We horen je denken: “Fijn om de formatie af te vinken, door naar het volgende!”

5 min | 08 juni | Jurriaan Zwart

Het is een horror scenario: geen docent beschikbaar, klassen naar huis sturen en na eindeloos puzzelen nog steeds te weinig inzetbare uren. Dat proberen we allemaal te voorkomen door vooraf de personeelsformatie vast te leggen. Voor veel schoolorganisaties komt de formatie voor schooljaar 2026/2027 in deze periode in de afrondende fase. We horen je denken: “Fijn om de formatie af te vinken, door naar het volgende!” Maar de formatie afronden is wat ons betreft meer dan de taak afvinken en volgend jaar weer opnieuw beginnen. De formatie is een kritiek moment om personele, financiële en organisatorische risico’s zichtbaar te maken.

Wij zien in de markt dat veel HR afdelingen en bestuurders over veel relevante informatie beschikken. Die informatie zit vaak verspreid over verschillende systemen, bestanden en rapportages. Aanstellingen staan in het HR systeem, loonkosten in de financiële administratie, verzuim in een aparte omgeving, vacatures in planningsbestanden en bekostigingsinformatie in de begroting. Zolang die gegevens los van elkaar worden bekeken, ontstaat er wel informatie, maar nog geen samenhangend inzicht.

Een samenhangend inzicht wat ons betreft juist nodig om goede formatieve keuzes te maken. Een formatie kan op papier sluitend zijn, terwijl de onderliggende risico’s nog onvoldoende zichtbaar zijn. Er kan voldoende fte beschikbaar zijn, terwijl een groot deel tijdelijk is ingevuld. De loonkosten kunnen binnen het jaarbudget lijken te passen, terwijl vervangingskosten of wijzigingen in betrekkingsomvang voor druk zorgen. Een team kan voor komend schooljaar rond zijn, terwijl leeftijdsopbouw, mobiliteit of bevoegdheden laten zien dat er op langere termijn kwetsbaarheid ontstaat.

Data als basis voor betere besluitvorming.. Logisch toch?

Onze consultants werken met schoolorganisaties aan het samenbrengen en duiden van data uit HR, payroll, finance en formatieplanning. Daarbij moet je denken aan dashboards met bruikbare stuurinformatie voor HR management, bestuurders, controllers en schoolleiders.

In systemen als AFAS, HR2day en andere HR en salarissystemen ligt vaak al een groot deel van het antwoord besloten. Door deze gegevens te combineren met financiële en formatieve informatie ontstaat inzicht in aanstellingen, betrekkingsomvang, tijdelijke contracten, vervangingen, verzuim, bevoegdheden, functiemix, leeftijdsopbouw, mobiliteit, vacatureruimte, bekostiging en loonkosten.

Als Merces zoeken we actief samenwerking met tools zoals Capisci die data bij elkaar brengen. Zo ben je als organisatie in staat om antwoorden te geven op praktische en bestuurlijke vragen. Waar ontstaan risico’s in de personele bezetting? Welke formatieve ruimte is structureel en welke ruimte is tijdelijk? Hoe verhouden loonkosten zich tot de formatiebegroting? Waar vraagt de bezetting om een gesprek over mobiliteit, ontwikkeling of werving?

Datakwaliteit is geen administratief detail

In onze dienstverlening zien wij regelmatig dat de behoefte aan inzicht groot is, terwijl de onderliggende datakwaliteit aandacht vraagt. Kleine verschillen in registratie kunnen grote gevolgen hebben voor rapportages. Contractsoorten worden niet altijd eenduidig vastgelegd. Vervangingen zijn soms lastig te onderscheiden van structurele inzet. Functiecodes, bevoegdheden of betrekkingsomvang zijn niet altijd actueel. Daardoor kan het beeld van de formatie vervagen.

Datakwaliteit is een voorwaarde voor goed bestuur. Zeker binnen schoolorganisaties, kinderopvang en andere kennisintensieve organisaties waar personeelstekort en financiële druk samenkomen, is betrouwbare stuurinformatie van grote waarde.

Ook voor meerjarenformatieplanning is datakwaliteit bepalend. Wie vooruit wil kijken naar instroom, uitstroom, mobiliteit, bekostiging en loonkosten, heeft een solide basis nodig. Anders ontstaat schijnzekerheid. Met betrouwbare data kan de organisatie realistischer inschatten waar de formatie toekomstbestendig is en waar tijdig actie nodig is.

Ook potentieel hoort bij het formatiegesprek

Formatie gaat vaak over capaciteit, contracten en kosten. Wij zien daarnaast steeds vaker dat organisaties ook het potentieel van medewerkers willen betrekken bij formatieve keuzes. Met instrumenten zoals TMA kan inzicht ontstaan in talenten, drijfveren en ontwikkelpotentieel. Dat helpt bij vraagstukken rond mobiliteit, duurzame inzetbaarheid, teamontwikkeling en opvolging.

Daarmee wordt het formatiegesprek rijker. Het gaat dan niet alleen over de vraag of de juiste mensen op de juiste plek staan, maar ook over hoe medewerkers zich kunnen ontwikkelen binnen de organisatie. In een arbeidsmarkt waarin werving uitdagend blijft, is het benutten en behouden van aanwezig talent minstens zo belangrijk als het invullen van vacatures.

De afronding van de formatie richting schooljaar 2026/2027 is een logisch moment om kritisch te kijken naar de kwaliteit van de beschikbare stuurinformatie. We begrijpen als Merces dat een sluitende formatie de eerste prioriteit heeft. Maar zorg dat jouw organisatie niet elk jaar achter de feiten aan blijft lopen. Een formatie die inzicht geeft in risico’s, financiële effecten en ontwikkelruimte maakt je klaar voor de formatie die bestand is tegen de uitdagingen van deze tijd.

Wij zien dat schoolorganisaties die hun HR, payroll, finance en formatiedata goed verbinden, eerder grip krijgen op de keuzes die voor hen liggen omdat risico’s zichtbaar worden. Daar begint de beweging van jaarlijkse formatiepuzzel naar een doorlopend sturingsinstrument voor goed werkgeverschap, gezonde financiën en continuïteit in de organisatie.

Andere interessante artikelen

Whitepaper Strategische Personeelsplanning: van plan naar praktijk

Whitepaper Strategische Personeelsplanning in het onderwijs. Ontdek hoe je personeelsvraagstukken vertaalt naar concrete keuzes en toekomstgericht beleid.

...

Lees meer