Van de waan van de dag naar proactief inspelen op ontwikkelingen met Strategische Personeelsplanning (SPP)

Strategische Personeelsplanning is een complex onderwerp waar veel tijd in gaat zitten. Dit kan ervoor zorgen dat HR adviseurs/HR businesspartners er niet aan toe komen of door de complexiteit niet weten waar ze beginnen moeten.
Veranderingen volgen elkaar in snel tempo op en kunnen invloed hebben op de manier waarop werk ingericht wordt. Wanneer je hier niet vlot op inspeelt, bestaat het gevaar dat je ingehaald wordt door de waan van de dag en dat de urgentie (vaak) ligt op het oplossen van korte termijn problemen. Helaas heeft dit beperkingen. Het goede nieuws is dat je dit kan tegengaan met lange termijn oplossingen door een proactieve aanpak te hanteren met strategische personeelsplanning.

Wat is Strategische Personeelsplanning en wat is het doel?

Met Strategische Personeelsplanning speel je als organisatie in op huidige en toekomstige ontwikkelingen waarmee je kan zorgen voor de juiste (hoeveelheid) medewerkers op de juiste plek. Het leidt daarmee tot de goede verhouding tussen de vragen vanuit bijvoorbeeld de markt en maatschappij en de manier waarop je het werk in je organisatie inricht en personeel inzet. Het geeft een beter zicht op de potentie van medewerkers waardoor je de medewerkers beter mee kan nemen in de mogelijkheden die er liggen om zich te ontwikkelen. Dit biedt kansen voor de duurzame inzetbaarheid van medewerkers en het binden & behoud van je personeel!

Eenmalig of vaker?

Strategische Personeelsplanning zorgt ervoor dat managers en de HR-afdeling minder brandjes hoeft te blussen. Vaak kijk je 1 tot 3 jaar vooruit met SPP. Doordat ontwikkelingen elkaar zo snel opvolgen is het goed om het traject elk jaar te herhalen. Dat klinkt misschien heftig, maar zodra je merkt dat het werkt, scheelt het tijd én wordt het werk leuker!

Samen aan de slag om jouw doelen te behalen

De voorwaarden voor SPP

Strategische Personeelsplanning is niet een kunstje dat even door de HR-afdeling uitgevoerd wordt. Het vraagt om commitment en draagvlak vanuit bestuur en management. Het is belangrijk dat het traject goed aansluit bij de praktijk en een bijdrage levert aan de vraagstukken van de organisatie. Het is ook goed om medewerkers te betrekken bij de fase waarin gekeken wordt naar oplossingen, het gaat immers ook om hen.

Samen jouw SPP plan opstellen

1. Analyse van de huidige situatie & voorbereiding

Een goede voorbereiding is heel belangrijk voor het laten slagen van het traject. Er wordt gestart met het analyseren van de huidige personeelsbezetting, vaardigheden en prestaties en het identificeren van eventuele hiaten of tekortkomingen. Hierin wordt duidelijk wat het doel van SPP is en daarmee wordt het draagvlak en betrokkenheid van de verschillende stakeholders vergroot. Er wordt bepaald hoe ver de organisatie vooruit wil kijken en of alle functiegroepen meegenomen moeten worden in het traject. In deze fase wordt ook alvast stuurinformatie verzameld. In de voorbereiding komt een concreet plan tot stand.

3. Ontwikkelen van strategieën

Na fase 2 wordt aan managers een ‘huiswerkopdracht’ meegegeven om hun eigen personeelsbestand goed in kaart te brengen. Het personeelsbestand wordt afgezet tegen de gewenste situatie wat resulteert in een GAP-analyse. Deelnemers worden begeleid in het bepalen van een aantal HR knelpunten waardoor een goede focus voor het komende jaar aangebracht kan worden.

5. Evaluatie & aanpassing

Na de implementatie moeten de resultaten worden geëvalueerd om te bepalen of de SPP het beoogde effect heeft opgeleverd. Als dat niet het geval is, moeten er aanpassingen worden gemaakt om het proces te verbeteren.

2. Blik op de toekomst & doelen vaststellen

Het is belangrijk om doelstellingen te formuleren op basis van de analyse van de huidige situatie. In deze fase wordt bepaalt wat de gewenste personeelssterkte en -samenstelling is voor de toekomst en resulteert in een overzicht van de benodigde kwaliteiten en competenties. Managers worden middels een workshop begeleid met het in kaart brengen van huidige personeelsbestand. Dit vormt een goede onderlegger voor inzicht in de duurzame inzetbaarheid van het personeel van hun afdeling. Ook wordt scenarioplanning ingezet om een beeld te vormen van een impactvolle ontwikkeling. Verschillende scenario’s rondom een ontwikkeling worden uitgewerkt waardoor, wanneer een scenario tot leven komt, er snel geschakeld kan worden omdat er al een uitgewerkt idee ligt.

4. Implementatie

In deze laatste fase van implementatie is het wenselijk dat de deelnemers van de vorige workshop bestaan uit een mix van medewerkers uit het werkveld en managers. Door deze mix ontstaan er oplossingen voor de vastgestelde HR-knelpunten vanuit verschillende perspectieven. Hieruit vloeit een concreet actieplan uit waarbij iedereen zich betrokken voelt.

Klantsuccessen

Ingestoken vanwege een tijdelijk tekort aan resources hebben wij Merces gevraagd of een van hun interim controllers onze begroting kan verzorgen. Dat is uitstekend bevallen. We hebben onze modellen geoptimaliseerd en de leesbaarheid van de financiële output voor de RvT en MR verbeterd. Dat zijn mooie stappen vooruit waar we nog jaren profijt van hebben.

Daniel van der Geest

, VCO Harderwijk

Wij willen graag grip op de toekomst als het gaat om de kwalitatieve en kwantitatieve personele bezetting. Daarom zijn wij onder begeleiding van Merces aan de slag gegaan met de ontwikkeling van Strategische Personeelsplanning (SPP). Ik ben zeer tevreden over de begeleiding en de mate waarin dit project mijn medewerkers tot leren aanzet. Mooi om te zien!

Bonna Roos

, Prodas

Eigenaarschap is één van de drie pijlers waarop wij bij OOZ bouwen aan goed onderwijs. We geven medewerkers de ruimte, maar verwachten ook dat zij verantwoordelijkheid nemen. Ook als het gaat om HR-zaken, zoals het registreren van een verzuimmelding of het doorgeven van een mutatie. Met een goede ondersteuning van Merces hebben wij ons HR2day-platform zo ingericht dat deze het eigenaarschap van eenieder maximaal faciliteert.

Tessa van Belle

, OOZ

Opzetten van strategische personeelsplanning

Het opzetten van een goed SPP

Het opzetten van een effectief Strategische Personeelsplanningsproces is een complexe en voortdurende taak die aandacht vereist voor veranderende omgevingen, veranderende vaardighedenbehoeften en evoluerende wet- en regelgeving. Een geïntegreerde aanpak waarbij verschillende afdelingen van de organisatie worden betrokken, is essentieel voor het succes van strategische personeelsplanning. Ons HR-team is bedreven in het begeleiden van SPP-trajecten en helpt je graag op weg in jouw ontwikkeling.

Ga samen aan de slag

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?

We komen graag met je in contact om de opties te bespreken. Zo helpen we je met HR of Finance advies, implementatie van software en het digitaliseren van jouw organisatie. Tijdelijk wat extra handjes nodig? Onze experts zijn ook op interim basis beschikbaar.

Neem contact op

Kennis maken?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance. Zo kan jij je concentreren op de zaken die er voor jouw organisatie toe doen. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen!

Strategische Personeelsplanning (SPP)