De top 5 fouten in AFAS-beheer (en hoe je ze voorkomt)

5 min | 16 mei | Maikel

AFAS biedt ontzettend veel mogelijkheden, maar juist door die flexibiliteit kun je onbedoeld verkeerde keuzes maken in het beheer. Fouten sluipen er makkelijk in – met frustratie, fouten in de uitvoering of zelfs compliance-risico’s als gevolg. We zetten de vijf meest voorkomende fouten op een rij én hoe je ze voorkomt.

1. Alles zelf willen doen (zonder kennisplan)
Veel organisaties vertrouwen op een of twee key-users die “wel weten hoe het moet.” Totdat die persoon uitvalt of vertrekt.
✅ Voorkomen? Richt functioneel beheer goed in, werk met een kennisplan en zorg dat meerdere collega’s weten hoe processen werken en aangepast worden.

2. Wijzigingen direct live zetten zonder testomgeving
Een veld toevoegen? Workflow aanpassen? Rapport uitbreiden? In de haast wordt het vaak direct in de live-omgeving gedaan.
✅ Voorkomen? Gebruik altijd de testomgeving. Zo voorkom je fouten, onverwachte gevolgen en frustratie bij gebruikers.

3. Rapportages die niet up-to-date zijn
Een veelgemaakte fout: rapportages worden één keer ingericht en daarna vergeten. Terwijl processen veranderen, blijft de rapportage gelijk – en dus onbetrouwbaar.
✅ Voorkomen? Stel een beheerfrequentie in voor rapportages en dashboards. Laat functioneel beheer proactief signaleren en aanpassen.

4. Gebrek aan afstemming tussen afdelingen
HR wil iets aanpassen, maar Finance heeft last van die wijziging. Of IT voert iets door zonder dat gebruikers ervan weten.
✅ Voorkomen? Maak duidelijke afspraken over wijzigingsbeheer. Laat functioneel beheer als schakel fungeren tussen afdelingen.

5. Geen gebruik maken van standaardmogelijkheden
AFAS biedt veel standaardfunctionaliteit. Toch bouwen organisaties zelf oplossingen die ingewikkeld en foutgevoelig zijn.
✅ Voorkomen? Laat je goed adviseren en werk vanuit de standaard waar het kan. Een functioneel beheerder kent de mogelijkheden en maakt keuzes die schaalbaar én onderhoudbaar zijn.

Voorkomen is makkelijker dan herstellen

Een fout in je inrichting kan grote gevolgen hebben voor de dagelijkse praktijk. Goed functioneel beheer voorkomt dat je achter de feiten aanloopt. Bij Merces combineren we technische expertise met een diepgaand begrip van jouw sector. Of je nu actief bent in het onderwijs, de zorg of het mkb: wij begrijpen de processen achter je inrichting én weten hoe je AFAS daarop afstemt. Dankzij onze ervaring bij tientallen organisaties herkennen we snel waar ruimte zit voor verbetering – én hoe je dat efficiënt aanpakt.

We geloven niet in one-size-fits-all, maar in oplossingen die echt passen. Soms is dat een robuuste beheerafspraak, soms een intensief optimalisatieproject. En vaak: een combinatie van beide. Wil je weten waar voor jouw organisatie de risico’s zitten? We denken graag met je mee.

Tijd om te kiezen wat jouw AFAS nodig heeft

Blijft je omgeving hangen in onderhoud, of is het tijd voor een volgende stap? Wil je vooral rust en continuïteit, of wil je juist vooruit met digitalisering? Wat je situatie ook is – wij helpen je graag verder.

Plan nu een kennismaking afspraak of boek direct een QuickScan-sessie met een van onze AFAS-specialisten en ontdek hoe jouw AFAS-omgeving beter kan presteren.

Liever even bellen?

Maikel van den Bosch

Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!

088-6489182

Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.

Maak direct een afspraak

Over Maikel

Als Commercieel Manager heeft Maikel alles al een keer meegemaakt en zal hij jouw organisatie voorzien van de beste oplossingen. Meer weten over Maikel en de rest van onze collega’s?

Leer onze collega's kennen