Een handboek AO/IB volgens het Merces template

Vivente, een Zwolse onderwijsgroep voor (primair) onderwijs, stond in het najaar van 2024 voor een duidelijke uitdaging: het versterken van haar administratieve organisatie en interne beheersing in een steeds complexer wordende werkomgeving. In oktober 2024 werd duidelijk dat er behoefte was aan een helder en gestructureerd Administratieve Organisatie- en Interne Beheersingshandboek (AO/IB), waarmee de organisatie beter grip kon krijgen op haar bedrijfsvoering, risico’s kon identificeren en beheersen, en voldeed aan de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast moest het handboek bijdragen aan betere interne communicatie en samenwerking.

Het vraagstuk van Vivente

Voor Vivente betekende dit de noodzaak om cruciale processen, zoals werving & selectie, in- en uitdiensttreding van medewerkers, ziekteverzuim, declaraties en factuurverwerking, in kaart te brengen. Niet alleen om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en risico’s te beheersen, maar ook om verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen binnen de organisatie en de interne communicatie te verbeteren.

Wat is een AO/IB-handboek?

Een AO/IB-handboek (Administratieve Organisatie en Interne Beheersing) is een document waarin de administratieve en organisatorische processen binnen een organisatie systematisch en gestructureerd worden beschreven. De Administratieve Organisatie (AO) richt zich op de inrichting en structuur van processen en de verwerking van gegevens. De Interne Beheersing (IB) omvat maatregelen die gericht zijn op het beheersen van risico’s, het voorkomen van fouten of fraude, en het naleven van wet- en regelgeving.

Een goed opgesteld AO/IB-handboek vormt daarmee een essentieel instrument om processen te optimaliseren, risico’s te minimaliseren en de interne samenwerking te versterken. Het zorgt voor inzicht, toetsbaarheid en controle, en draagt bij aan een efficiënte en toekomstbestendige bedrijfsvoering.

Aanpak en resultaat: van inzicht naar beheersing

Samen met consultants Brenda, Reno en Stijn van Merces – gespecialiseerd in HR en Financiën – werd een stapsgewijze aanpak gevolgd. Aan de hand van een door Merces ontwikkeld AO/IB-template werden de kernprocessen geïdentificeerd en uitgewerkt. Voor elk proces zijn de bijbehorende risico’s benoemd, evenals passende beheersmaatregelen om deze risico’s te minimaliseren.

Door middel van interviews met betrokken medewerkers van Vivente werd waardevolle procesinformatie verzameld. Deze input vormde de basis voor heldere procesbeschrijvingen die de werking van de organisatie inzichtelijk en toetsbaar maken. Een senior financieel specialist van Merces voerde een kritische review uit en gaf advies om de effectiviteit van de beschrijvingen verder te versterken.

Er werd gestart met een eerste overleg waarin de scope en planning werden vastgesteld. De doelstelling was om voor de kerstvakantie van 2024 een conceptversie van het handboek op te leveren, waarna in januari 2025 de feedback van Vivente verwerkt kon worden. Begin februari 2025 was de definitieve versie gereed.

Vivente beschikt nu over een robuust AO/IB-handboek dat niet alleen bijdraagt aan grip op de administratieve processen, maar ook een stevige basis biedt voor interne beheersing, risicomanagement en toekomstbestendige bedrijfsvoering. Daarnaast heeft het traject de samenwerking binnen de organisatie versterkt en gezorgd voor meer inzicht, controle en vertrouwen in de interne organisatie. De samenwerking tussen Vivente en Merces toont aan hoe een gedegen, procesmatige aanpak leidt tot duurzame verbetering – een onmisbare stap voor elke onderwijsinstelling die haar bedrijfsvoering naar een hoger niveau wil tillen.

Kies voor succes met Merces!

“Dankzij de heldere aanpak en expertise van Merces hebben we nu een stevig fundament voor onze interne beheersing. Het AO/IB-handboek geeft ons niet alleen inzicht in onze processen, maar helpt ons ook om risico’s beter te beheersen en effectiever samen te werken. De samenwerking verliep soepel en prettig: er werd goed geluisterd naar onze wensen.”

Linda Broek, manager Mens en Organisatie

, Vivente

Onze experts

voor deze opdracht

Stijn Olthaar

Consultant Finance

Brenda van Maastrigt

Managing Consultant HR

Reno Vlasblom

Senior Consultant Finance

“De samenwerking met Vivente verliep prettig, omdat zij echt de tijd namen om hun processen te analyseren en actief betrokken waren bij het opstellen van een goed AO/IB-handboek. Zo konden we samen toewerken naar een resultaat dat niet alleen praktisch is, maar ook bijdraagt aan een toekomstbestendige organisatie.”

-Stijn Olthaar, Consultant Finance

Ook samen met Merces aan de slag?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance, waardoor jij je kunt concentreren op het belangrijkste: het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen!