Er valt een hoop te winnen door de bedrijfsvoering aan te passen

Meegaan met de tijd levert geld op

Het is goed af en toe de wijze van boekhouden en het voeren van administratie tegen het licht te houden. Zeker als die al vele jaren op dezelfde manier wordt gedaan. Of als er verschillende administraties zijn met elk een eigen (kostbare) licentie. Een school bespaart veel geld als ze financiële processen anders inricht en optimaler gebruik maakt van systemen. Dat geld kan een school dan ten goede laten komen aan optimaal onderwijs voor het kind.

Veel scholen hebben lang geleden gekozen voor een inrichting van een systeem en bepaalde processen van werken. Daarna hebben ze hierin nooit of minimaal veranderingen aangebracht. Oude denkpatronen blijven bestaan: het was ooit goed, waarom zou je het veranderen?

Maar in werkelijkheid zijn sommige werkwijzen verouderd. Ze zijn niet meer efficiënt of kunnen efficiënter. Ze zijn nodeloos ingewikkeld en tijdrovend. Vaak weten slechts enkele medewerkers in de organisatie van de hoed en de rand. Dat maakt de organisatie kwetsbaar: als er iemand uitvalt, zitten anderen met hun handen in het haar.

Als processen en systemen een meer hedendaagse uitvoering krijgen, heeft dat op alle fronten voordeel. Het werken wordt eenvoudiger en overzichtelijker. De kans op fouten wordt kleiner. Meer mensen binnen de organisatie kunnen de nieuwe werkwijze makkelijker onder de knie krijgen.

Door de tijdwinst die ontstaat, komt ook capaciteit vrij. Medewerkers kunnen op een andere plek in de organisatie aan de slag. Mogelijk hoeven op den duur eventuele vertrekkers niet te worden vervangen. Een heldere en transparante administratie scheelt een flinke som geld bij de controles door de accountant. Ook dat is een voordeel.

Door mee te gaan in nieuwe mogelijkheden verbetert een school de bedrijfsvoering. De eenpitters in het onderwijs besparen al gauw een paar duizend euro. Bij grote schoolorganisaties gaat het om veel hogere bedragen. Geld waar een school veel moois mee kan doen voor beter onderwijs aan het kind.