In een wereld waarin digitalisering in het onderwijs steeds belangrijker wordt, spelen applicatiebeheer en functioneel beheer een steeds grotere rol. Maar wat is het verschil tussen deze twee? En hoe zorgen ze samen voor een efficiënte en probleemloze IT-omgeving binnen onderwijsinstellingen? In dit artikel duiken we dieper in deze beheervormen en ontdekken we waarom ze onmisbaar zijn voor een soepel draaiende organisatie.
Wat is applicatiebeheer?
Applicatiebeheer draait om het technisch onderhoud, de beveiliging en de optimalisatie van software binnen een onderwijsinstelling. Een applicatiebeheerder zorgt ervoor dat systemen zoals HR2day en AFAS altijd beschikbaar en up-to-date zijn, zodat medewerkers zonder onderbrekingen kunnen werken. Dit omvat onder andere het installeren van updates, het monitoren van prestaties en het oplossen van storingen. Daarnaast beheert een applicatiebeheerder de gebruikersrechten en integraties met andere systemen, zodat alle gegevens veilig en consistent blijven. Door deze technische ondersteuning kunnen onderwijsinstellingen zich richten op hun kerntaken, zonder zich zorgen te maken over IT-problemen. Applicatiebeheer is dan ook een essentieel onderdeel van de dagelijkse gang van zaken.
Wat is functioneel beheer?
Functioneel beheer richt zich op het vertalen van de wensen en behoeften van gebruikers naar optimale inrichting en gebruik van softwareapplicaties. Een functioneel beheerder werkt nauw samen met medewerkers om te begrijpen hoe systemen als HR2day en AFAS hen het beste kunnen ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden. Dit kan betekenen dat processen worden aangepast, nieuwe functionaliteiten worden getest en doorgevoerd of trainingen worden gegeven om het gebruiksgemak te vergroten. Waar een applicatiebeheerder zich richt op de techniek, zorgt de functioneel beheerder ervoor dat de software optimaal aansluit op de werkprocessen binnen de onderwijsinstelling. Hierdoor worden systemen niet alleen technisch goed onderhouden, maar ook effectief ingezet om de productiviteit en efficiëntie te verhogen.
Functioneel beheer is dus de schakel tussen IT en de eindgebruikers, zoals docenten, administratie en directieleden. Zonder goed functioneel beheer kunnen applicaties technisch in orde zijn, maar niet optimaal worden benut door de gebruikers.
Wat zijn de verschillen en wanneer kies je wat?
Hoewel beide disciplines essentieel zijn voor een goed werkend IT-landschap, zijn er duidelijke verschillen:
- Technische vs. functionele focus: Applicatiebeheer richt zich op de techniek en infrastructuur, terwijl functioneel beheer zich richt op de gebruikerservaring.
- Onderhoud vs. optimalisatie: Applicatiebeheer zorgt ervoor dat systemen technisch operationeel blijven, terwijl functioneel beheer zich bezighoudt met procesoptimalisatie en gebruikerservaring.
- Oplossen vs. afstemmen: Applicatiebeheer lost technische storingen op, terwijl functioneel beheer processen en werkwijzen stroomlijnt op basis van behoeften.
Een onderwijsinstelling heeft baat bij beide vormen van beheer. Een goed functionerende applicatie zonder duidelijke afstemming op de behoeften van de gebruikers levert namelijk weinig efficiëntie op. Gebruiksvriendelijkheid is key, op beide fronten!
De samenwerking tussen functioneel- en applicatiebeheer
Applicatiebeheer en functioneel beheer zijn geen losse eilandjes; ze werken nauw samen om ervoor te zorgen dat software optimaal functioneert. Een goed voorbeeld is het beheren van HR-systemen zoals AFAS. De functioneel beheerder verzamelt de behoeften van HR-medewerkers, bijvoorbeeld voor een nieuwe workflow voor verlofaanvragen of salarisverwerking. Vervolgens test hij of deze nieuwe functionaliteit goed aansluit bij de processen van de organisatie. De applicatiebeheerder zorgt er daarna voor dat de technische implementatie soepel verloopt, inclusief beveiliging en integratie met andere systemen. Door deze samenwerking blijven HR-processen gestroomlijnd en efficiënt werken.
Zonder deze samenwerking ontstaat er een kloof tussen wat technisch mogelijk is en wat gebruikers daadwerkelijk nodig hebben. Hierdoor kunnen er inefficiënte workflows, dataverlies of frustraties ontstaan bij docenten en administratief personeel. Door een goede wisselwerking voorkom je deze problemen.
Voordelen van het uitbesteden van beheer
Veel onderwijsinstellingen kiezen ervoor om applicatiebeheer en functioneel beheer (gedeeltelijk) uit te besteden. Dit biedt de volgende voordelen:
- Continuïteit en betrouwbaarheid: continue ondersteuning en monitoring van systemen zorgt ervoor dat problemen snel worden gesignaleerd en verholpen.
- Kostenbesparing: Geen interne IT-afdeling nodig, maar wel altijd toegang tot expertise.
- Snellere innovatie: Specialisten helpen bij het implementeren van nieuwe technologieën en integraties.
- Meer focus op onderwijs: Docenten en administratief personeel kunnen zich richten op hun kerntaken zonder IT-zorgen.
- Schaalbaarheid: Flexibel op- of afschalen van ondersteuning op basis van de behoeften van de onderwijsinstelling.
Samenvatting
- Applicatiebeheer richt zich op het technische onderhoud en de prestaties van applicaties.
- Functioneel beheer zorgt ervoor dat applicaties optimaal aansluiten op de gebruikersbehoeften.
- Beide vormen van beheer zijn essentieel voor een goed werkend IT-landschap binnen onderwijsinstellingen.
- Samenwerking tussen functioneel en applicatiebeheer zorgt voor efficiënte processen en maximale gebruiksvriendelijkheid.
- Uitbesteden van beheer kan onderwijsinstellingen kosten besparen en zorgen voor continuïteit.
- Merces is dé partner voor onderwijsinstellingen die IT willen optimaliseren.
Waarom kiezen voor Merces?
Merces begrijpt hoe belangrijk goed functionerend applicatie- en functioneel beheer is voor onderwijsinstellingen. Met diepgaande expertise in HR2day en AFAS zorgen wij ervoor dat jouw IT-omgeving niet alleen technisch op orde is, maar ook naadloos aansluit op jouw werkprocessen. Onze specialisten slaan de brug tussen technologie en gebruikers, zodat medewerkers efficiënter kunnen werken zonder IT-zorgen. Zo bieden we proactieve monitoring en denken we actief mee over procesoptimalisaties.
Dankzij onze ervaring in de onderwijssector weten we precies welke uitdagingen spelen en hoe we deze het beste aanpakken. Of het nu gaat om nieuwe functionaliteiten, verbeterde workflows of gebruikerstrainingen, Merces helpt jouw organisatie vooruit.
Wil je ontdekken hoe Merces jouw onderwijsinstelling kan helpen met applicatiebeheer en functioneel beheer? Neem dan vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Samen met Merces aan de slag?
Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance, waardoor jij je kunt concentreren op het belangrijkste: het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen!
Liever even bellen?
Maikel van den Bosch
Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!
Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.
Over Bob
Deze digitale duizendpoot met een passie voor digitale ontwikkeling is onze Managing Consultant IT & Digitalisatie. Bob verzorgt systeemintegraties en helpt jouw organisatie zich digitaal verder te ontwikkelen. Meer weten over Bob en de rest van onze collega’s?
Maart Tips!
Maandelijks delen onze consultants hun beste tips voor de komende periode. In maart is het belangrijk om een overzicht te…
Februari Tips!
Maandelijks delen onze consultants hun beste tips voor de komende periode. De naam ‘februari’ is afgeleid van het Latijnse werkwoord…
Change management bij de implementatie van AFAS
Het overstappen naar nieuwe software brengt niet alleen technische veranderingen met zich mee. Om het personeel mee te krijgen is...
Merces
Da Vincilaan 3
6716 WC Ede
info@merces.nl
088 648 91 00
KvK 11054855
BTW NL811284979B01
Op de hoogte blijven? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!