PSA tip: Controleer op afwijkende afspraken bij de uitbetaling van vakantiegeld

Mei is traditioneel de maand waarin vakantiegeld wordt uitbetaald. Voor medewerkers een welkom extraatje, voor de PSA-afdeling een belangrijk ijkpunt. Juist rond dit moment is het essentieel om te controleren of de afspraken over de vakantiegelduitbetaling correct zijn ingericht en toegepast.

Niet elke medewerker valt namelijk onder dezelfde regeling. Denk aan verschillende cao’s, individuele arbeidsvoorwaarden of uitzonderlijke afspraken voor specifieke functies of contractvormen. Een fout in de verwerking kan leiden tot herstelbetalingen, looncorrecties en vragen van medewerkers — allemaal zaken die je liever voorkomt.

Wat als er afwijkende afspraken zijn?

Afwijkende afspraken komen vaker voor dan je denkt. Bijvoorbeeld:

Een medewerker ontvangt zijn vakantiegeld gespreid per maand.
Binnen de cao is een ander uitbetalingsmoment afgesproken dan in mei.
Een individueel contract bevat een afwijkend percentage van de standaard 8%.
Deze afspraken moeten goed zijn vastgelegd én correct zijn opgenomen in het salarissysteem. Een kleine afwijking kan al grote gevolgen hebben voor het nettobedrag op de loonstrook.

Wat betekent dit voor de salarisadministratie?

De salarisadministratie moet tijdig controleren:

Of het opgebouwde vakantiegeld klopt.
Of het juiste bedrag op het juiste moment wordt uitbetaald.
Of medewerkers met bijzondere situaties, zoals uitdiensttreding of langdurig verlof, op de juiste manier worden meegenomen.

Kloppen deze onderdelen niet? Dan loop je het risico op dubbele handelingen, tijdrovende correcties en een lagere tevredenheid onder medewerkers.

Waarom is dit belangrijk?

Vertrouwen: Vakantiegeld is een belangrijk moment voor medewerkers. Als dit correct verloopt, straalt dat betrouwbaarheid uit.
Voorkomt herstelwerk: Fouten bij de uitbetaling kunnen leiden tot extra werk, frustratie en onnodige administratie achteraf.
Compliance: Afwijkende afspraken vallen vaak onder cao- of contractverplichtingen. Correcte verwerking is essentieel voor naleving.

Door ruim op tijd te controleren of alles goed staat ingericht, maak je het verschil als PSA’er. Je zorgt ervoor dat medewerkers krijgen waar ze recht op hebben – op het juiste moment en zonder verrassingen.

HR tips: Werk aan teambuilding!

De lente is een tijd van groei en vernieuwing, en mei is het perfecte moment om te investeren in teambuildingactiviteiten. Goede samenwerking en een positieve sfeer binnen teams versterken niet alleen de betrokkenheid, maar zorgen ook voor een hogere productiviteit en werkplezier.

Kies de juiste activiteit

Plan een buitenactiviteit: gebruik het mooie weer om een wandeltocht, picknick of sportief evenement te organiseren. Dit zorgt voor ontspanning en versterkt informele verbindingen.
Kies een inhoudelijke workshop: werk aan communicatiestijlen, teamrollen of conflictmanagement om de samenwerking op de werkvloer te verbeteren.

Maak het persoonlijk en betekenisvol

Zorg dat de activiteit aansluit bij de behoeften en interesses van je team. Dit kan variëren van een creatieve sessie tot een gezamenlijke bijdrage aan een goed doel.
Laat ruimte voor reflectie: bespreek na de activiteit wat goed ging en hoe dit vertaald kan worden naar het dagelijkse werk.

Focus op samenwerking

Organiseer een uitdaging waarbij teamleden moeten samenwerken om een doel te bereiken, zoals een escape room of een gezamenlijke projectopdracht.
Stimuleer communicatie en verbinding door opdrachten waarbij teamleden elkaar beter leren kennen of vaardigheden delen.

Versterk de langetermijnimpact

Gebruik de activiteit als startpunt voor doorlopende teamontwikkeling. Bespreek hoe jullie elkaar kunnen ondersteunen en welke gezamenlijke doelen jullie willen bereiken.
Plan vervolgacties om de opgedane inzichten in praktijk te brengen, zoals maandelijkse teammomenten of reflecties.

Combineer plezier met strategie

Maak van de gelegenheid gebruik om niet alleen te ontspannen, maar ook strategisch vooruit te kijken. Laat het team gezamenlijk brainstormen over nieuwe ideeën of verbeteringen in de organisatie.

Door in mei te focussen op teambuilding, investeer je niet alleen in het welzijn van je medewerkers, maar ook in de kracht van je organisatie. Een sterk team legt de basis voor succes op zowel korte als lange termijn.

FA tip: Stel de aansluiting vast met de loonjournaalpost

Rond de uitbetaling van het vakantiegeld is het belangrijk om ook vanuit Finance scherp te zijn op een correcte verwerking. De reservering voor vakantie-uitkering wordt het hele jaar opgebouwd en valt in mei (of het afgesproken moment van uitbetaling) in één keer vrij. Juist dat moment is cruciaal voor de aansluiting met de loonjournaalpost.

Is die reservering niet goed afgewikkeld? Dan ontstaan er onbalansen op de balans, kloppen je loonkosten niet en moet je tijd steken in correcties — vaak pas aan het eind van het jaar. Door dit nu goed vast te stellen, voorkom je problemen later in het boekjaar.

Wat moet je controleren?

De reservering vakantie-uitkering wordt doorgaans geboekt op een tussenrekening of voorziening. In mei, bij de uitbetaling van het vakantiegeld, hoort deze post op nul uit te komen. Let hierbij op:

Is het volledige opgebouwde bedrag correct vrijgevallen?
Is het juiste bedrag geboekt als loonkosten?
Zijn er geen verschillen tussen de administratie van HR/PSA en de financiële boekhouding?

Signaleer je restbedragen of onverklaarbare verschillen? Dan is dit het moment om dat uit te zoeken en af te wikkelen.

Wat betekent dit voor de financiële administratie?

Je voorkomt verschillen tussen HR- en financiële administratie die later bij de jaarrekening boven water komen.
Je houdt controle over je balansposities en loonkosten.
Je zorgt voor een kloppende aansluiting tussen de journaalposten uit het salarissysteem en de grootboekadministratie.

Waarom is dit belangrijk?

Correcte boekhouding: De vakantiegelduitbetaling heeft direct impact op meerdere grootboekrekeningen. Een goede aansluiting voorkomt uitloop in de jaarafsluiting.
Tijdswinst: Vroege signalering voorkomt dat dit pas bij de jaarcontrole of accountantscontrole aan het licht komt.
Inzicht: Door deze aansluiting actief te monitoren, houd je grip op de financiële gezondheid van de organisatie en werk je proactief aan een betrouwbare administratie.

Een kleine controle nu voorkomt groot herstelwerk later. Door deze stap in mei goed uit te voeren, draag je als FA’er direct bij aan een solide en transparante administratie.

Kennismaken?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR afdeling. Zo kan jij je concentreren op de zaken die er voor jouw organisatie toe doen. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen!