beide partijen afhankelijk van de techniek. Zelfs als je alles hebt getest kunnen er zaken mis gaan. Spreek af hoe je dit oplost. Ga je telefonisch verder? Zorg dat je het telefoonnummer van de kandidaat bij de hand hebt, zodat je in ieder geval direct kunt bellen.

Maak de gesprekken niet te lang. Uit onderzoek blijkt dat virtuele interactie zeer intensief is voor de hersenen. In het geval van meerdere deelnemers tijdens een videogesprek wordt dit versterkt.

Laat daarom ook niet teveel mensen deelnemen aan het gesprek. Doordat de gesprekspartners in verschillende video’s worden weergegeven wordt het beeld en daardoor de interactie met degene die aan het woord is kleiner. Ook voor jezelf wordt het lastiger om non-verbale signalen op te vangen en hierop in te spelen.

Plan liever twee gesprekrondes achter elkaar met een korte onderbreking waarin beide partijen een kop koffie kunnen pakken, dan dat je één lang gesprek voert met een grote sollicitatiecommissie.

Afronden

Omdat je niet met iemand naar de uitgang loopt zoals je normaal misschien doet, is het van belang om vooraf te bedenken hoe je het gesprek wilt afronden. Je kunt kort benoemen hoe de procedure verder zal verlopen en wanneer de sollicitant een reactie kan verwachten. Het is interessant om aan het eind van het gesprek naar de ervaringen van de sollicitant te vragen. Hoe heeft hij of zij het gesprek ervaren en zijn er nog tips voor volgende gesprekken? Het is een leuke manier om nog even na te praten en er komen soms verrassende tips uit.

Verbreek zelf altijd eerst de verbinding voordat je met een collega het sollicitatiegesprek gaat bespreken.

Heb je na het lezen van bovenstaande nog koudwatervrees? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee.