AO/IB in 2026: waarom klassieke beheersing niet meer aansluit bij de onderwijspraktijk

Onze consultants zien dat de verantwoordings- en auditdruk de afgelopen jaren verder  is toegenomen. Rechtmatigheid, subsidieverantwoording en interne beheersing zijn explicieter en scherper geworden. Ook wordt zichtbaar dat beschrijvende AO/IB weinig bescherming biedt wanneer processen in de praktijk anders verlopen dan op papier. De kern van beheersing verschuift daarmee van vastleggen naar aantoonbaar functioneren. 

Een wezenlijk verschil met de eerdere situatie is de toegenomen complexiteit van geldstromen. We zien dat AO/IB traditioneel is ingericht rond de lumpsum maar steeds meer instellingen werken met tijdelijke subsidies en programmafinanciering. Deze middelen kennen eigen voorwaarden en verantwoordingsmomenten. Klassieke AO/IB-modellen houden hier vaak onvoldoende rekening mee, waardoor risico’s rondom toerekening en rechtmatigheid pas laat zichtbaar worden. In 2026 vraagt AO IB om expliciete aandacht voor tijdelijke middelen als apart risicodomein, met bijpassende beheersmaatregelen. Ook de realiteit van personeelskrapte creëert een nieuwe behoefte in AO/IB. Functiescheiding gold lange tijd als een vast uitgangspunt. In de huidige praktijk is die scheiding niet altijd realiseerbaar. De toekomst vraagt om een meer risicogerichte benadering waarin bewust wordt gekozen welke beheersmaatregelen essentieel zijn en waar compensating controls noodzakelijk zijn. AO/IB wordt daarmee minder normerend en meer afwegend, zonder de beheersdoelstellingen los te laten. 

Daarnaast is de rol van systemen fundamenteel veranderd. Waar AO IB vroeger primair bestond uit procesbeschrijvingen, ligt de feitelijke beheersing nu grotendeels besloten in ERP-inrichting, autorisaties en geautomatiseerde controles. Vroeger werd er in AO/IB vooral vastgelegd welke medewerkers facturen controleerden en goedkeurden. Nu is de beheersing geautomatiseerd, facturen worden digitaal ingelezen automatisch gevalideerd en via vaste workflows ter goedkeuring aangeboden bij bevoegde budgethouders. Systemen controleren op autorisaties, dubbele facturen en afwijkingen. In 2026 is AO IB zonder IT-perspectief niet meer volwaardig. Dat vraagt van Finance inzicht in systeemlogica en de samenhang tussen processen en applicaties, in plaats van uitsluitend focus op papier en procedures. 

Tot slot is de bestuurlijke vraag verschoven. Besturen willen niet alleen achteraf zekerheid, maar tussentijds inzicht in risico’s en afwijkingen. AO/IB krijgt daarmee een signalerende functie die ondersteuning biedt aan sturing. Dat vraagt om beheersmaatregelen die informatie opleveren tijdens het jaar en niet uitsluitend bij de jaarafsluiting. 

De hernieuwde inhoud van AO IB in 2026 laat zich daarmee kernachtig samenvatten: minder beschrijven, meer richten op risico’s, systemen en actuele praktijk. AO/IB blijft een essentieel instrument als het meebeweegt met de onderwijsrealiteit en wordt ingezet als dynamisch onderdeel van in control zijn.