Stichting Kerobei wilde de volgende stap zetten in het professionaliseren en vereenvoudigen van hun bedrijfsvoering. Hun HR- en salarisprocessen liepen in HR2day, terwijl de financiële administratie nog in Exact Globe Next werd beheerd.

De uitdaging van Kerobei

De wens was duidelijk: één geïntegreerde omgeving waarin HR, salaris en finance naadloos samenkomen, met minder handwerk en meer grip op data. Dat betekende echter een omvangrijke migratie. Kerobei werkt met verschillende soorten dienstverbanden, aanvullende afspraken, complexe rooster- en verlofconstructies en een divers digitaal dossier. Ook moest de overgang naar een nieuw financieel systeem zorgen voor een correcte aansluiting met de start van een nieuw boekjaar. Voor Kerobei was het cruciaal dat deze overstap zonder verstoringen zou verlopen — medewerkers moesten kunnen blijven rekenen op een juiste salarisverwerking en een stabiel HR-proces.
Daarom zocht Kerobei een partner die dit traject zorgvuldig, veilig en in één keer goed kon begeleiden.

Onze aanpak

Merces koos voor een gefaseerde en transparante aanpak, waarbij datakwaliteit en continuïteit centraal stonden. We begonnen met een analyse van de huidige inrichting, zodat duidelijk werd hoe HR-processen, salarisgegevens, dossiers en financiële stromen waren opgebouwd. Op basis daarvan werd een conversieplan opgesteld dat precies beschreef welke gegevens meegingen en hoe ze zouden worden vertaald naar AFAS.

Migratie van HR en salaris

We verzamelden en structureerden alle relevante HR-gegevens: medewerkers, contracten, verlof, salariscomponenten en dossierstukken. Deze werden zorgvuldig omgezet naar de AFAS-structuur, met aandacht voor:

een eenduidige werkgeversinrichting
correcte contract- en dienstverbandinformatie
uniforme salarisopbouw
een logisch en goed vindbaar digitaal dossier

Daarna volgde een proefmigratie. In die fase controleerden we de payroll uitvoerig, van salarissen tot vergoedingen en reserveringen, zodat Kerobei zeker wist dat alles één-op-één overeenkwam met de situatie vóór de overstap.

Geoptimaliseerd HR2day-platform voor eigenaarschap

Eigenaarschap is één van de drie pijlers waarop wij bij OOZ bouwen aan goed onderwijs. We geven medewerkers de ruimte, maar verwachten ook dat zij verantwoordelijkheid nemen. Ook als het gaat om HR-zaken, zoals het registreren van een verzuimmelding of het doorgeven van een mutatie. Met een goede ondersteuning van Merces hebben wij ons HR2day-platform zo ingericht dat deze het eigenaarschap van eenieder maximaal faciliteert.

Tessa van Belle

, OOZ

Migratie van de financiële administratie

Ook de financiële gegevens werden naar AFAS overgezet. Daarbij zorgden we voor een heldere en toekomstbestendige inrichting, waarin de juiste grootboekstructuur en activa-registratie centraal stonden. Na de proefimport werd gecontroleerd of alle saldi en boekwaarden aansloten. Pas na volledige validatie is de nieuwe financiële administratie definitief ingericht.

Van proef naar productie

Toen alle onderdelen waren gecontroleerd en goedgekeurd, werd AFAS klaargezet voor livegang. Tijdens die overgang bleef Merces nauw betrokken, zodat Kerobei direct na de migratie veilig kon doorwerken in de nieuwe omgeving.

Kies voor succes met Merces!

Het resultaat

De overstap naar AFAS heeft Kerobei een betrouwbare en toekomstbestendige basis gegeven voor hun HR-, salaris- en financiële processen. Waar gegevens voorheen in verschillende systemen stonden en soms handmatig gecontroleerd moesten worden, beschikt de organisatie nu over één centrale omgeving waarin alles op elkaar aansluit. Dat levert niet alleen meer overzicht op, maar ook meer rust in de organisatie.

De salarisverwerking sluit naadloos aan op de situatie van vóór de migratie, waardoor Kerobei direct met vertrouwen verder kon werken in AFAS. Het HR-proces is eenduidiger ingericht, dossierstukken zijn beter vindbaar en contract- en salarisinformatie is volledig en correct overgenomen. Ook de financiële administratie heeft een stevige herstart gekregen dankzij een schone grootboekstructuur en een kloppende aansluiting op het nieuwe boekjaar.

Doordat Merces het traject zorgvuldig voorbereidde, valideerde en begeleidde, is de migratie zonder verstoringen verlopen. Kerobei kan nu blijven bouwen aan verdere optimalisatie binnen AFAS, met een geïntegreerd systeem dat klaar is voor de toekomst.

Onze expert

voor deze opdracht

Bob Faessen

Managing Consultant IT & Digitalisatie

“Een migratie van deze omvang vraagt om nauwkeurigheid, duidelijke afspraken en een scherp oog voor detail. Door gezamenlijk de datakwaliteit te bewaken en elke stap te valideren, hebben we een overstap kunnen realiseren die zowel technisch betrouwbaar is als prettig werkt voor de gebruikers. Het is mooi om te zien hoe Kerobei nu profiteert van één geïntegreerd systeem.”

Ook samen met Merces aan de slag?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance, waardoor jij je kunt concentreren op het belangrijkste: het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen!

Liever even bellen?

Maikel van den Bosch

Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!

088-6489182

Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.

Maak direct een afspraak

Kerobei kiest voor AFAS als solide basis voor HR en finance