Case OOZ

Optimalisatie van functioneel beheer bij OOZ

5 min  |   16 oktober   |  Erik

In februari 2022 begon onze collega Erik, Senior Consultant PSA, aan een optimalisatieproject bij de onderwijsorganisatie Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle (OOZ). De aanleiding voor deze opdracht was in eerste instantie het bieden van werkplekondersteuning binnen het team HR-beheer, om de tijdelijke afwezigheid van onze collega Jones Manuhuwa, Senior Consultant PSA, op te vangen. Bij de start van de opdracht werd echter al snel duidelijk dat er ook behoefte was aan software- en procesoptimalisatie, wat de inzet van Erik extra relevant maakte.

De uitdaging van OOZ

De afdeling HR-beheer van OOZ is over het algemeen altijd goed op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen hun vakgebied en streeft voortdurend naar het verbeteren en doorontwikkelen van hun selfserviceomgeving, processen en functioneel beheer. De selfserviceomgeving stimuleert eigenaarschap onder de medewerkers: zij zijn zelf verantwoordelijk voor het invoeren en goedkeuren van door hen zelf gemaakte afspraken. Toen er tijdelijke uitval plaatsvond, maakte het team bewust de keuze om de optimalisatieplannen op een lager pitje te zetten, zodat de kernactiviteiten konden doorgaan. Echter zat hen dat toch niet helemaal lekker.

Case OOZ
Geoptimaliseerd HR2day-platform voor eigenaarschap

Eigenaarschap is één van de drie pijlers waarop wij bij OOZ bouwen aan goed onderwijs. We geven medewerkers de ruimte, maar verwachten ook dat zij verantwoordelijkheid nemen. Ook als het gaat om HR-zaken, zoals het registreren van een verzuimmelding of het doorgeven van een mutatie. Met een goede ondersteuning van Merces hebben wij ons HR2day-platform zo ingericht dat deze het eigenaarschap van eenieder maximaal faciliteert.

Tessa van Belle
, OOZ

Aanpak en resultaten

Met de terugkeer van Jones als werkplekondersteuning kwam er op de afdeling weer ruimte vrij om de eerder onderbroken optimalisatieplannen op te pakken. Hierdoor verschoof de focus van Erik naar het uitvoeren van diverse optimalisatieprojecten zoals het implementeren van nieuwe functionaliteiten, het verder inrichten van processen en aanpassingen op basis van wijzigende wet- en regelgeving en nieuwe HR-regelingen.

Erik ondersteunde daarnaast bij de doorontwikkeling van de selfserviceomgeving en de optimalisatie van processen en functioneel beheer. Dit omvatte onder andere het inbouwen van slimmigheden, het koppelen van processen aan tekstblokken en documenten, en het bouwen van rapportages. Tenslotte dacht Erik ook mee in de plannen voor nieuw beleid en de implicaties daarvan voor de personeel- en salarisadministratie.

Case OOZ

Al met al heeft de ondersteuning van Erik eraan bijgedragen dat OOZ in een periode van slechts 2 jaar een aanzienlijke efficiëntieslag heeft kunnen maken. Kort voor de afsluiting van zijn optimalisatieproject deelde OOZ mee dat er een nieuwe medewerker in het team zou starten, wat een positief vooruitzicht biedt voor de verdere ontwikkeling van de afdeling! Erik kijkt in ieder geval met een goed gevoel en tevredenheid terug op zijn tijd bij OOZ en beschreef de afsluiting van zijn opdracht als “een einde van een tijdperk.” Een gebruikelijke bijwerking wanneer onze consultants een opdracht succesvol uitvoeren.

Onze experts

voor deze opdracht
Erik Merces

Erik Bouman

Senior Consultant PSA

Jones Merces

Jones Manuhuwa

Senior Consultant PSA

Ook samen met Merces aan de slag?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance, waardoor jij je kunt concentreren op het belangrijkste: het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen!

Liever even bellen?

Maikel Merces

Maikel van den Bosch

Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!

Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.

Februari tips

Februari Tips!

Maandelijks delen onze consultants hun beste tips voor de komende periode.  De naam ‘februari’ is afgeleid van het Latijnse werkwoord…
Change management HR

Change management bij de implementatie van AFAS

Het overstappen naar nieuwe software brengt niet alleen technische veranderingen met zich mee. Om het personeel mee te krijgen is...

HR beleid toekomstbestendig

Januari Tips!

Maandelijks delen onze consultants hun beste tips voor de komende periode. In deze editie lees je alle tips en tricks...