In de huidige wereld is de digitalisering van processen essentieel voor efficiëntie en vooruitgang. Organisaties door heel Nederland staan voor de uitdaging om hun administratieve en operationele processen te optimaliseren door de juiste ondersteuning door bedrijfssoftware te borgen. Dit is waar Functioneel Beheer een cruciale rol speelt. De implementatie van software zoals AFAS is slechts de start. Hierna is het zaak dat er onderhoud plaatsvindt waardoor de AFAS-omgeving zijn waarde blijft geven als ondersteunende instrument voor je bedrijfsprocessen.

Wat is functioneel beheer voor AFAS?

Functioneel beheer is het proces waarbij de focus ligt op het beheer van de functionaliteiten binnen een softwaresysteem zoals AFAS. Het zorgt ervoor dat het systeem optimaal presteert en up-to-date blijft. Functioneel beheer zorgt ervoor dat administratieve processen, HRM-systemen en financiële applicaties altijd soepel draaien. Met een goed functioneel beheer worden kleine verbeteringen doorgevoerd aan de (basis)inrichting en updates tijdig verwerkt.

Altijd up-to-date door dagdagelijks beheer

Na de implementatie van AFAS is het essentieel om de inrichting up-to-date te houden, door nieuwe automatiseringen toe te voegen en wijzigingen efficiënt door te voeren. Grote wijzigingen of nieuwe toevoegingen aan de inrichting realiseren we graag voor jullie tijdens optimalisatieprojecten. Maar ook het dagelijks beheer dat nodig is om werking van de bestaande inrichting te borgen verdient aandacht. Veel organisaties hebben echter niet de tijd of middelen om dagelijks aandacht te besteden aan kleinere verbeteringen en onderhoud. Maar waarom zou je dat alleen doen als Merces dit ook voor je kan regelen?

Met ons functioneel beheer abonnement zorg je ervoor dat je huidige inrichting van AFAS up-to-date blijft en optimaal functioneert. Voor een vast bedrag per maand krijg je toegang tot een AFAS-expert die fungeert als verlengstuk van jouw eigen beheersorganisatie. Samen met jouw key-users en AFAS-beheerders onderhouden we proactief de inrichting, beheren we het autorisatiemodel en monitoren we de impact van AFAS-updates.

Hoe Merces jouw AFAS-omgeving waarborgt

Binnen ons abonnement voeren we onder andere de volgende werkzaamheden uit om de kwaliteit van jouw AFAS-omgeving te waarborgen:

Onderhoud van de basisinrichting en omgevingsconfiguratie.
Basis sitebeheer van interne en externe websites (AFAS InSite en OutSite).
Beheer van autorisatiemodellen en toegangsrechten.
Procesoptimalisatie op basis van gebruikersfeedback en statistieken.
Testen en doorvoeren van Profit-updates, inclusief impactanalyse en noodzakelijke wijzigingen.
Periodiek beheeroverleg over AFAS-updates en inrichtingswijzigingen.

Ga samen met onze professionals aan de slag

Inrichting van functioneel beheer als 'continu proces'

Het beheer is een continu proces. Iedere dag zijn de key-users en de functioneel beheerders van bezig met het onderhoud van de AFAS-inrichting ter ondersteuning van jouw processen. Hieronder geven we een voorzet op hoe we dat proces en de bijbehorende samenwerking met jullie organisatie graag inrichten.

1. Aanvraag gebruiker

Iedere eindgebruiker kan een aanvraag insturen naar een key-user met hun ideeën, ze doen dat via een knop in InSite en geven daarbij aan:

Wat is het doel?
Wat levert het op?

2. Beoordeling klant & specialist

Jullie key-user beoordeelt de aanvraag, die via de workflow binnenkomt op nut en noodzaak. Ook wordt gekeken of het in de scope van het functioneel beheer abonnement valt en niet een optimalisatie betreft. Bij twijfel wordt afstemming gezocht met de specialist van Merces.

Bij een positieve beoordeling wordt de flow doorgezet naar Merces waar deze als ticket wordt opgevoerd in het servicedeskportal.

3. Onderzoek specialist

De aanvraag wordt in het servicedeskportal voorgelegd aan de aan jou toegewezen 2^e lijns AFAS specialist van Merces en onderzocht op:

Past het in de structuur?
Kan het in Profit of écht niet?
Wat is het functioneel ontwerp en de impact?

4. Uitvoering specialist

Na akkoord op het ontwerp, start de uitvoering. We hebben aandacht voor:

Hoe loopt het proces?
Hoe ziet de autorisatie en inrichting eruit?
Hoe gaan we vastleggen en borgen? In welke stappen en wanneer uitrollen?

5. Continu monitoren van optimalisatiekansen

Bijblijven betekent continu herzien en verbeteren. Dus richt onze expert zich niet alleen op het dagelijks beheer, maar zal jouw vaste specialist van Merces ook continu en actief de omgeving analyseren stelt actief verbetering voor tijden het beheeroverleg. Vragen die hierbij passeren zijn:

Welke kansen zitten in de release?
Wat kunnen we verbeteren?
Wat kan er weg?

De kleinere verbeteringen en onderhoud verzorgen we als onderdeel van het beheer. Grote wijzigingen of nieuwe toevoegingen aan de inrichting realiseren we alleen als onderdeel van additionele optimalisatieprojecten.

Een vaste AFAS-expert om mee samen te werken

Bij Merces staat samenwerking centraal. Je hebt altijd een vaste contactpersoon, een AFAS-expert, die samen met jou het functioneel beheer uitvoert. In ons abonnement krijg je ook toegang tot maandelijkse beheeroverleggen, waarin we kansen voor optimalisatie aandragen, de planning voor de komende maand bespreken en noodzakelijke aanpassingen in de inrichting van AFAS plannen.

Bijdrage aan ontwikkeling en implementatie van (nieuwe) instrumenten op projectbasis

Naast het functioneel beheer ondersteunt Merces ook bij grotere en complexere projecten, waarin we complete AFAS-modules/instrumenten inrichten. Om in beheerderstaal te spreken, ‘optimalisaties’ of ‘changes’ . Dit zijn in de regel omvangrijkere projecten, waarvoor de afgesproken inzet, die aan het abonnement verbonden is, niet passend is. Dat vraagt daarom om een andere aanpak in de vorm van een project. Over deze ondersteuning door een van onze AFAS Experts op jouw ‘project’, maken we dan ook graag een additionele afspraak.

Neem contact met ons op!

Hoe jouw organisatie profiteert van functioneel beheer

Efficiëntie: Functioneel beheer zorgt ervoor dat jouw AFAS-inrichting goed blijft werken. Dit minimaliseert storingen en downtime. Zo kun jij altijd leunen op de juiste ondersteuning in jouw bedrijfsprocessen.
Tevreden eindgebruikers: Een ander onderdeel van functioneel beheer is ervoor zorgen dat applicaties intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn voor de eindgebruikers. Zo zorgen we ervoor dat jouw medewerkers de juiste start maken met het gebruik van de systemen binnen de organisatie.
Samenwerking en betrokkenheid: Functioneel beheer is de brug tussen de bedrijfsvoering en IT. Ze werken samen met verschillende afdelingen en begrijpen de behoeften van de stakeholders, waardoor ze effectieve oplossingen kunnen bieden.
Kostenbeheersing: Door storingen te minimaliseren, updates efficiënter uit te voeren en samen te werken met jouw organisatie, dragen onze functioneel beheerders bij aan kostenbesparing op lange termijn. Je krijgt de juiste ondersteuning op het juiste moment.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe functioneel beheer van Merces jouw organisatie kan ondersteunen? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw AFAS-omgeving optimaal kunnen beheren en verbeteren.

Liever even bellen?

Maikel van den Bosch

Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!

088-6489182

Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.

Maak direct een afspraak

Functioneel Beheer