Eén keer registreren, overal goed: slim en foutloos werken

5 min | 09 april | Bob

Je wilt gegevens maar één keer invoeren – en daarna overal goed terugzien. In de praktijk gaat dat nog vaak mis. Dubbele invoer, fouten bij het overnemen van gegevens of een collega die met verouderde informatie werkt. Met AFAS is dat verleden tijd. Het systeem werkt met één centrale database en slimme workflows, waardoor je altijd met de juiste gegevens werkt.

Samen sparren over de mogelijkheden?

Eén bron, geen dubbel werk

In AFAS zijn alle onderdelen – HRM, Finance, Inkoop, Projecten – met elkaar verbonden. Iedereen werkt met dezelfde gegevens. Is een medewerker verhuisd? Dan hoef je dat niet in drie systemen aan te passen. Eén wijziging in het systeem is direct overal zichtbaar: in het HR-dossier, bij de crediteurenadministratie én bij inkoop.

Ook nieuwe medewerkers vullen hun eigen gegevens in via een beveiligd portaal. Geen heen-en-weer gemail met formulieren, geen tikfouten – gewoon direct in het systeem, op de juiste plek.

Slimme controles op fouten

AFAS voert automatisch controles uit bij het invoeren van gegevens. Komt een naam, e-mailadres of rekeningnummer al voor? Dan krijg je een melding. Zo voorkom je dubbele invoer en hou je de administratie schoon. Ook ingewikkelde processen, zoals contractwijzigingen of zwangerschapsverlof, zijn dankzij de workflows overzichtelijk én foutloos te regelen.

In workflows kun je zelfs intelligentie toevoegen. Bijvoorbeeld:

Declaraties onder een bepaald bedrag keurt het systeem automatisch goed.
Bij een uitdiensttreding stopt het systeem automatisch de toegang of koppelt activa los.
Heeft een medewerker een taak die niet meer logisch is? Dan pikt het systeem dat op via een controleconditie.

Alles begint bij de bron

Een belangrijk voordeel van geïntegreerd werken is dat processen starten waar de informatie ontstaat. Denk aan een inkoopaanvraag die direct door de medewerker wordt gestart. Die aanvraag doorloopt automatisch de juiste beoordelingsstappen – van projectleider tot budgethouder – en zorgt voor een directe verplichting in de financiële administratie. Zo heb je realtime inzicht in budgetten, zonder achteraf te moeten corrigeren.

Minder administratie, meer grip

Het resultaat? Slimmer werken, minder administratie, en minder tijd kwijt aan het controleren of corrigeren van fouten. En dat geeft rust. Want als het systeem klopt, hoef jij je daar niet meer druk om te maken.

Samen met Merces aan de slag?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance, waardoor jij je kunt concentreren op het belangrijkste: het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen!

Liever even bellen?

Maikel van den Bosch

Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!

088-6489182

Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.

Maak direct een afspraak

Over Bob

Deze digitale duizendpoot met een passie voor digitale ontwikkeling is onze Managing Consultant IT & Digitalisatie. Bob verzorgt systeemintegraties en helpt jouw organisatie zich digitaal verder te ontwikkelen. Meer weten over Bob en de rest van onze collega’s?

Leer onze collega's kennen