Waarom “vraagposten”? Dat is de vraag.

Een intrigerende grootboekkaart: “Vraagposten”.

Je zou denken een kleine kaart met af en toe een post. Nee, bij sommige scholen is het een wirwar van boekingen waar ook vaak een flink saldo op te bespeuren valt. Vreemd, want waarom is iets een vraagpost?

In een organisatie ga je ervan uit dat elke uitgave een doelmatige uitgave is. Er wordt geld besteed aan iets wat bijdraagt aan het onderwijs of het personeel dat werkzaam is bij de onderwijsorganisatie. Er kan pas toegang tot betaalmiddelen worden gegeven als de doelmatigheid is aangetoond.

In de praktijk valt dat tegen. Er wordt een presentje gekocht voor een leerling, ouders of een collega. De pinpas wordt meegegeven en de pinbon wordt na het boodschappen doen ingeleverd tezamen met de pas. Achteraf is voor niemand meer te achterhalen waarvoor er is gepind en de uitgave verdwijnt op de post “vraagposten” of “overige uitgaven” (ook zo’n post waarop veel wordt geparkeerd).

De grootboekrekening “vraagposten” kan gebruikt worden, maar dient binnen een boekingsmaand opgelost te worden. Tenslotte is er voor elke vraag een oplossing.

“Vraagposten” is vaak een balansrekening. Een saldo op een tussenrekening waar uiteindelijk kosten in zitten, belemmert een volledig exploitatieoverzicht. Niet alleen vervuilt het de administratie, maar het geeft ook een scheef beeld van de uitgaven.

Onze tips om “vraagposten” te voorkomen:

  • Een pinbon is geen bon, maar een betaalbewijs. Vraag dus altijd een winkelbon, zodat er controle kan plaatsvinden op de bestedingen.
  • Zorg voor een mailadres of een mapje op de computer waar bonnen kunnen worden ingediend. Zo kan de administratief medewerkster daarin zoeken naar het juiste bewijsstuk.
  • Zorg dat alle originele bonnen in A4 -formaat wordt ingediend, liefst met een toelichting. Niks erger dan kleine bonnetjes die moeilijk op te bergen zijn en overal tussen komen te liggen.
  • Zorg dat aan het eind van elke boekingsmaand de kaart “vraagposten” op nul eindigt of in ieder geval geïnventariseerd wordt.
  • Vermijdt zoveel mogelijk overboeking naar “overige kosten”. Elke uitgave heeft een doel.


Uiteraard vraagt het wat discipline, maar willen we niet allemaal dat onbeantwoorde vragen beantwoord worden?