Kwaliteit & compliance

Merces onderscheidt zich door geen concessies te doen aan de kwaliteit van de dienstverlening. We zijn kritisch op de kwaliteit van onze diensten, producten en adviezen, de communicatie naar onze klanten en de kwaliteit die onze collega’s leveren. Ons kwaliteitsbeleid is erop gericht continue aandacht en prioriteit te geven aan de eisen, wensen en verwachtingen van de klant. Daarnaast is ons streven gericht op continue verbeteren. Hierbij zijn de wet- en regelgeving, de door onze klanten gewenste kwaliteit en onze interne kwaliteitseisen leidraad in de dynamiek van ontwikkelen en vormgeven van onze organisatie.

Kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001:2015
Voor het borgen van de kwaliteitseisen en ons continue verbeterproces hanteren we de norm ISO 9001:2015. Dit certificaat staat voor ons symbool voor onze continue focus op vooruitgang en ontwikkeling van de organisatie. Het belangrijkste doel is het overtreffen van de verwachtingen van onze klanten. Daarvoor moeten we onszelf regelmatig de vragen stellen: “Wie zijn onze klanten? Wat wensen onze klanten? Voldoen we nog aan de klantverwachtingen?”. In het bij Merces geïmplementeerde en het gecertificeerde kwaliteitsmanagementsysteem staan antwoorden op deze vragen centraal.

HR2day Certified Implementation & Service Partner
Merces is ‘Certified Implementation & Service Partner’ van HR2day. Hiermee verzekeren onze klanten zich van de laatste ontwikkelingen binnen het HR2day-platform. Vanuit dit partnerschap heeft Merces structureel strategisch overleg met HR2day over verbeteringen en toekomstige ontwikkelingen in de door Merces bediende sectoren. Hiermee voeden we de ontwikkelagenda van het HR2day platform en helpen we om de wensen en eisen te prioriteren. Uiteraard wordt Merces vanuit het partnership door HR2day ook gevoed met de meest actuele functionele en technische kennis over het platform. Onze specialisten, zoals onze collega’s van de Servicedesk en de professionals in het veld ondersteunen onze klanten zodoende met de meest actuele informatie en optimale HR-procesondersteuning door de software.

Branchevereniging voor onderwijsbedrijfsvoering
Merces is lid van de Branchevereniging voor onderwijsbedrijfsvoering (BRAVO). BRAVO zet zich in voor verbeteringen binnen de onderwijsbranche. Als gezamenlijk platform wordt overlegd met het Ministerie van OC&W en overige onderwijs gerelateerde (overheids)instanties. De leden van de Branchevereniging zien een integere manier van werken als een professionele verantwoordelijkheid en hebben dit bekrachtigd in een BRAVO-branchecode.

AVG en Functionaris Gegevensbescherming
De dienstverlening en tools die door Merces worden gebruikt voldoen, zoals je mag verwachten, volledig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Merces heeft uiteraard ook een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangewezen. Een FG is iemand die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de privacyregels. Bij Merces is dat onze collega Dick Zwart.

Nalevingsprogramma toeleveranciers HR2day & Salesforce, Exact & Parentix en Visma.net
Ter ondersteuning van de dienstverlening maakt Merces gebruik van software van derde partijen. Door het -als onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem- uitvoeren van periodieke beoordelingen van kritische toeleveranciers wordt zeker gesteld dat de betrouwbaarheid gewaarborgd blijft. Daarnaast zijn de naleveringsprogramma’s van de toeleveranciers van belang in de waarborging van de kwaliteit van de volledige keten. Deze naleving is geborgd in ons kwaliteitsmanagementsysteem.

HR2day & Salesforce
HR2day maakt voor het ontwikkelen van de functionaliteit en het hosten van de dienst gebruik van Force.com, het platform van Salesforce. Je kunt het vergelijken met een app op je telefoon: het salesforceplatform is het besturingssysteem van het mobiele apparaat, HR2day de app. Salesforce is de toonaangevende wereldmarktleider in Cloud Computing. Voor gebruikers leidt dat tot een betere beschikbaarheid, performance en beveiliging dan bij andere HRM oplossingen. Salesforce hanteert daarin de hoogst haalbare standaard. Deze is van een niveau dat door de lokale marktspelers niet te evenaren is.

Salesforce zet zich in voor het winnen en behouden van het vertrouwen van zijn klanten en doet dit onder andere door het bieden van een robuust nalevingsprogramma dat zorgvuldig aandacht besteedt aan de bescherming van gegevens binnen de gehele reeks van services, inclusief gegevens die door klanten (ook die van HR2day) worden aangeleverd (“klantgegevens”). 

De juiste werking van de HR2day software wordt geborgd in de ISAE3402 standaard, waarop HR2day jaarlijks een audit ondergaat. De resultaten van die audit worden regelmatig door accountants van onze klanten bij Merces opgevraagd. ISAE staat voor ‘International Standard on Assurance Engagements’ en is een verklaring waarmee aangetoond wordt dat de procesbeheersing op orde is.

Exact & Parentix
De Exact Globe omgeving van Merces is ondergebracht bij Parentix, een Cloud Solutions provider van zakelijke software in de Cloud op verschillende devices. Parentix is onderdeel van de Exact-groep, waardoor het nalevingsprogramma van Exact ook op Parentix van toepassing is.

Visma.net Financials
Transparantie en verantwoording afleggen zijn belangrijk voor Visma. Met het Trust Centre geeft Visma informatie over hoe Visma persoonsgegevens verwerkt in de Software. Het Trust Centre verstrekt ook te allen tijde actuele informatie over de Software, zoals de locatie van de datacenters en welke onderaannemers er gebruikt worden. Het Trust Centre van Visma is hier beschikbaar.

De status van alle Visma.net services is direct inzichtelijk op de website. Hier vind je informatie over (gepland) onderhoud, technische problemen en verstoringen van de verschillende Visma.net services.