functioneel beheer vs optimalisatieproject

Functioneel beheer of optimalisatieproject?

5 min  |   13 mei   |  Maikel

Je hebt als organisatie geïnvesteerd in AFAS – en terecht. Het platform biedt krachtige mogelijkheden voor het automatiseren van HR-, payroll- en financiële processen. Maar hoe zorg je ervoor dat je AFAS-omgeving niet alleen werkt, maar ook écht bijdraagt aan de ambities van je organisatie? Bij Merces maken we onderscheid tussen twee vormen van ondersteuning: functioneel beheer en optimalisatieprojecten. Ze versterken elkaar, maar hebben ieder een eigen doel en aanpak.

De kracht van goed functioneel beheer

Functioneel beheer is de ruggengraat van een stabiele AFAS-omgeving. Het gaat hier om de dagelijkse aandacht die nodig is om het systeem soepel te laten draaien en aan te laten sluiten op de processen in jouw organisatie. Bij Merces doen we dit in de vorm van een abonnement: voorspelbaar, toegankelijk en afgestemd op jouw wensen.

Binnen het abonnement neemt Merces structureel werk uit handen: van het onderhouden van de inrichting tot het doorvoeren van updates uit AFAS-releases en het beheren van autorisatiemodellen. Onze AFAS-beheerders vormen een vast aanspreekpunt binnen jouw organisatie en zorgen ervoor dat de inrichting up-to-date blijft. Ze functioneren als verlengstuk van je eigen team en stemmen nauw af met jouw key-users.

Dit is geen eenmalige actie, maar een continu proces. Tijdens maandelijkse beheer overleggen bespreken we de status, de nieuwste functionaliteiten en kansen voor verfijning. Zo blijf je als organisatie in control – zonder dat je team wordt belast met technisch uitzoekwerk of tijdrovend beheer.

functioneel beheer vs optimalisatieproject

Optimalisatie: als je méér uit AFAS wilt halen

Toch is er een grens aan wat met beheer alleen bereikt kan worden. Veel organisaties gebruiken slechts een fractie van de mogelijkheden die AFAS biedt. Optimalisatieprojecten zijn bedoeld om die potentie wél volledig te benutten en gaan daarmee een stap verder dan het beheer. Denk aan het opnieuw inrichten van processen, het activeren van ongebruikte modules, of het opzetten van heldere dashboards die real-time inzicht geven.

In tegenstelling tot het cyclische karakter van functioneel beheer, pakken we optimalisaties projectmatig aan. Dat betekent: we starten met een QuickScan of intake, stellen samen een plan van aanpak op en gaan daarna gericht aan de slag met het (her)inrichten van de omgeving. Testen, kennisoverdracht en ondersteuning bij livegang maken daar standaard onderdeel van uit.

Optimalisatieprojecten zijn altijd verbonden met jouw strategische koers. Wat zijn je ambities? Welke processen gaan stroef en kunnen sneller, slimmer of volledig geautomatiseerd? Wat wil je dat medewerkers zien, doen of juist níet meer hoeven doen? Door daar samen scherp op te zijn, leveren we maatwerk dat echt verschil maakt.

De verschillen in één overzicht

AspectFunctioneel BeheerOptimalisatieproject
DoelStabiliteit, continuïteit en onderhoud van de bestaande configuratieVernieuwing, uitbreiding en afstemming van inrichting de op strategische doelen
AanpakDoorlopend via abonnementTijdelijk en projectmatig, met duidelijke fases
InhoudDagelijks beheer, testen van updates, kleine aanpassingen om de applicatie werkend te houdenHerinrichting, nieuwe functionaliteiten, nieuwe automatisering en dashboards
SamenwerkingCommunicatie via ServiceDesk applicatie, aangevuld met maandelijkse afstemming met vaste beheerderIntensieve projectbegeleiding tussen projectmanager en consultant van Merces en key-users bij de klant
KostenmodelVaste maandelijkse vergoeding voor urenbeschikbaarheidOfferte per project of optimalisatieroute
FocusgebiedWerking van bestaande inrichting waarborgenWerking van bestaande inrichting waarborgen
functioneel beheer vs optimalisatie

Waarom kiezen voor Merces?

Bij Merces combineren we technische expertise met een diepgaand begrip van jouw sector. Of je nu actief bent in het onderwijs, de zorg of het mkb: wij begrijpen de processen achter je inrichting én weten hoe je AFAS daarop afstemt. Dankzij onze ervaring bij tientallen organisaties herkennen we snel waar ruimte zit voor verbetering – én hoe je dat efficiënt aanpakt.

We geloven niet in one-size-fits-all, maar in oplossingen die echt passen. Soms is dat een robuuste beheerafspraak, soms een intensief optimalisatieproject. En vaak: een combinatie van beide.

Tijd om te kiezen wat jouw AFAS nodig heeft

Blijft je omgeving hangen in onderhoud, of is het tijd voor een volgende stap? Wil je vooral rust en continuïteit, of wil je juist vooruit met digitalisering? Wat je situatie ook is – wij helpen je graag verder.

Plan nu een kennismaking afspraak of boek direct een QuickScan-sessie met een van onze AFAS-specialisten en ontdek hoe jouw AFAS-omgeving beter kan presteren.

Liever even bellen?

Maikel Merces

Maikel van den Bosch

Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!

Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.

Maikel Merces

Over Maikel

Als Commercieel Manager heeft Maikel alles al een keer meegemaakt en zal hij jouw organisatie voorzien van de beste oplossingen. Meer weten over Maikel en de rest van onze collega’s?

Andere interessante artikelen

Marketing medewerker

Wat kost het om géén functioneel beheer te hebben?

Functioneel beheer voelt soms als een extraatje – handig, maar niet noodzakelijk. De software werkt, collega’s weten zich voorlopig wel...

TMA-Anne

Inzicht in talent zonder aannames: hoe TMA organisaties helpt bij strategische personeelskeuzes

In een krappe arbeidsmarkt waarin behoud, ontwikkeling én inzetbaarheid van medewerkers centraal staan, is het cruciaal om voorbij te gaan...

functioneel beheer hr2day

Van talent hebben naar talent zijn: de kunst van strategisch talentmanagement

In een krappe arbeidsmarkt waarin behoud, ontwikkeling én inzetbaarheid van medewerkers centraal staan, is het cruciaal om voorbij te gaan...