Ontwikkeling naar beleidsrijk ondernemen

Planning en control in onderwijs

Onderwijsinstellingen hebben als doelstellingen het leveren van goed onderwijs. De maatschappij verwacht van jou dat de middelen die ter beschikking zijn gesteld worden ingezet voor specifiek die doelstellingen. Ontwikkelingen als de financiële crisis, de krimp van de leerlingaantallen, krapte op de arbeidsmarkt, de komst van de Wet Werk en Zekerheid en de doordecentralisatie van het buitenonderhoud maken het er niet makkelijker op. Je moet goed nadenken over hoe je deze ontwikkelingen te lijf gaat zonder concessies te doen aan het kwaliteitsdoel van het primaire proces: het leveren van goed onderwijs.

Een goede financiële sturing is een basisvoorwaarde geworden voor goed onderwijs. Het sturen, beheersen en verantwoorden van de beschikbare middelen neemt een prominente plaats in de activiteiten van een onderwijsinstelling. We noemen dit ook wel Planning & Control. Het is een opeenvolging van processen die maakt dat plannen en doelen worden geformuleerd, er een vertaling naar de middelen plaatsvindt, de realisatie van bestedingen en inkomsten wordt gevolgd en de realisatie en het rendement worden geëvalueerd, zodat verantwoording kan worden afgelegd en waar nodig doelen en budgetten kunnen worden bijgesteld. Deze stappen zijn onderdeel van de Planning- en Control-cyclus. De cyclus bestaat meestal uit de volgende vijf globale fases: 1. Planning, 2. Programmering, 3. Budgettering, 4. Uitvoering en 5. Evaluatie & Verantwoording.

Tijdens de planning en programmering worden een aantal beleidsdocumenten ontwikkeld. Dat zijn bijvoorbeeld de meerjarenstrategie, de jaarplannen, de beleidsagenda, het school(jaar)plan en alle bij deze plannen horende (project)begrotingen. In de praktijk zijn dit vaak onderwijskundige plannen en ideeën die hun doorvertaling moeten krijgen in onder andere HR- en financieel beleid. Merces adviseert schoolorganisaties bij het maken van deze vertalingen en speelt tevens een rol in de budgetteringsfase die hierop volgt. Deze budgetteringsfase gaat vaak verder dan alleen het opstellen van een begroting. Het gaat ook om het plannen, coördineren en toewijzen van financiële middelen en uitgaven. In het onderwijs wordt zeer diverse tooling gehanteerd ter ondersteuning van de fase. Er zijn diverse complexe Excel-modellen in omloop (bijvoorbeeld van de PO-Raad), maar er zijn ook organisaties die gespecialiseerde softwaretools aanbieden die de gehele berekening van inkomsten en uitgaven voor jou voorrekenen op basis van parameters als de geldende cao, aanwezige formatie, leerlingaantallen, etc.

Uiteindelijk volgt de evaluatie en verantwoording (intern en extern). Deze twee begrippen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Er is zowel aandacht voor de evaluatie van de ondernomen activiteiten als voor de verantwoording van de kwalitatieve en kwantitatieve resultaten ervan. Waar zijn we afgeweken van de initiële plannen, waar komt dat door en wat zijn de gevolgen voor het uiteindelijke rendement?

Merces helpt dit proces versoepelen en versnellen door de inzet van de expertise van haar specialisten en dienstverlening ter optimalisering van de beschikbare tooling.