Veel onderwijsorganisaties maken gebruik van externe partijen voor hun financiële administratie en personeels- en salarisverwerking. In de praktijk blijkt echter dat de dienstverlening van traditionele administratiekantoren lang niet altijd goed aansluit op de unieke situatie, ambities en veranderbehoeften van een onderwijsinstelling. Deze dienstverleners werken vaak met vergaande standaardisatie. De inrichting van systemen en processen is uniform, en dat betekent in de praktijk dat organisaties zich moeten aanpassen aan het systeem, in plaats van andersom. Hierdoor blijft er weinig ruimte over voor maatwerk, eigen regie of het snel kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan veranderingen in wet- en regelgeving, fusies of herstructureringen: situaties die juist vragen om flexibiliteit en meedenkkracht.

Hoe wij het anders doen

Bij Merces geloven we dat goede ondersteuning begint met écht luisteren naar wat een organisatie nodig heeft. We combineren onze jarenlange ervaring in het onderwijs met diepgaande kennis van AFAS, en stemmen onze dienstverlening volledig af op de wensen en doelen van de klant. Of het nu gaat om volledige uitbesteding, hybride samenwerking of juist het versterken van interne processen — we bouwen samen een oplossing die past.

Zo behouden organisaties de regie over hun eigen processen en kunnen zij die regie ook op elk moment herpakken of herverdelen. Onze werkwijze biedt niet alleen ruimte voor wat er nú nodig is, maar groeit ook mee met toekomstige ontwikkelingen.

Beperking van traditionele administratiekantoren	Waarom Merces een aantrekkelijk alternatief is
Beperkte ruimte voor maatwerk: Instellingen moeten hun werkwijze aanpassen aan het systeem, in plaats van andersom.	Maatwerk op basis van behoefte: Geen standaardoplossing, maar dienstverlening afgestemd op de doelen van de organisatie.
Moeilijk schaalbaar bij groei of verandering: Fusies, reorganisaties of beleidswijzigingen vragen om flexibiliteit die vaak ontbreekt.	Flexibele samenwerking: Instellingen bepalen zelf welke taken ze uitvoeren of uitbesteden – en dit kan meegroeien met de organisatie.
Gebrek aan regie: Organisaties ervaren dat zij weinig invloed hebben op de inrichting van processen of de wijze van dienstverlening.	Toekomstbestendig met AFAS: Eén geïntegreerd systeem voor de hele administratieve keten – efficiënt, gebruiksvriendelijk en modern.
Beperkte innovatiekracht: Het standaardmodel laat weinig ruimte voor vernieuwing of aansluiting bij strategische ontwikkelingen binnen de sector.	Dienstverlening in dienst van de klant: Geen rigide processen, maar ruimte om mee te bewegen met beleid en ontwikkelingen.
	Hoger werkplezier en betere sturing: Slim ingerichte processen zorgen voor minder fouten, meer regie en tevreden medewerkers.

Eén platform, volledig geïntegreerd

Een van onze belangrijkste keuzes is de samenwerking met AFAS. Dit moderne, geïntegreerde platform ondersteunt de volledige administratieve keten: van HRM en salarisverwerking tot financiële administratie, factuurverwerking en contractbeheer. In plaats van losse systemen die vaak moeizaam met elkaar communiceren, biedt AFAS één krachtige en gebruiksvriendelijke oplossing. Dit zorgt voor efficiënte processen, minder fouten, meer automatisering én real-time inzicht. Zo kunnen onderwijsorganisaties sneller bijsturen, beter rapporteren en blijven medewerkers minder tijd kwijt aan handmatig werk — tijd die weer kan worden besteed aan waar het écht om draait.

Samen aan de slag om jouw doelen te behalen

De voordelen van strategisch HR advies

Een goed opgezette HR-strategie brengt veel voordelen met zich mee. Medewerkers ervaren meer tevredenheid doordat zij zich gehoord, gewaardeerd en ondersteund voelen. Het resultaat? Minder personeelsverloop omdat betere ontwikkelingskansen en een gezonde werkcultuur ervoor zorgen dat medewerkers langer verbonden blijven aan jouw organisatie. Bovendien draagt een sterke HR-strategie bij aan een hogere onderwijskwaliteit, omdat gemotiveerde en goed opgeleide docenten betere leerresultaten behalen. Met een strategische planning worden middelen efficiënter ingezet, wat zorgt voor optimaal gebruik van kosten en resources. Uiteindelijk helpt een toekomstgericht HR-beleid onderwijsinstellingen om veranderingen soepel door te voeren en voorbereid te zijn op de uitdagingen van morgen.

Button

Klantsuccessen

Ingestoken vanwege een tijdelijk tekort aan resources hebben wij Merces gevraagd of een van hun interim controllers onze begroting kan verzorgen. Dat is uitstekend bevallen. We hebben onze modellen geoptimaliseerd en de leesbaarheid van de financiële output voor de RvT en MR verbeterd. Dat zijn mooie stappen vooruit waar we nog jaren profijt van hebben.

Daniel van der Geest

, VCO Harderwijk

Wij willen graag grip op de toekomst als het gaat om de kwalitatieve en kwantitatieve personele bezetting. Daarom zijn wij onder begeleiding van Merces aan de slag gegaan met de ontwikkeling van Strategische Personeelsplanning (SPP). Ik ben zeer tevreden over de begeleiding en de mate waarin dit project mijn medewerkers tot leren aanzet. Mooi om te zien!

Bonna Roos

, Prodas

Eigenaarschap is één van de drie pijlers waarop wij bij OOZ bouwen aan goed onderwijs. We geven medewerkers de ruimte, maar verwachten ook dat zij verantwoordelijkheid nemen. Ook als het gaat om HR-zaken, zoals het registreren van een verzuimmelding of het doorgeven van een mutatie. Met een goede ondersteuning van Merces hebben wij ons HR2day-platform zo ingericht dat deze het eigenaarschap van eenieder maximaal faciliteert.

Tessa van Belle

, OOZ

Dankzij de heldere aanpak en expertise van Merces hebben we nu een stevig fundament voor onze interne beheersing. Het AO/IB-handboek geeft ons niet alleen inzicht in onze processen, maar helpt ons ook om risico’s beter te beheersen en effectiever samen te werken. De samenwerking verliep soepel en prettig: er werd goed geluisterd naar onze wensen.

Linda Broek, manager Mens en Organisatie

, Vivente

Opzetten van strategische personeelsplanning

Dienstverlening die meebeweegt

Geen enkele onderwijsinstelling is hetzelfde — en dus mag de ondersteuning dat ook niet zijn. Bij Merces stemmen we onze dienstverlening af op de context, cultuur en doelen van de organisatie. We denken mee, stellen vragen, brengen structuur aan en zijn niet bang om te adviseren. Alles wat we doen, doen we met oog voor de dagelijkse praktijk én de langetermijnstrategie.

Dat zorgt niet alleen voor efficiëntere processen, maar ook voor meer tevredenheid bij medewerkers en management. Wanneer systemen en werkwijzen aansluiten op de praktijk, groeit het werkplezier én het vertrouwen in de toekomst.

Ga samen aan de slag

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?

We komen graag met je in contact om de opties te bespreken. Zo helpen we je met HR of Finance advies, implementatie van software en het digitaliseren van jouw organisatie. Tijdelijk wat extra handjes nodig? Onze experts zijn ook op interim basis beschikbaar.

Neem contact op

Kennis maken?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance. Zo kan jij je concentreren op de zaken die er voor jouw organisatie toe doen. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen!