Heb je al nagedacht over het uitvoeren van de wijzigingen in de reiskostenregeling per 1 januari 2024? Het is al even bekend dat er het één en ander gaat veranderen omtrent de reiskostenregeling en om dat zo soepel mogelijk te laten verlopen, leggen we de volgende aandachtspunten nog graag even aan je voor.
Vaste reiskostenvergoeding regulier personeel & vervangers
Vanaf 1 januari 2024 ondersteunt HR2day een vaste kostenvergoeding op basis van het rooster, met € 0,17 per kilometer, waarvan de eerste 7 kilometer (enkele reis) niet vergoed wordt en met een maximum van 25 kilometer enkele reis. Daarnaast ondersteunt HR2day ook de afwijkende vaste reiskostenvergoeding voor vervangers waarvoor een ander maximum aantal kilometers (enkele reis) geldt. Namelijk 34,5 kilometer.
Echter: De cao schrijft voor dat het moet gaan om de werkelijk gereisde dagen en kilometers. Concreet betekent dit dat direct bij (verlof/verzuim) afwezigheid het rooster aangepast moet worden zodat de werkelijke reisbewegingen geregistreerd worden. Dit houdt in dat veel organisaties de taak stopzetten/hervatten reiskosten of de signalering stopzetten/hervatten reiskosten moeten herzien. Hierdoor stijgen de administratieve lasten ten opzichten van de huidige situatie, omdat de reiskosten dan vaker gestopt of hervat dienen te worden. Daar zit niemand op te wachten. Echter, wanneer je niet direct de reiskosten stopt handel je mogelijk in strijd met de cao, want in dat geval betaal je reiskostenvergoeding door die niet bekostigd is. Daarnaast is het nog maar de vraag of de werkelijk gereisde dagen en kilometers wel juist zijn betaald. Hierop dient de salarisadministratie controles uit te voeren.
Eigen regeling
Een alternatief dat in de cao beschreven staat, is dat organisaties een -betere- eigen regeling mogen vaststellen. Voorwaarde hiervoor is echter dat de regels vanuit de belastingdienst (0,23 per kilometer voor maximaal 214 dagen) niet overschreven worden. Mocht je een eigen regeling in gebruik willen nemen, laat ons dit dan zo spoedig mogelijk weten zodat wij dit tijdig kunnen inrichten.
Declaratiemodule
De meest voor de hand liggende aanpassing is om de vaste kostenvergoeding af te grenzen per 1-1-2024 en de registratie van de daadwerkelijk gereisde kilometers woon-werkverkeer via de declaratiemodule aan te bieden. Eén via reiskosten woon-werk-regulier en één via reiskosten woon-werk-vervanging.
De medewerker houdt dan via de declaratiemodule per dag de daadwerkelijk gereisde dagen en kilometers bij (per declaratieregel) en dient 1x per maand een declaratie in. Vanwege de salarissluiting zal het tijdvak hier lopen van de 20e van de maand tot de 20e van de maand omdat HR2day niet toestaat dat toekomstig beoogde reizen al kunnen worden vastgelegd.
Ons advies is dan ook om de reiskosten woon-werk via de declaratiemodule aan te bieden. Wij kunnen je ondersteunen met het collectief afgrenzen van de vaste kostenvergoedingen per 31-12-2023. Daarnaast kunnen wij de betreffende looncomponenten (reiskosten woon-werkverkeer regulier en woon-werkverkeer vervanging) via de declaratiemodule beschikbaar stellen. Mocht je vanaf 1 januari 2024 de reiskosten via de declaratiemodule willen aanbieden, laat ons dit weten door een serviceverzoek aan te maken.
Uitruil/saldering
Het in gebruik nemen van de declaratiemodule voor het faciliteren van de reiskosten woon-werkverkeer heeft geen invloed op het gebruik van de tool voor uitruil in HR2day. Deze tool kan namelijk ook in 2024 gebruikt worden.
Meer weten?
Wil je meer weten over de impact van de aangepaste reiskostenregeling? Aarzel niet om contact op te nemen. We ondersteunen je graag om de overgang op 1 januari zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Over Wietske
Onze Consultant HR Wietske maak je het meest blij met vraagstukken over duurzame inzetbaarheid en werkgeluk/vitaliteit. Ze haalt graag het beste in mensen naar voren! Wil je meer weten over Wietske en de rest van onze collega’s?
Nieuwe medewerkers, hoe houd je ze binnen?
Bij de huidige krapte op de arbeidsmarkt zijn nieuwe docenten lastig te vinden. Werving kost veel tijd en geld. Maar…
Beleidsrijk begroten
Al enige tijd wordt er gesproken over beleidsrijk begroten binnen het onderwijs. Begin 2019 werd door het Ministerie van OCW…
Innoveren met AFAS in het onderwijs
In de snel veranderende onderwijswereld, waar technologie onmisbaar is geworden voor beheer en administratie, biedt AFAS oplossingen die perfect inspelen…Merces
Da Vincilaan 3
6716 WC Ede
info@merces.nl
088 648 91 00
KvK 11054855
BTW NL811284979B01
Op de hoogte blijven? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!