Stichting Kerobei wilde de volgende stap zetten in het professionaliseren en vereenvoudigen van hun bedrijfsvoering. Hun HR- en salarisprocessen liepen in HR2day, terwijl de financiële administratie nog in Exact Globe Next werd beheerd.

De vraag: meer grip en minder versnippering

Stichting Akkoord! PO liep in de dagelijkse praktijk tegen de grenzen van het bestaande financiële systeem aan. Tegelijkertijd groeide de behoefte aan meer samenhang tussen financiële processen, HR en salarisadministratie. Vanuit de bestaande samenwerking zag Merces dat de organisatie toe was aan een volgende stap in haar bedrijfsvoering.

Om inzicht te geven in de mogelijkheden nodigde Merces Akkoord! PO uit voor een gezamenlijke inspiratiesessie met AFAS. Tijdens deze sessie kregen betrokken medewerkers inzicht in de mogelijkheden van een geïntegreerde ERP-omgeving, de specifieke toepassingen voor het onderwijs en de implementatieaanpak van Merces. De sessie vormde het startpunt voor verdere verkenning, waarna een demonstratie op locatie en aanvullende gesprekken leidden tot de keuze voor AFAS en Merces als implementatiepartner.

Onze aanpak: gefaseerd en met onderwijs als vertrekpunt

De implementatie is uitgevoerd met de AFAS Quickstart voor het Onderwijs, een aanpak en software inrichting ontworpen door Merces in samenwerking met AFAS die gebaseerd is op jarenlange ervaring binnen de onderwijssector. Door gebruik te maken van bewezen processen en best practices kan sneller worden toegewerkt naar een werkende oplossing zonder in te leveren op kwaliteit.

Daarnaast is er samen gekozen voor een gefaseerde overgang naar AFAS. In plaats van alle processen tegelijkertijd over te zetten, startte Akkoord! PO eerst met AFAS Financieel. Daarna volgenden HRM en Payroll. Een gefaseerde overgang zoals deze beperkt de impact op de organisatie en geeft medewerkers de kans om de nieuwe software eigen te maken, terwijl de volgende modules worden klaargezet.

Het project start met een analyse- en ontwerpfase waarin processen, rollen en wensen gezamenlijk worden geïnventariseerd. Vervolgens wordt de AFAS-omgeving ingericht en getest. Tijdens de acceptatiefase beoordelen key-users uit de organisatie of de inrichting aansluit bij de dagelijkse praktijk en gewenste werkwijzen.

Deze key-users vervullen gedurende het hele traject een centrale rol. Zij denken mee over processen, toetsen de inrichting, begeleiden collega’s samen met Merces bij de verandering en helpen kennis binnen de organisatie te borgen.

Na de livegang blijft Merces betrokken met begeleiding en nazorg. Eventuele optimalisaties worden gezamenlijk opgepakt, zodat de organisatie duurzaam gebruik blijft maken van de mogelijkheden van AFAS.

Geoptimaliseerd HR2day-platform voor eigenaarschap

Eigenaarschap is één van de drie pijlers waarop wij bij OOZ bouwen aan goed onderwijs. We geven medewerkers de ruimte, maar verwachten ook dat zij verantwoordelijkheid nemen. Ook als het gaat om HR-zaken, zoals het registreren van een verzuimmelding of het doorgeven van een mutatie. Met een goede ondersteuning van Merces hebben wij ons HR2day-platform zo ingericht dat deze het eigenaarschap van eenieder maximaal faciliteert.

Tessa van Belle

, OOZ

Uitbesteding PSA: digitaal, gecontroleerd en lean

Naast de implementatie van AFAS zet Akkoord! PO ook de bestaande samenwerking met Merces voort voor de personeels- en salarisadministratie. De organisatie werkte al samen met Merces voor de uitvoering van de payroll en heeft ervoor gekozen deze samenwerking voort te zetten binnen de nieuwe AFAS-omgeving. Dankzij de integratie van AFAS verlopen processen nog efficiënter en door de heldere rolverdeling blijft de regie bij Akkoord! PO, terwijl kwaliteit, continuïteit en compliance professioneel zijn geborgd.

De keuze om zowel de implementatie als de dienstverlening rondom de personeels- en salarisadministratie bij Merces onder te brengen, zorgt voor één aanspreekpunt en een soepele overgang naar de nieuwe werkwijze.

Kies voor succes met Merces!

Het resultaat: één fundament voor HR en Finance

Met AFAS kiest Akkoord! PO voor een geïntegreerde manier van werken. Financiële processen, HR en Payroll komen samen in één omgeving, waardoor informatie beter beschikbaar is, processen efficiënter verlopen en de afhankelijkheid van losse systemen afneemt.

Dankzij de combinatie van een gefaseerde implementatie, actieve betrokkenheid van key-users en de voortzetting van de PSA-dienstverlening is de overgang zorgvuldig en beheerst verlopen. De organisatie beschikt daarmee over een toekomstbestendig platform én een partner die zowel de techniek als de dagelijkse praktijk van het onderwijs begrijpt. Zo ontstaat een solide basis voor verdere professionalisering van de bedrijfsvoering, met meer inzicht, meer samenhang en minder administratieve complexiteit.

Onze expert

voor deze opdracht

Jurriaan Zwart

Senior Consultant Finance & Digitalisatie

“De kracht van onze AFAS Quickstart zit in de snelheid waarmee een organisatie operationeel kan zijn. Tegelijkertijd geloven we dat elke organisatie haar eigen tempo heeft. Bij Akkoord! PO bood de gefaseerde overgang precies de ruimte die nodig was om medewerkers mee te nemen in de verandering, zonder de voortgang van het project uit het oog te verliezen.”

Ook samen met Merces aan de slag?

Merces biedt een complete oplossing voor jouw HR, Salaris en Finance, waardoor jij je kunt concentreren op het belangrijkste: het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen!

Liever even bellen?

Maikel van den Bosch

Neem contact op met Maikel, onze commercieel manager. Hij staat je graag te woord!

088-6489182

Liever direct een afspraak maken? Dat kan ook.

Maak direct een afspraak

Stichting Akkoord! PO maakt de stap naar één geïntegreerde ERP-omgeving met AFAS