Merces onderscheidt zich door geen concessies te doen aan de kwaliteit van de dienstverlening. We zijn kritisch op de kwaliteit van onze diensten, producten en adviezen, de communicatie naar onze klanten en de kwaliteit die onze collega’s leveren. Ons kwaliteitsbeleid is erop gericht continue aandacht en prioriteit te geven aan de eisen, wensen en verwachtingen van de klant. Daarnaast is ons streven gericht op continue verbeteren. Hierbij zijn de wet- en regelgeving, de door onze klanten gewenste kwaliteit en onze interne kwaliteitseisen, leidraad in de dynamiek van ontwikkelen en vormgeven van onze organisatie.
Hoe waarborgen wij kwaliteit van de dienstverlening?
Kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001:2015
Voor het borgen van de kwaliteitseisen en ons continue verbeterproces hanteren we de norm ISO 9001:2015. Dit certificaat staat voor ons symbool voor onze continue focus op vooruitgang en ontwikkeling van de organisatie. Het belangrijkste doel is het overtreffen van de verwachtingen van onze klanten. Daarvoor moeten we onszelf regelmatig de volgende vragen stellen: “Wie zijn onze klanten? Wat wensen onze klanten? Voldoen we nog aan de klantverwachtingen?”. In het bij Merces geïmplementeerde en het gecertificeerde kwaliteitsmanagementsysteem staan antwoorden op deze vragen centraal.
Collectieve registratie NIRPA
De PSA Specialisten van Merces zijn geregistreerd bij NIRPA, het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting. NIRPA draagt zorg voor de kwaliteitsborging van professionals die werkzaam zijn in het vakgebied payroll. Registratie gebeurt op basis van behaalde diploma’s en jaarlijkse Permanente Educatie. Hiermee wordt geborgd dat professionals op de hoogte zijn en- blijven van kennis en vaardigheden voor het uitoefenen van hun vak. Alle NIRPA geregistreerde professionals onderschrijven de in 2014 geïntroduceerde Gedrags- en Beroepscode. Deze wordt tevens als branche standaard beschouwd.
HR2day Certified Implementation & Service Partner
Als Certified Implementation Partner van HR2day spelen wij een belangrijke rol bij het succesvol implementeren en gebruiken van het HR2day-softwareplatform binnen 150+ organisaties in diverse sectoren. Onze ervaren consultants staan klaar om jouw organisatie moeiteloos te begeleiden naar een HR2day configuratie die optimaal aansluit op de specifieke eisen en uitdagingen van jouw organisatie. Van planning en configuratie tot migratie en training: wij zorgen voor een naadloze overgang naar HR2day en maximaal rendement gedurende het gebruik.
AVG en Functionaris Gegevensbescherming
De dienstverlening en tools die door Merces worden gebruikt voldoen, zoals je mag verwachten, volledig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Merces heeft uiteraard ook een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangewezen. Een FG is iemand die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de privacyregels. Bij Merces is dat onze collega Bob Faessen.
Nalevingsprogramma toeleveranciers HR2day & Salesforce, Exact & Parentix en Visma.net
Ter ondersteuning van de dienstverlening maakt Merces gebruik van software van derde partijen. Door het -als onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem- uitvoeren van periodieke beoordelingen van kritische toeleveranciers wordt zeker gesteld dat de betrouwbaarheid gewaarborgd blijft. Daarnaast zijn de naleveringsprogramma’s van de toeleveranciers van belang in de waarborging van de kwaliteit van de volledige keten. Deze naleving is geborgd in ons kwaliteitsmanagementsysteem.
HR2day & Salesforce
HR2day maakt voor het ontwikkelen van de functionaliteit en het hosten van de dienst gebruik van Force.com, het platform van Salesforce. Je kunt het vergelijken met een app op je telefoon: het salesforceplatform is het besturingssysteem van het mobiele apparaat, HR2day de app. Salesforce is de toonaangevende wereldmarktleider in Cloud Computing. Voor gebruikers leidt dat tot een betere beschikbaarheid, performance en beveiliging dan bij andere HRM oplossingen. Salesforce hanteert daarin de hoogst haalbare standaard. Deze is van een niveau dat door de lokale marktspelers niet te evenaren is.
Salesforce zet zich in voor het winnen en behouden van het vertrouwen van zijn klanten en doet dit onder andere door het bieden van een robuust nalevingsprogramma dat zorgvuldig aandacht besteedt aan de bescherming van gegevens binnen de gehele reeks van services, inclusief gegevens die door klanten (ook die van HR2day) worden aangeleverd (“klantgegevens”).
De juiste werking van de HR2day software wordt geborgd in de ISAE3402 standaard, waarop HR2day jaarlijks een audit ondergaat. De resultaten van die audit worden regelmatig door accountants van onze klanten bij Merces opgevraagd. ISAE staat voor ‘International Standard on Assurance Engagements’ en is een verklaring waarmee aangetoond wordt dat de procesbeheersing op orde is.
Exact & Parentix
De Exact Globe omgeving van Merces is ondergebracht bij Parentix, een Cloud Solutions provider van zakelijke software in de Cloud op verschillende devices. Parentix is onderdeel van de Exact-groep, waardoor het nalevingsprogramma van Exact ook op Parentix van toepassing is.
Visma.net Financials
Transparantie en verantwoording afleggen zijn belangrijk voor Visma. Met het Trust Centre geeft Visma informatie over hoe Visma persoonsgegevens verwerkt in de software. Het Trust Centre verstrekt ook te allen tijde actuele informatie over de software, zoals de locatie van de datacenters en welke onderaannemers er gebruikt worden. Het Trust Centre van Visma is hier beschikbaar.
De status van alle Visma.net services is direct inzichtelijk op de website. Hier vind je informatie over (gepland) onderhoud, technische problemen en verstoringen van de verschillende Visma.net services.
Back-ups applicaties
HR2day
Alle productiesystemen zijn voorzien van een back-up faciliteit op een andere locatie. Wanneer een locatie onvoldoende of in zijn geheel niet meer presteert, wordt de applicatie met bijbehorende data automatisch via die andere locatie aangeboden. Dit gaat volledig automatisch en zonder dat de gebruiker dit merkt. Er is daardoor geen verlies van beschikbaarheid en data. Noodherstel is een automatisch mechanisme en werkt in principe zonder verlies van beschikbaarheid en zonder verlies van data. Het Force.com platform heeft dit mechanisme ingebouwd en vormt daarmee een integraal onderdeel van de oplossing die HR2day aanbiedt.
Exact (Parentix)
Back-ups worden zowel online in het datacenter als offline op een 2e geografische locatie opgeslagen. Back-up media zijn beveiligde storage systemen welke in het bezit zijn van Exact.
Visma.net Financials
Visma.net Financials hanteert drie niveaus van back-up:
- Jaarlijkse back-up (volledige back-up van alle data, wordt tien jaar bewaard)
- Maandelijkse back-up (volledige back-up van alle data, wordt twaalf maanden bewaard)
- Dagelijkse back-up (volledige back-up twee keer per week, log back-up twee keer per dag, (direct na Werkuren en direct voor Werkuren) mogelijk dataverlies is de tijd van de laatste back-up tot het tijdstip van het incident. Log back-up wordt dertig dagen bewaard).
Toegang tot data in geval van overmacht of andere omstandigheden
Indien klant specifieke data door overmacht of andere omstandigheden van welke aard niet via Merces kan benaderen, kan de geregistreerde contactpersoon van de klant deze data rechtstreeks bij de softwarepartner opvragen. Hierover heeft Merces duidelijke afspraken met de softwarepartners gemaakt. De geregistreerde klantcontactpersonen worden periodiek door Merces gevalideerd.
Merces
Industrieweg Oost 16
6662 NE Elst
info@merces.nl
088 648 91 00
KvK 11054855
BTW NL811284979B01
Op de hoogte blijven? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!