PSA Tips: Controleer het jaarinkomen voor ABP en zorg voor een juiste 'knip' in HR2day

Aan het einde van het kalenderjaar is het belangrijk om het jaarinkomen van je medewerkers te controleren ten behoeve van de ABP-pensioenopgave. Gebruik hiervoor een specifiek rapport in HR2day om te verifiëren of alle inkomensgegevens correct zijn geregistreerd.

Wat betekent de 'knip' in HR2day?

De ‘knip’ verwijst naar een onderbreking of splitsing in de salarisgegevens binnen HR2day. Dit is essentieel wanneer er tijdens het jaar wijzigingen zijn geweest in het dienstverband van een medewerker, zoals:

Wijziging in arbeidsomvang: Bijvoorbeeld van fulltime naar parttime of vice versa.
Salariswijzigingen: Bij promoties, demoties of periodieke verhogingen.
Functiewijzigingen: Als een medewerker een andere functie binnen de organisatie gaat vervullen.
In- en uitdiensttreding binnen hetzelfde jaar.

Door een correcte ‘knip’ aan te brengen, zorg je ervoor dat het inkomen voor en na de wijziging apart wordt geregistreerd. Dit is cruciaal voor een accurate berekening van pensioenpremies en -rechten door het ABP.

Stappen om te controleren

Rapport genereren: Maak in HR2day een jaarinkomenrapport voor alle medewerkers die onder het ABP vallen.
Gegevens controleren: Bekijk per medewerker of het jaarinkomen klopt met de werkelijkheid, rekening houdend met eventuele wijzigingen gedurende het jaar.
‘Knip’ verifiëren: Controleer of bij medewerkers met wijzigingen de inkomensgegevens zijn gesplitst vóór en na de verandering.
Bijzonderheden checken: Zorg dat extra’s zoals vakantiegeld, eindejaarsuitkeringen en bonussen correct zijn opgenomen.
Correcties doorvoeren: Pas indien nodig de gegevens aan in HR2day en genereer het rapport opnieuw voor een laatste check.

Waarom is dit belangrijk?

Nauwkeurige pensioenopbouw: Foutieve inkomensgegevens kunnen leiden tot incorrecte pensioenberekeningen, wat nadelig is voor zowel de werkgever als de werknemer.
Compliance: Je voldoet aan de wettelijke verplichtingen en voorkomt mogelijke boetes of naheffingen.
Efficiëntie: Door nu te controleren, voorkom je tijdrovende correcties en administratieve rompslomp in het nieuwe jaar.

Tip: Plan deze controle ruim vóór de afsluiting van het boekjaar, zodat er voldoende tijd is om eventuele fouten te herstellen.

HR Tip: Herzie de strategische personeelsplanning in het licht van verwachte tekorten en verloop

Januari is een ideaal moment om een gedetailleerde analyse te maken van de personeelsbezetting en capaciteitsbehoeften voor het komende jaar, vooral in zorg- en onderwijsinstellingen, waar personeelsverloop en personeelstekorten vaak een probleem zijn. Focus hierbij niet alleen op het huidige personeelsbestand, maar ook op trends zoals vergrijzing, verwachte uitval door burn-out of ziekte, en moeilijk vervulbare vacatures.

Bijvoorbeeld, voor zorginstellingen is het cruciaal om rekening te houden met de beschikbaarheid van gekwalificeerd zorgpersoneel en het groeiende probleem van personeelstekorten. Hetzelfde geldt voor het onderwijs, waar steeds vaker vacatures moeilijk in te vullen zijn door een tekort aan leerkrachten. Door vroeg in het jaar een prognose te maken van mogelijke gaten in de bezetting, kun je tijdig actie ondernemen.

Denk hierbij aan het inzetten van flexibele arbeidskrachten of het opzetten van strategische wervingscampagnes die inspelen op tekorten in specifieke functies of afdelingen. Daarnaast kun je overwegen om de interne mobiliteit te bevorderen. Dit houdt in dat je medewerkers stimuleert om door te groeien naar andere functies binnen de organisatie. Bijvoorbeeld, een onderwijsondersteuner kan via interne scholing opgeleid worden tot leraar, of een zorgassistent kan doorgroeien naar een verpleegkundige rol.

Ook kan een gericht retentieprogramma helpen, vooral voor functies die moeilijk vervulbaar zijn. Bijvoorbeeld, door medewerkers extra ontwikkelingsmogelijkheden of flexibele werktijden aan te bieden, kunnen ze gemotiveerd blijven en minder snel uitvallen. Een uitgebreide analyse in januari stelt je in staat om een gericht actieplan te maken voor de rest van het jaar.

Deze strategische aanpak biedt zorg- en onderwijsinstellingen de kans om beter in te spelen op personeelsuitdagingen, die de operationele continuïteit kunnen beïnvloeden.

FA tip: Denk aan de voortgezette controle na afloop van het kalenderjaar

De afsluiting van het kalenderjaar is hét moment om kritisch te kijken naar je financiële administratie. Controleer of alle inkoopfacturen, declaraties en andere boekingen in het juiste verslagjaar zijn opgenomen. Dit voorkomt fouten in je jaarrekening en zorgt dat je voldoet aan de wet- en regelgeving.
Let daarbij ook op het volgende:

Openstaande verplichtingen: Zijn alle verplichtingen die betrekking hebben op het afgesloten boekjaar goed verwerkt?
Correctieboekingen: Controleer of correcties die in januari zijn doorgevoerd wel in het juiste jaar zijn geboekt.
Aansluiting balansposten: Check of grootboekrekeningen, zoals crediteuren en debiteuren, aansluiten met de subadministraties.
Accruals en afgrenzingen: Zijn kosten en opbrengsten juist toegerekend aan het juiste boekjaar?

Met een grondige controle voorkom je verrassingen tijdens de accountantscontrole en creëer je een stevige basis voor een nieuwe financiële planning.

Kennismaken?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR afdeling. Zo kan jij je concentreren op de zaken die er voor jouw organisatie toe doen. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen!