5 min | 12 december | Maikel

De digitale transformatie is in volle gang, en ook binnen onderwijs- en zorginstellingen wordt de overstap naar een modern ERP-systeem steeds belangrijker. Met AFAS haal je niet alleen een krachtige softwareoplossing in huis, maar ook een instrument dat processen vereenvoudigt en medewerkers ontzorgt. Of het nu gaat om HR, PSA, of financiële administratie, het succes van deze transformatie hangt af van een zorgvuldige implementatie. Bij Merces zijn we jouw partner in deze transformatie. We combineren technische kennis met jarenlange ervaring in jouw sector, zodat de implementatie van AFAS niet alleen succesvol, maar ook toekomstbestendig is.

Overstappen naar een nieuw ERP-systeem voor jouw organisatie

Misschien ben je aan het overwegen om over te stappen op een nieuw ERP-systeem. Bij Merces werken we als AFAS implementatiepartner, omdat het systeem talloze voordelen biedt voor onderwijs- en zorginstellingen die hun processen willen moderniseren. Met één geïntegreerd systeem worden tijdrovende handmatige taken vervangen door slimme automatiseringen. Denk aan het digitaal afhandelen van personeelsdossiers, het stroomlijnen van salarisadministratie of het genereren van real-time financiële rapportages.

Maar een ERP-systeem is meer dan een technische oplossing. Het legt de basis voor betere samenwerking, meer inzicht en strategische beslissingen. De overstap naar AFAS is echter een intensief traject, van het overzetten van bestanden en documenten tot het integreren van het systeem bij jouw medewerkers. Hierin is begeleiding van een ervaren partner essentieel. Bij Merces zorgen we ervoor dat AFAS naadloos aansluit op de behoeften van jouw organisatie, zodat je het maximale uit de investering haalt.

Een succesvolle implementatie voor jouw organisatie

Een succesvolle implementatie begint bij met een helder stappenplan en het begrijpen van jouw unieke situatie. Geen twee organisaties zijn hetzelfde, en dat geldt ook voor de behoeften van jouw organisatie. Van begin tot eind begeleiden we je bij alle essentiële stappen:

Analyse en advies
Implementatie
Integratie
Livegang
Blijvende ondersteuning

Bij Merces zorgen we ervoor dat elke stap goed op elkaar aansluit. Door duidelijke communicatie en een persoonlijke aanpak wordt de implementatie van AFAS een geslaagd traject dat jouw organisatie écht verder helpt.

Analyse en advies

Bij Merces begint elk traject met een grondige analyse van jouw organisatie. Samen bekijken we welke processen efficiënter kunnen en waar de grootste verbeterkansen liggen. Het doel? Een helder beeld van jouw huidige situatie en een concrete route naar een optimale inrichting met AFAS. Onze specialisten onderzoeken”

Procesanalyse: Welke processen kunnen we optimaliseren, waar zitten de knelpunten en hoe lossen we deze op?
Strategisch advies: Welke functionaliteiten van AFAS sluiten het beste aan bij jouw behoeften?
Betrokkenheid creëren: Hoe zorgen we dat jouw team klaar is voor deze verandering?

Door vanaf het begin samen te werken en te communiceren, leggen we een stevige basis voor een succesvolle implementatie. Deze analysefase zorgt ervoor dat AFAS niet alleen een technisch hulpmiddel wordt, maar een echte aanwinst voor jouw organisatie.

Implementatie

De implementatiefase is waar ideeën werkelijkheid worden. Bij Merces zorgen we ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is, zodat AFAS optimaal functioneert binnen jouw organisatie.

Inrichting op maat: Hoe wordt AFAS specifiek afgestemd op jouw processen?
Testen en optimaliseren: Hoe zorgen we ervoor dat het systeem perfect werkt vóór livegang?
Training en begeleiding: Hoe maken we jouw medewerkers klaar om met AFAS te werken?

Door duidelijke stappen en continue communicatie blijft iedereen betrokken. Onze pragmatische aanpak maakt van de implementatie geen ingewikkeld project, maar een logisch en overzichtelijk proces.

Integratie

Bij het integreren van AFAS zorgen we ervoor dat het systeem naadloos aansluit op jouw dagelijkse werkwijze. Dit doen we door grondig te kijken naar de interactie tussen AFAS en bestaande systemen en processen. Een nieuwe tool kan pas echt impact maken als het goed geïntegreerd is in de bestaande processen én jouw mensen ook weten hoe ze ermee om moeten gaan. We kijken bijvoorbeeld naar:

Systeemkoppelingen: Welke tools en systemen moeten samenwerken met AFAS?
Procesaanpassing: Hoe zorgen we dat de werkprocessen aansluiten op het nieuwe systeem?
Teamondersteuning: Hoe ondersteunen we jouw team tijdens deze integratie?

Onze focus ligt op een soepele overgang waarbij AFAS volledig geïntegreerd wordt in jouw organisatie. Dit zorgt ervoor dat het systeem niet alleen draait, maar ook waarde toevoegt aan jouw werkprocessen. Het doel? Zorgen dat alles naadloos samenwerkt, zodat jouw team zich kan richten op waar ze écht goed in zijn: mensen helpen en ondersteunen.

Livegang

De livegang is hét moment waarop alles samenkomt. Met Merces als partner wordt dit een gecontroleerd en stressvrij proces. Onze experts staan klaar om direct ondersteuning te bieden, zodat eventuele obstakels snel opgelost worden. Daarnaast zorgen we voor een uitgebreide overdracht, zodat jouw medewerkers precies weten hoe ze het nieuwe systeem optimaal kunnen gebruiken. De livegang is geen eindpunt, maar een nieuwe start voor jouw organisatie.

Blijvende ondersteuning

Bij Merces stopt onze betrokkenheid niet na de livegang. Wij zorgen ervoor dat AFAS zich blijft aanpassen aan jouw groeiende behoeften en veranderende processen.

Technische ondersteuning: Voor hulp bij vragen of updates.
Updates en nieuwe functionaliteiten: Hoe blijf je profiteren van de nieuwste mogelijkheden van AFAS?
Continu leren en ontwikkelen: Hoe helpen we jouw team om steeds efficiënter te werken?

Met onze blijvende ondersteuning zorgen we dat jouw investering in AFAS niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst optimaal rendeert.

Waar moet je rekening mee houden?

Bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem zoals AFAS zijn er verschillende factoren waar je rekening mee moet houden om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Allereerst is het belangrijk om te realiseren dat een succesvolle implementatie tijd kost. Het is geen kwestie van simpelweg software installeren; het gaat om het integreren van een systeem in de dagelijkse werkprocessen van jouw organisatie. Dit betekent dat er ruimte moet zijn voor grondige analyses, trainingen, testen en, niet te vergeten, het betrekken van je medewerkers.

Daarnaast is het cruciaal om van tevoren helder te hebben welke doelen je wilt bereiken met de implementatie. Wat wil je verbeteren? Welke processen willen we stroomlijnen? Hoe ziet succes eruit voor jouw organisatie? Hoe beter je deze vragen beantwoordt, hoe gerichter de implementatie kan worden uitgevoerd.

Ten slotte moet je ook rekening houden met de mogelijke weerstand die veranderingen soms kunnen oproepen. Het aanpassen aan een nieuw systeem kan in het begin als een uitdaging aanvoelen voor medewerkers. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin duidelijke communicatie en begeleiding te bieden, zodat iedereen zich gesteund voelt tijdens de transitie. Bij Merces helpen we je deze uitdagingen te overwinnen, zodat je met vertrouwen kunt doorgaan naar de volgende fase van digitalisering.

Benieuwd naar wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Bij Merces krijg je niet alleen de technische expertise om AFAS succesvol te implementeren, maar ook een partner die begrijpt wat er speelt in de zorg- en onderwijssector. Onze aanpak is persoonlijk, gericht op jouw specifieke behoeften en altijd met het oog op resultaat. Van de eerste analyse tot en met blijvende ondersteuning na de livegang, we staan je bij in elke fase van het proces.

Wij zorgen ervoor dat AFAS niet alleen technisch goed functioneert, maar daadwerkelijk waarde toevoegt aan jouw organisatie. En zelfs na de livegang blijven we betrokken, met continue ondersteuning en optimalisatie. Benieuwd naar wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en ontdek hoe we samen de digitalisering van jouw processen kunnen versnellen.

Ook samen met Merces aan de slag?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance, waardoor jij je kunt concentreren op het belangrijkste: het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen!