De afgelopen periode hebben we nieuwe financiële systemen verkend.

In onze nopjes met nieuwe boekhoudprogramma’s

De afgelopen periode hebben we nieuwe financiële systemen verkend. De aanleiding is een logische: onze omgeving verandert en stelt andere eisen aan de financiële bedrijfsvoering. Onze klanten – de scholen – komen als gevolg daarvan met nieuwe functionele wensen ondersteunend aan hun processen. Resultaat: We ondersteunen nu een uitgebreidere set aan oplossingen, waar ik heel enthousiast over ben.

Sinds jaar en dag bieden we bij Merces Exact Globe Next aan als platform onder onze financiële dienstverlening. Dat is een stabiel en basaal boekhoudpakket dat zich in de loop van de tijd, in de configuratie zoals Merces deze biedt, niet bijzonder heeft doorontwikkeld. Intussen zijn er andere partijen op de markt gekomen, die veel vernieuwende mogelijkheden bieden. We zien dat potentiële nieuwe klanten bepaalde nieuwe wensen hebben ten aanzien van techniek en functionaliteit.

Ook van de vele scholen die we spreken kregen we signalen dat hun nieuwe medewerkers aangeven dat ze met andere boekhoudpakketten hebben gewerkt met functionaliteiten, die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de organisatiedoelen, maar ontbreken in de bij ons beschikbare configuratie van Exact Globe Next.

Tijd dus voor een herijking van ons platformaanbod en -ondersteuning bij de behoefte van nu! In onze zoektocht zijn we niet over een nacht ijs gegaan. We hebben uitvoerig om ons heen gekeken. En uiteraard uitgebreid geïnventariseerd welke uitdagingen we tegen komen in de financiële bedrijfsvoering bij onze klanten en beoordeeld welke functionele wensen en eisen ten aanzien van softwareondersteuning daarbij passen. Want we willen immers onze klanten het best mogelijke advies geven en aansluiten op hun specifieke uitdagingen en doelen.

We zijn eerst begonnen bij wat we al kennen: Exact Software. Exact heeft een divers aanbod met verschillende platformen voor verschillende doelgroepen. We kennen natuurlijk Exact Globe Next. Dit boekhoudpakket is geschikt voor grotere organisaties met verschillende vestigingen, meer scholen of meer afdelingen. Exact Software biedt ook Exact Financials aan. Financials biedt ongeveer dezelfde mogelijkheden, maar is geschikt voor nog grotere organisaties met nog meer transacties. Deze on premise (op locatie) platformen kunnen met wat extra softwaretools in de cloud gehost worden (bij Merces in de Parentix-cloud), maar passen standaard op basis van hun technische achtergrond niet in de moderne internetstandaarden. Hiervoor biedt Exact Software de oplossing Exact Online. Deze webapplicatie is eenvoudig in gebruik, rechtstreeks via internet te benaderen en heeft mooie aanvullende functionaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan dashboards waarin je in een oogopslag kunt zien hoe financiële processen verlopen: welke facturen zijn betaald en welke nog niet. Exact Online biedt de voordelen van een modern pakket, maar kent minder instelbare parameters waardoor mogelijkheden om complexere

processen en samenwerkingsconstructies in te richten beperkter zijn dan met Globe Next of andere Exact-oplossingen. In de structurele samenwerking met partijen als Merces is dit platform vooral interessant voor schoolorganisaties, die zoeken naar een soort van accountant-klant constructie. Merces verwerkt in dat geval -als partij waaraan de administratie wordt uitbesteed- de transacties en als klant volg je de voortgang in de dashboards. Uiteraard hebben we ook de benodigde kennis opgedaan om bij ‘Exact Online-besturen’ flexibel te ondersteunen, door de inzet van onze financieel specialisten in processen bij jou op locatie.

Maar daarmee zijn we er nog niet. Visma.net Financials, een belangrijke nieuwe speler in de onderwijsmarkt, hebben we natuurlijk ook bekeken. Visma.net Financials is een cloudoplossing voor financieel management, die volledig aanpasbaar is aan complexe organisatiebehoeften. Het platform biedt een uitgebreide administratieve oplossing die financiële processen verregaand automatiseert. Met geavanceerde functies, waaronder Process Automation, wordt de financial geholpen de efficiëntie, controle, flexibiliteit en betrouwbaarheid van het financiële proces binnen de organisatie te verhogen. De flexibiliteit van dit platform biedt ons de mogelijkheid om de vele denkbare rolverdelingen (hybride uitbesteding) tussen Merces en jullie als klant te optimaal faciliteren met software.

Daarbij is Visma.net Financials onderdeel van de Visma-familie. Samen met onze partners HR2day (HR/PSA platform) en ProActive (SpendCloud) maken ze deel uit van de propositie voor de onderwijsmarkt. Afzonderlijk zijn het ieder Nederlandse challengers met innovatieve cloud software. In de Connected Experience Education van Visma wordt samengewerkt aan de toekomst van het onderwijs en invulling van connectiviteitsbehoefte. Hierdoor ontstaan connectiviteitsvoordelen, zoals het automatisch uitwisselen van relevante informatie en het werken in alle systemen met slechts één keer inloggen. De eerste implementaties worden inmiddels opgestart met consultants van Visma. Maar uiteraard zijn onze eigen mensen ook in training, zodat we klanten van Merces altijd bedienen door specialisten met aantoonbare Visma.net Financials expertise.

Met de nieuwe smaken van Exact Online en Visma.net Financials, naast Exact Globe Next, hebben onze klanten nu iets te kiezen. Als kennispartner helpt Merces vanzelfsprekend om de juiste keuze te maken bij jouw specifieke ambities. Want uiteindelijk draait het om een goede fit: het juiste systeem ontlast, kost minder zweetdruppels, bespaart tijd en geld. Tijd en geld die de school liever besteedt aan ‘het beste onderwijs voor ieder kind’. Heb je interesse om de met ons eens te verkennen of het interessant is om over te stappen? Neem dan contact op met mij of een collega.