Een lager verzuimpercentage is besparen

3 min  |   01 augustus   |  Maikel

Met een gemiddeld verzuimpercentage van 6,5% in 2022 is het voor onderwijsorganisaties een enorme uitdaging om het verzuim omlaag te brengen. Een hoog verzuim betekent niet alleen bezettingsproblemen, het kost een onderwijsinstelling gemiddeld € 300,- per dag door onder andere de inzet van de bedrijfsarts en verzuimbegeleiding. Maar denk ook aan de kosten voor vervanging (als die er al is) en tijd en energie van de leidinggevende om het verzuim te begeleiden. Het terugdringen van het verzuim met 1 procentpunt kan bij een organisatie van 200 medewerkers al een besparing van € 135.000,- opleveren.

Hoe dan?

In dit stappenplan laten we je zien hoe je het verzuimproces optimaal inricht en borgt, zodat voor zowel de werknemer als de werkgever helder is wanneer wat van wie wordt verwacht. Dit geeft rust, helderheid en grip.

Aan de slag: het stappenplan!

1. Bepaal het verzuimbeleid

Een van de zaken die echt thuishoort in het verzuimbeleid is het verzuimprotocol. Hierin staat hoe jouw organisatie omgaat met verzuim, welke rechten en plichten de werknemer en de werkgever hierin hebben (naleving Wet verbetering Poortwachter) en wat de gevolgen zijn van ziekte voor vakantiedagen en loondoorbetaling. Ook de informatie over de bedrijfsarts en de rol van de medezeggenschap staat in het verzuimbeleid. Daarnaast is het preventief verzuimbeleid een belangrijk onderdeel van het totale verzuimbeleid van de organisatie. Denk hierbij aan een goede risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) en de rol van de preventiemedewerker. Welke maatregelen nemen we om ziekteverzuim te voorkomen?

3. Processen beschrijven

De volgende stap is het beschrijven van de processen. Zodra je duidelijk hebt wie verantwoordelijk is kun aan de slag met een taakverdeling. Daarmee beschrijf je dus het verzuimproces van begin tot eind. Hoe leggen we afspraken vast? Welke stappen nemen we? Dit is een ideaal moment om goed te kijken naar de logica achter de processen en te optimaliseren: zijn de stappen die we nemen logisch? Kan het beter?

5. Instrueren leidinggevende/casemanager

Een goed beleid en proces geeft duidelijkheid en rust. Nog belangrijker voor goede verzuimbegeleiding is de relatie tussen de leidinggevende en de medewerker. Het verschil wordt gemaakt door een goede
verstandhouding en de aandacht en tijd die de leidinggevende steekt in goede begeleiding. Vindt de leidinggevende het lastig om het juiste gesprek te voeren met de werknemer? Of kan de leidinggevende handvatten gebruiken in de aanpak van het verzuim? Laat hen dan de Verzuimtraining voor leidinggevenden volgen! Deze training bieden wij aan op aanvraag.

2. Bepaal wie, waarvoor en wanneer verantwoordelijk is

Wie heeft welke rol binnen het verzuimproces? In het verzuimbeleid neem je op wie de casemanager is die het ziekteverzuimproces bewaakt, vaak is dat de leidinggevende. Daarnaast zijn er nog andere rollen met ieder zijn eigen verantwoordelijkheden. Door het vastleggen van die rollen met een duidelijk zorg je voor helderheid en efficiëntie binnen de organisatie én voor de zieke.

4. Processen inrichten

Normaliter leg je de processen vast in een HR-systeem zoals HR2day. Nu de stappen helder gedefinieerd zijn, is het zaak om te kijken of jouw HR-systeem hier op aansluit. Zo niet, zorg er dan voor dat het systeem zodanig ingericht wordt dat het totale ziekteverzuimproces goed ondersteund wordt. Hier hoort uiteraard ook de koppeling met de Arbo-dienstverlener bij.

6. Borg het beleid

Het monitoren en borgen van het beleid doe je onder anderen door in een terugkerend sociaal medisch overleg (SMO) de trends en ontwikkelingen te bespreken. Daarnaast is ook instemming van de medezeggenschap noodzakelijk bij het opstellen of wijzigen van het verzuimbeleid.

Meten is weten: een analyse van de verzuimcijfers maakt eventuele problemen snel inzichtelijk. Op basis daarvan kun je het verzuimbeleid eventueel verder aanscherpen. Veelal is een gedegen analysetool te vinden in het HR-systeem dat je gebruikt. Zo niet, tijd voor marktverkenning.

Meer weten?

Minder zorgen over het verzuim geeft niet alleen financiële ruimte, maar ook ruimte voor de HR-afdeling en de leidinggevenden binnen de organisatie. Merces is expert op het gebied van verzuimbeleid en –begeleiding en helpt je graag op diverse vlakken rondom het terugbrengen van verzuim. Interesse in de verzuimtraining voor leidinggevenden? Ook daarvoor kun je bij ons terecht!

Maikel Merces Commercie

Over Maikel

Als Commercieel Manager heeft Maikel alles al een keer meegemaakt en zal hij jouw organisatie voorzien van de beste oplossingen. Meer weten over Maikel en de rest van onze collega’s?

IT Digitalisering Data uitwisseling

Innoveren met AFAS in het onderwijs

In de snel veranderende onderwijswereld, waar technologie onmisbaar is geworden voor beheer en administratie, biedt AFAS oplossingen die perfect inspelen…
Transponeren blog

Transponeren van het denken

Misschien heb je deze functie van Excel wel eens gebruikt: TRANSPONEREN(). Met deze functie kun je snel gegevens die in…
Ziek zijn kopje koffie

HR uitdagingen in een alsmaar veranderende werkomgeving

Als HR professional in de zorg of het onderwijs sta je regelmatig voor uitdagingen die van cruciaal belang zijn voor…