PSA tip: Breng tijdelijke contracten in kaart i.v.m. de aanzegverplichting

In maart is het belangrijk om een overzicht te maken van alle lopende tijdelijke contracten binnen de organisatie. Dit helpt bij het tijdig voldoen aan de aanzegverplichting en voorkomt mogelijke juridische en financiële gevolgen.

Wat is de aanzegverplichting?

De aanzegverplichting houdt in dat je als werkgever verplicht bent om medewerkers met een tijdelijk contract van 6 maanden of langer minimaal 1 maand vóór het einde van hun contract schriftelijk te informeren over:

Wel of geen verlenging van het contract
De voorwaarden van een eventuele verlenging

Als je deze verplichting niet nakomt, moet je een boete betalen ter hoogte van één maand salaris (of een deel daarvan, afhankelijk van de vertraging).

Stappen om aan de aanzegverplichting te voldoen

1. Maak een overzicht van tijdlijke contracten
Exporteer een lijst uit het HR-systeem (zoals HR2day) met alle tijdelijke contracten die aflopen in de komende 3 maanden. Filter op contracten van 6 maanden of langer, want deze vallen onder de aanzegverplichting.

2. Controleer de cao
Sommige cao’s bevatten specifieke regels over contractverlengingen, aanzegtermijnen of uitzonderingen. Controleer daarom altijd de geldende cao-afspraken binnen jouw sector.

3. Communicatie voorbereiden
Stel standaardbrieven op voor zowel verlengingen als beëindigingen van contracten. Zorg dat deze uiterlijk één maand voor het contract afloopt worden verstuurd. Bevestig de aanzegging schriftelijk (via e-mail of aangetekende brief) en zorg voor een bewijs van ontvangst.

4. Registreer de aanzegging
Houd in het systeem bij wanneer de aanzegging is verstuurd en bewaar een kopie van de communicatie. Zo weet je zeker dat alles goed is afgehandeld!

Waarom is dit belangrijk?

Voorkomen van boetes: Het niet nakomen van de aanzegverplichting kan leiden tot extra kosten.
Duidelijkheid voor medewerkers: Tijdige communicatie voorkomt onzekerheid bij medewerkers over hun toekomst binnen de organisatie.
Compliance: Door deze verplichting na te leven, voldoe je aan de wettelijke vereisten en eventuele cao-regels.

HR tips: Werken aan ontwikkeling

In maart begint de lente, en dat is een mooi symbool voor groei. Een goed moment om binnen je organisatie aandacht te besteden aan de ontwikkeling van medewerkers en teams. Het thema ‘groei’ kan op verschillende manieren worden toegepast om betrokkenheid, prestaties en werkplezier te vergroten.

Persoonlijke ontwikkeling stimuleren

Ontwikkelgesprekken: Plan gesprekken met medewerkers om persoonlijke doelen en ontwikkelingswensen te bespreken. Wat willen zij dit jaar leren of bereiken?
Ontwikkeling op maat: Introduceer nieuwe opleidingsmogelijkheden, zoals cursussen, workshops of coaching, passend bij de ontwikkeldoelen van je medewerkers.

Teamgroei bevorderen

Organiseer een teamsessie waarin doelen, samenwerking en communicatie binnen teams worden versterkt. Gebruik de metafoor van de lente: wat kan bloeien en wat moet nog worden geplant?
Moedig teams aan om samen te werken aan een innovatief project of een probleem dat creativiteit en samenwerking vereist.

Loopbaanpaden opnieuw bekijken

Herzie interne doorgroeimogelijkheden en communiceer deze duidelijk aan je medewerkers. Wat zijn de stappen die zij kunnen zetten binnen jouw organisatie?
Zet een mentorprogramma op waarbij meer ervaren medewerkers hun kennis en ervaring delen met collega’s.

Focus op nieuwe energie

Creëer frisse werkplekken: organiseer een gezamenlijke opruimactie of herinrichting van ruimtes om letterlijk en figuurlijk ruimte te maken voor groei.
Zet activiteiten op die medewerkers inspireren, zoals een gastspreker, een inspiratiesessie of een brainstorm over de toekomst van het team of de organisatie.

Door maart in het teken van groei te zetten, geef je medewerkers en teams een positieve prikkel voor de rest van het jaar. Groeiende medewerkers zorgen immers voor een bloeiende organisatie!

FA tip: Controleer tussenrekeningen en wikkel deze af

Het is essentieel om regelmatig de saldi van de tussenrekeningen te controleren. Tussenrekeningen worden vaak gebruikt om tijdelijke boekingen vast te leggen voordat ze definitief worden toegewezen aan de juiste grootboekrekeningen. Denk daarbij aan te betalen bedragen, te ontvangen bedragen of tussenrekeningen voor de btw.

Het niet afhandelen van verouderde of onterecht geboekte posten kan leiden tot een onnauwkeurige balans en misverstanden in de financiële rapportages. Dit geldt vooral bij het opstellen van maand- en jaarafsluitingen, dus het is belangrijk om deze posten regelmatig te controleren en af te wikkelen.

Stappen om de saldi van de tussenrekeningen te controleren

Controleer de volledigheid van boekingen: Controleer of alle boekingen, zoals loonjournaalposten, kosten en opbrengsten, correct en volledig zijn verwerkt tot en met december. Zorg dat openstaande posten, zoals declaraties of correcties van het voorgaande jaar, zijn bijgewerkt.
Sluit de perioden in het systeem: Log in op het financiële systeem (bijvoorbeeld AFAS of een ander gebruikt pakket) en ga naar de module voor periodebeheer. Sluit de maanden januari t/m december van het voorgaande jaar af.
Communiceer naar relevante afdelingen: Informeer andere afdelingen dat perioden zijn afgesloten en dat er geen wijzigingen meer mogen worden aangebracht in de cijfers van het voorgaande jaar. Geef een duidelijke deadline door voor het aanleveren van ontbrekende informatie vóór het afsluiten. Zo houd je alles binnen jouw controle.
Bevestig de afsluiting: Noteer de datum en het tijdstip van afsluiting. Zorg dat alle betrokkenen (zoals Finance, HR en de auditor) weten dat de administratie definitief is afgesloten.

Waarom is het controleren en afwikkelen zo belangrijk?

Accurate financiële rapportage
Onvolledige of verouderde posten kunnen de uiteindelijke cijfers verstoren, wat leidt tot een onjuiste financiële verslaglegging.
Beter cashflowbeheer
Door tussenrekeningen tijdig af te wikkelen, krijg je een beter overzicht van de werkelijke financiële situatie van het bedrijf.
Compliance en verslaglegging
Het regelmatig controleren en afwikkelen van tussenrekeningen draagt bij aan een transparant financieel beheer en voldoet aan interne controlevereisten.

Kennismaken?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR afdeling. Zo kan jij je concentreren op de zaken die er voor jouw organisatie toe doen. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen!