Bon Appétit

Ingrediënten voor een smaakvol formatieproces

Pfoe het is weer achter de rug… Wat is dat toch met dat formatieproces? Soms lijkt het gesneden koek, duidelijk, op smaak, nauwelijks kruimels. Maar oh zo vaak zien we dat de stappen uit recept niet op tijd gevolgd zijn voor het buffet en is formatieproces bij het begin van het schooljaar nog steeds niet definitief afgerond..

Te laat uitserveren raakt medewerkers. Mensen net in dienst of met een wens voor een aanpassing. Misschien was het zelfs niet eens helemaal vrijwillig., Het zijn medewerkers die hierdoor wellicht geconfronteerd worden met aktes en salarisspecificaties, die niet passen aansluiten bij de gemaakte afspraak. Gevolg is veel werk voor de HR-afdeling. Natuurlijk krijgen zij, gesteund door de mogelijkheden van de huidige systemen, met terugwerkende kracht alles weer recht. |Wel met herberekeningen van het salaris en meer controle en aansluitwerk, bijvoorbeeld in de loonjournaalpost, tot gevolg. Andere effecten zijn meer voorschotten, meer behoefte aan duidelijkheid en dus meer telefoontjes en e-mails met vragen en antwoorden. Brieven met uitleg om te sturen, akten om te herzien. In een enkel geval slaat de Murphy-wet toe en volgt, versterkt door het last-minute indienen van mutaties, correctie op correctie. Dat terwijl het in het formatieproces ervoor al eigenlijk tot achter de komma bekend was.. Dat wil toch niemand.

Een formatieplanning is een bijzonder krachtenspel. Er zijn belangen bij veel partijen, het zal een goede mix moeten worden tussen de verschillende ingrediënten. Het bestuur als werkgever aan de basis, medezeggenschap als sluitstuk van het proces. Uiteraard zijn vanuit de bedrijfsvoering HR, Controlling & Financiën en de salarisadministratie erbij betrokken. De mix wordt rijker door de input van het (lijn)management in de vorm van afdelingsleiders en schooldirecteuren. Allen met individuele beelden, doelen en visies, die dienen te passen in het totaalrecept. En in dat recept levert de individuele medewerker ook nog de eigen wensen aan, zoals het opnemen van ouderschapsverlof, meer -of minder willen werken of de wens om een opleiding te volgen. Ga er maar aan staan om dat recept niet te laten schiften.

Per bestuur kan het krachtenveld verschillend werken. Daarbij is de wijze waarop de eigenaarschap is ingericht bepalend. Indien de verantwoordelijkheid laag in de organisatie wordt gelegd zal het traject meer sturing vergen om tijdig te kunnen afronden. Aan de andere kant zijn het de mensen van “de werkvloer”, diegene die dagelijks het resultaat van de receptuur proeven en is hun betrokkenheid en input cruciaal voor de tevredenheid achteraf. We kiezen tenslotte ook het liefst zelf ons eigen menu bij een diner.
De eerdergenoemde ingrediënten bepalen de bereiding van het bestuurs-en formatiediner. In de keuken van het bestuur wordt dit diner samengesteld. Vaak smaakvoller na het toevoegen van wat extra ingrediënten, af en toe iets minder omdat het evenwicht in de beleving van de smaak anders is. En daarna komt de smaakbeleving van de partijen die het formatiediner krijgen uitgeserveerd. Het formatiediner wordt dan echt op smaak gebracht. De menukaart krijgt zijn diversiteit aan smaaktoevoegingen. De bereiding tot school-formatiediner gaat dan pas beginnen.

De belangen van de diverse partijen, die betrokken zijn resulteren in een vaak wat lastig individueel keuzeproces. Een manager zal vaak zijn specifieke ingrediëntenkaart voor de borst houden. Want de ervaring van de laatste jaren is dat er soms met hetzelfde aantal fte’s aan personeelsleden lastigere vraagstukken moeten worden opgelost. Vraagstukken die ontstaan door bewegingen in de maatschappij met de individualisering van arbeidsvoorwaarden, keuzes van de overheid zoals bijvoorbeeld passend onderwijs, duurzame inzetbaarheid. Een manager zal zich misschien niet snel in de eigen ingrediëntenkaart laten kijken. Wat kan er aan dit gedrag gedaan worden zodat de weg vrij is voor een zuiver formatieproces?

Transparantie en duidelijkheid is bij het goed opstellen van het school-formatiediner van essentieel belang. Het zoeken van de verbinding is waar het om draait. Wat is de taakinvulling, tussen welke kaders mag een manager, de schooldirecteur zich bewegen. Is er vrij in te vullen keuzevrijheid? Het op voorhand vastleggen van die kaders, de afgesproken processtappen, die het diner maken is essentieel. Wat is de jaarlijkse formatiecyclus, hoe komen we van de financiële begroting naar de formatieplanning met het gevraagde detail, zoals het ingediende verzoek om langdurig buitengewoon verlof van de medewerker.

Voor een succesvol proces is het belangrijk dat processtappen, de ketenafhankelijkheid met bijbehorende tijdslijnen wordt vastgelegd. Er wordt daarbij aangesproken op afwijking in tijdslijn en in gedrag. Duidelijkheid zonder verder oordeel. Samenwerking met een hoofdletter, voelen dat 1+1 3 is omdat het draagvlak en de smaaktoevoegingen passen in het format van de menukaart, die voor iedereen van toepassing is.
Wat is de belangrijkste boodschap: stel het proces op voorhand vast. Leg dat proces in processtappen met bijbehorend beleid vast. Maak ruimte voor toelichting, het gesprek. Richt je in toon op de doelgroep. De medezeggenschap heeft vaak meer behoefte aan Jip en Janneke-taal, de schooldirecteur mag meer terminologie horen. Volg de keten, wees transparant over doelstelling en bijbehorende problematiek.

Van bestuurder, naar de controller, de manager en schooldirecteur, de medezeggenschap. Alle informatie op de juiste plek, op het juiste moment voor het vervolgproces. Doelstelling en resultaat is een tevreden medewerker. De medewerker die weet waar hij aan toe is. Voor de medewerker is er ruimte en tijd om met lesgeven bezig te zijn. Dat komt het leerproces van de leerling ten goede.

Ja, ja zult misschien u denken. Enigszins oververhit, met het ‘gerecht’ dat formatieplan heet net uit de oven nog in uw handen. Nu even niet. Eerst eten en uitbuiken. Dat snappen wij. Maar heeft u behoefte aan een betere receptuur om de volgende keer niet van de kook te raken? Ik plan graag een afspraak om met u te sparren over dit onderwerp.