ROI van geïntegreerd werken met AFAS: twee praktijkgerichte scenario’s

Ons eerste scenario betreft een onderwijsorganisatie waar de verantwoordelijkheid met betrekking tot de verwerking van mutatie, inclusief de invoer ervan in de systemen, volledig op de centrale administratie plaatsvindt. De invoer door de HR- en financiële medewerkers gebeurt nog volledig handmatig. Denk aan verlofaanvragen per e-mail, declaraties via Excel, en losse mutatieverzoeken. Dat kost tijd, zorgt voor veel dubbel werk en vergroot de kans op fouten.

Wat levert een overstap naar het geïntegreerde platform van AFAS op?

• Eén geïntegreerd platform voor HRM, Payroll en Finance en daarmee 1 plek voor alle verwerkingstaken, controle en rapportage binnen deze domeinen.
• Selfservice voor medewerkers en leidinggevenden, waarmee (handmatige) invoer verplaatst kan worden naar de bron.
• Volledig geautomatiseerde verwerking van mutaties en facturen.
• Automatische workflows en realtime rapportages om processen te versnellen en controle en grip te vergroten.

Potentiële tijdswinst door invoer bij de bron binnen een geïntegreerd platform:

• Mutatieverwerking: 1.000 mutaties × 15–20 min besparing = 250–330 uur
• Verlofaanvragen: 5.000 aanvragen × 5 min = 417 uur
• Declaraties: 2.500 declaraties × 10 min = 417 uur
• Factuurverwerking: 8.500 facturen × 5–10 min = 700–1200 uur
• Rapportages: 12–20 momenten × 3–6 uur = 36–72 uur

Potentiële jaarlijkse besparing door de bovenstaande tijdswinst:

De potentiële totaalsom loopt zo op tot 1750 tot 3000 uur, wat omgerekend al snel neerkomt € 45.000 – € 75.000 aan besparing op jaarbasis.

• HRM/Payroll: 1000–1800 uur (0,5 – 0,9 FTE)
• Totaal: 1750–3000 uur per jaar (0,9 – 1,5 FTE)

Gelukkig hebben veel onderwijsinstellingen stappen in hun ontwikkeling gezet, waarmee ze de situatie van scenario 1 al gepasseerd. Ze hebben HRM/Payroll al geautomatiseerd en ingericht met selfservice, maar werken voor Finance nog met een apart systeem. Ook de inkomende factuurstroom vindt vaak nog plaatst in een externe applicatie, buiten de financiële oplossing. Dit betekent nog steeds dubbele invoer en handmatige controles. Maar ook het maken van rapportages is tijdrovend door het gebrek aan dataconsistentie tussen domeinen.

Wat levert een volledige overstap naar AFAS op?

• Doorlopende koppeling tussen HR, Payroll en Finance;
• Realtime gegevensuitwisseling tussen domeinen;
• Minder dubbel werk, snellere rapportages en betere controle.

Potentiële tijdswinst door werken met een geïntegreerd platform:

• Dubbele invoer voorkomen: 1.000 mutaties × 10 min = 167 uur
• Loonjournaalposten automatisch verwerkt: 2–4 uur/maand = 24–48 uur
• Gecombineerde rapportages: 4–8 uur/maand = 48–96 uur
• Efficiëntere controle & afstemming: 200–400 uur

Potentiële jaarlijkse besparing door de bovenstaande tijdswinst:
In dit scenario loopt de potentiële totaalsom loopt zo op tot 950 tot 1600 uur, wat omgerekend al snel neerkomt € 25.000 – € 40.000 aan besparing op jaarbasis.

• Finance: 350 – 600 uur (0,2 – 0,3 FTE)
• HRM/Payroll: 600 – 1000 uur (0,3 – 0,5 FTE)