HR tips: Focus op vitaliteit en werkplezier

De naam ‘februari’ is afgeleid van het Latijnse werkwoord februare, dat ‘reinigen’ betekent. Dit maakt februari het perfecte moment om te focussen op vitaliteit, werkplezier en motivatie. Na de donkere wintermaanden kan een frisse, energieke start een wereld van verschil maken.

Herstart met vitaliteit

Organiseer een vitaliteitsweek: bied workshops aan over voeding, beweging of mindfulness.
Start een uitdaging, zoals een ‘10.000 stappen’-competitie of een gezamenlijke wandelpauze, om medewerkers letterlijk in beweging te krijgen.

Stimuleer werkplezier

Introduceer verrassende initiatieven, zoals een random acts of kindness-dag, waarbij collega’s elkaar complimenten geven of kleine attenties uitdelen.
Zet een ‘succes muur’ op (digitaal of fysiek) waar medewerkers positieve ervaringen of successen kunnen delen.

Motivatie in focus

Houd korte, informele check-ins met medewerkers om te vragen waar zij op dit moment energie van krijgen en waar ze tegenaan lopen.
Start met een ‘persoonlijke groei-moment‘. Stimuleer iedereen om een klein, haalbaar ontwikkeldoel te kiezen dat hen motiveert.

Energieboost voor teams

Organiseer een ontspannen teamactiviteit, zoals een gezamenlijke lunch, een spelmiddag of een inspirerende workshop.
Creëer ruimte voor humor en luchtigheid op de werkvloer, bijvoorbeeld door een ‘Throwback Thursday’ met oude teamfoto’s of anekdotes.

Door in februari te focussen op vitaliteit, werkplezier en motivatie geef je je organisatie een energieke boost. Kleine initiatieven maken een groot verschil in de betrokkenheid en het welzijn van medewerkers.

PSA tip: Controleer of elke medewerker een knip heeft in HR2day

Om de personeels- en salarisadministratie correct bij te houden, is het belangrijk dat er op de volgende momenten een knip (ook wel onderbreking of splitsing) aanwezig is in HR2day:

Per 1 januari van elk jaar
Dit zorgt ervoor dat wijzigingen, zoals salarisaanpassingen, secundaire arbeidsvoorwaarden of andere jaarovergangen, correct worden verwerkt. Het voorkomt ook administratieve fouten in de jaarovergang.
Per datum in dienst
Bij nieuwe medewerkers moet een knip aanwezig zijn op de exacte startdatum van het dienstverband. Dit zorgt ervoor dat salarisberekeningen, rechten op verlof en andere administratieve verplichtingen vanaf dag één correct worden geregistreerd. Zo hoef je dit later niet bij te stellen!

Hoe controleer je dit in HR2day?

Ga naar het medewerkersoverzicht.
Controleer per medewerker of er een knip aanwezig is:
- Per 1 januari: Dit is een standaardinstelling en moet elk jaar opnieuw worden gecontroleerd.
- Bij indiensttreding: Zorg ervoor dat de startdatum van de medewerker correct is ingevoerd en een knip heeft.
Noteer eventuele ontbrekende knips en voer deze direct in.

Waarom is dit belangrijk?

Nauwkeurigheid: Salarissen, verlofrechten en eventuele toeslagen worden op basis van knips berekend. Een ontbrekende knip kan leiden tot foutieve betalingen of een verkeerde opbouw van rechten. Je voorkomt zo herstelwerkzaamheden.
Compliance: Door consistent te werken met knips voldoe je aan wettelijke eisen voor salarisadministratie en gegevensbeheer. Mogelijke boetes of naheffingen zijn zo verleden tijd.

FA tip: Sluit de perioden t/m december van het vorige jaar tijdig af

Het afsluiten van administratieve perioden tot en met december van het vorige jaar zijn essentieel voor een juiste en efficiënte opstelling van de jaarrekening. Door ervoor te zorgen dat je financiële gegevens compleet, correct en onveranderbaar zijn, heb je een solide basis van jouw jaarrekening.

Waarom is het belangrijk om perioden tijdig te sluiten?

Nauwkeurigheid van de jaarrekening
Het sluiten van perioden voorkomt dat er na de jaarovergang nog onbedoelde wijzigingen worden aangebracht in de financiële administratie van het voorgaande jaar. Hierdoor weet je zeker dat de cijfers definitief en betrouwbaar zijn.
Efficiëntie van het proces
Door perioden tijdig af te sluiten, kan je direct starten met het opstellen van de jaarrekening. Dit voorkomt vertraging en maakt de audit en eventuele controles een stuk eenvoudiger.
Compliance en verslaglegging
Door de periodes t/m december te sluiten voldoe je ook aan de wettelijke verplichtingen. Daarnaast sluit dit ook aan bij interne deadlines voor financiële rapportages.

Hoe sluit je de perioden t/m december af?

Controleer de volledigheid van boekingen: Controleer of alle boekingen, zoals loonjournaalposten, kosten en opbrengsten, correct en volledig zijn verwerkt tot en met december. Zorg dat openstaande posten, zoals declaraties of correcties van het voorgaande jaar, zijn bijgewerkt.
Sluit de perioden in het systeem: Log in op het financiële systeem (bijvoorbeeld AFAS of een ander gebruikt pakket) en ga naar de module voor periodebeheer. Sluit de maanden januari t/m december van het voorgaande jaar af.
Communiceer naar relevante afdelingen: Informeer andere afdelingen dat perioden zijn afgesloten en dat er geen wijzigingen meer mogen worden aangebracht in de cijfers van het voorgaande jaar. Geef een duidelijke deadline door voor het aanleveren van ontbrekende informatie vóór het afsluiten. Zo houd je alles binnen jouw controle.
Bevestig de afsluiting: Noteer de datum en het tijdstip van afsluiting. Zorg dat alle betrokkenen (zoals Finance, HR en de auditor) weten dat de administratie definitief is afgesloten.

Tip: Stel een jaarlijkse afsluitplanning op waarin deadlines duidelijk zijn opgenomen. Communiceer deze ruim van tevoren naar alle afdelingen om last-minute problemen te voorkomen.

Kennismaken?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR afdeling. Zo kan jij je concentreren op de zaken die er voor jouw organisatie toe doen. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen!