case-johannes-fontanus-college

Op zoek naar manieren om handmatige administratielasten te verminderen zette het Johannes Fontanus College (JFC) in op het optimaliseren en digitaliseren van HR-processen in hun HR2day omgeving. Ze schakelden Merces in de verbetermogelijkheden te identificeren en passende oplossingen projectmatig te implementeren. 

De uitdaging van het JFC

Het Johannes Fontanus College (JFC) zocht naar mogelijkheden om hun HR-processen verder te digitaliseren en optimaliseren met HR2day. Tijdens een eerste analyse met Merces werden diverse verbetermogelijkheden geïdentificeerd. De belangrijkste behoeften waren een efficiënter proces voor verzuimregistratie, betere benutting van de verlofmodule, een modern digitaal dossier en geautomatiseerde workflows voor onder andere het indiensttredingsproces. Het JFC wilde hiermee administratieve lasten verlagen, processen stroomlijnen en meer verantwoordelijkheid bij medewerkers leggen.

Geoptimaliseerd HR2day-platform voor eigenaarschap

Eigenaarschap is één van de drie pijlers waarop wij bij OOZ bouwen aan goed onderwijs. We geven medewerkers de ruimte, maar verwachten ook dat zij verantwoordelijkheid nemen. Ook als het gaat om HR-zaken, zoals het registreren van een verzuimmelding of het doorgeven van een mutatie. Met een goede ondersteuning van Merces hebben wij ons HR2day-platform zo ingericht dat deze het eigenaarschap van eenieder maximaal faciliteert.

Tessa van Belle
, OOZ
Case Talent Primair

De aanpak van Merces

Merces stelde een flexibele aanpak voor, waarbij prioriteiten werden bepaald op basis van de behoeften van JFC. Consultants werkten intensief samen met het HR-team van het JFC, waarbij een combinatie van advies, begeleiding en instructies werd geboden. Hierdoor konden medewerkers zelf een actieve rol spelen in de optimalisatie, wat zorgde voor zowel eigenaarschap als duurzame kennisopbouw.

Onderstaande verbeteringen zijn gerealiseerd:

  • Verzuimregistratie: Automatisering van ziek- en hersteldmeldingen via HR2day, inclusief koppelingen met de Arbodienst en het UWV, wat handmatige administratie sterk verminderde.
  • Verlofmodule: Volledige inrichting voor verlofaanvragen en tijd-voor-tijdregistratie, inclusief collectieve verlofboekingen op basis van de schoolkalender.
  • Digitaal dossier: Migratie naar de nieuwste functionaliteit, waardoor toegangsrechten verbeterd zijn en documenten eenvoudig kunnen worden opgeschoond.
  • Workflow indiensttredingsproces: Implementatie van workflows waarmee nieuwe medewerkers zelf gegevens en documenten kunnen aanleveren, wat het onboardingproces versnelt en vereenvoudigt.
  • Declaratiemodule: Inrichting van een proof-of-concept voor sectiegerichte goedkeuringsprocessen, wat maatwerk mogelijk maakte voor de specifieke wensen van het JFC.

Planning en samenwerking

De samenwerking kenmerkte zich door een stapsgewijze implementatie, waarbij regelmatig werd geëvalueerd en getest. Door een iteratieve aanpak konden problemen snel worden opgelost, met minimale verstoring van de dagelijkse processen. Merces werkte nauw samen met het JFC om prioriteiten en volgorde te bepalen, zodat de optimalisaties perfect aansloten op de behoeften van de organisatie.

Resultaat

Dankzij de samenwerking met Merces beschikt het JFC nu over een toekomstbestendig HR-systeem dat volledig is afgestemd op hun specifieke processen. De automatisering van verzuimregistratie en verlofaanvragen heeft geleid tot een aanzienlijke tijdsbesparing en meer overzicht binnen het HR-team. Bovendien heeft de implementatie van workflows en een gemoderniseerd digitaal dossier de gebruikservaring sterk verbeterd.

De flexibele en adviserende aanpak van Merces heeft het JFC niet alleen geholpen om hun processen te optimaliseren, maar ook om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten. Dit maakt Merces een onmisbare partner voor onderwijsinstellingen die streven naar efficiëntere en toekomstbestendige HR-processen.

Onze expert

voor deze opdracht
Erik Merces

Erik Bouman

Senior Consultant PSA (RPP)

“Het was een mooie uitdaging om samen met het team van het JFC hun HR-processen verder te optimaliseren. Door nauw samen te werken en een flexibele aanpak te hanteren, hebben we praktische oplossingen kunnen implementeren die een blijvende impact hebben op hun dagelijkse werkwijze.”

Ook samen met Merces aan de slag?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance, waardoor jij je kunt concentreren op het belangrijkste: het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen!

Liever even bellen?

Maikel Merces

Maikel van den Bosch

Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!

Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.