6 signalen dat je functioneel beheer mist

5 min | 15 mei | Maikel

Je hebt AFAS, je processen zijn (grotendeels) ingericht en iedereen werkt ermee. Toch wringt er iets. Je merkt dat collega’s telkens dezelfde vragen stellen. Processen lopen stroef of kosten meer tijd dan nodig. Herkenbaar? Dan is de kans groot dat je functioneel beheer mist of onvoldoende hebt ingericht. Functioneel beheer is de brug tussen je organisatie en de software. Zonder deze brug blijft veel waarde onbenut. In dit artikel zetten we 6 signalen op een rij die erop wijzen dat het tijd is om werk te maken van functioneel beheer:

1. Collega’s zoeken constant hulp bij dezelfde handelingen
Wanneer gebruikers telkens terugvallen op de ICT-afdeling of een key-user voor simpele acties, ontbreekt een duidelijke kennisstructuur. Functioneel beheer zorgt voor kennisdeling, instructies en optimalisaties waardoor gebruikers zelfstandig kunnen werken.

2. Kleine wijzigingen kosten onnodig veel tijd
Wil je een nieuw formulier? Een extra veld? Of een rapportage iets aanpassen? Als zulke zaken blijven liggen of veel tijd kosten, mist er iemand die deze wensen kan vertalen en doorvoeren. Een functioneel beheerder weet precies hoe je dit soepel aanpakt.

3. Gebruikers maken fouten door onduidelijke schermen of stappen
Een onlogische inrichting leidt tot fouten. Denk aan dubbele registraties, verkeerd geselecteerde opties of onduidelijke flows. Functioneel beheer zorgt dat het systeem aansluit op de praktijk, waardoor gebruikers intuïtief en foutloos kunnen werken.

4. Je blijft brandjes blussen in plaats van verbeteren
Ben je vooral bezig met reageren op problemen in plaats van structureel verbeteren? Dan ontbreekt er een proactieve blik op beheer. Functioneel beheer kijkt vooruit, signaleert knelpunten en voorkomt dat processen stagneren.

5. Rapportages zijn niet actueel of missen data
Een goed ingericht systeem levert actuele stuurinformatie op. Als rapportages handmatig gemaakt worden of onvolledig zijn, dan benut je AFAS niet optimaal. Functioneel beheer richt dashboards in en houdt ze actueel.

6. Je weet niet zeker of je compliant bent
Wettelijke eisen veranderen, bijvoorbeeld rond AVG, subsidies of onderwijsfinanciering. Zonder functioneel beheer loop je risico’s, simpelweg omdat niemand er actief op stuurt. Een beheerder houdt wet- en regelgeving in de gaten en vertaalt die door naar het systeem.

Herken jij (een paar van) deze signalen?

Dan is het tijd om in actie te komen. Met een goed ingericht functioneel beheerproces haal je méér uit je software en werk je efficiënter, veiliger en met minder frustratie. Bij Merces combineren we technische expertise met een diepgaand begrip van jouw sector. Of je nu actief bent in het onderwijs, de zorg of het mkb: wij begrijpen de processen achter je inrichting én weten hoe je AFAS daarop afstemt. Dankzij onze ervaring bij tientallen organisaties herkennen we snel waar ruimte zit voor verbetering – én hoe je dat efficiënt aanpakt.

We geloven niet in one-size-fits-all, maar in oplossingen die echt passen. Soms is dat een robuuste beheerafspraak, soms een intensief optimalisatieproject. En vaak: een combinatie van beide. Samen sparren over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op – we denken graag met je mee.

Tijd om te kiezen wat jouw AFAS nodig heeft

Blijft je omgeving hangen in onderhoud, of is het tijd voor een volgende stap? Wil je vooral rust en continuïteit, of wil je juist vooruit met digitalisering? Wat je situatie ook is – wij helpen je graag verder.

Plan nu een kennismaking afspraak of boek direct een QuickScan-sessie met een van onze AFAS-specialisten en ontdek hoe jouw AFAS-omgeving beter kan presteren.

Liever even bellen?

Maikel van den Bosch

Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!

088-6489182

Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.

Maak direct een afspraak

Over Maikel

Als Commercieel Manager heeft Maikel alles al een keer meegemaakt en zal hij jouw organisatie voorzien van de beste oplossingen. Meer weten over Maikel en de rest van onze collega’s?

Leer onze collega's kennen